Ein Mann arbeitet an einer Maschine in einer Fabrik und beschäftigt sich dabei mit dem Aspekt der Digitalisierung im Kontext kleiner und mittlerer Unternehmen.

Ein Mann arbeitet in einer Fabrik an einer Maschine.

2. Juli 2019

Digitalisierung im Mittelstand: fünf Tipps, wie der Einstieg gelingt

Nahezu 99 % aller Unternehmen in Deutschland gehören zum Mittelstand oder sind Familienunternehmen – zweifellos ein enorm schlagkräftiger Faktor für die hiesige Volkswirtschaft. Zugleich sehen sich mittelständische Unternehmen mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert: Bürokratie, Fachkräftemangel, das komplexe Steuersystem sowie eine mangelhafte Infrastruktur speziell in den ländlichen Regionen beeinträchtigen die Wettbewerbsfähigkeit. Dabei gilt es, die Chancen der Globalisierung zu nutzen und die Rolle als wirtschaftlicher Innovations- und Technologiemotor zu verteidigen.

Ein entscheidender Baustein hierfür ist die digitale Transformation. Entsprechend spielen digitale Technologien für das eigene Geschäftsmodell eine äußerst große Rolle, wie eine repräsentative Befragung von 1.500 mittelständischen Unternehmen in Deutschland im Auftrag der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young bestätigt. Demnach messen 66 % der befragten Unternehmen der Digitalisierung als strategischen Faktor eine große bis sehr große Relevanz zu. Und drei von vier Mittelständlern bewerten die Digitalisierung als Chance und erkennen darin große Wachstumspotenziale.

Gesamtheitliche Strategie statt Insellösungen

Doch die Realisierung lässt oftmals noch zu wünschen übrig. Ein ganzheitliches Digitalisierungskonzept fehlt zumeist, disruptive Veränderungen werden nur zaghaft angestrebt statt selbstbewusst umgesetzt. Stattdessen werden fachspezifische Insellösungen implementiert, ohne Standard-Schnittstellen zum Aufbau einer einheitlichen Datenstruktur. Und Prozessoptimierungen bleiben auf die produktionstechnischen Bereiche beschränkt, sind jedoch weitestgehend losgelöst von anderen Abteilungen wie Marketing, Vertrieb und Personal.

Was muss ein mittelständisches Unternehmen heute berücksichtigen, wenn es die digitale Transformation erfolgreich bewältigen will? Die folgenden fünf Tipps sollen dabei helfen, den Einstieg in das digitale Zeitalter zu erleichtern.

Ein Balkendiagramm, das den Anteil der Personen darstellt, die sich für Technologie mit besonderem Fokus auf die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen interessieren.

Laut der Studie des Wirtschaftsprüfungsunternehmens Ernst & Young spielen digitale Technologien für das eigene Geschäftsmodell bei 66 % der befragten mittelständischen Unternehmen in Deutschland eine mittel- bis sehr große Rolle. Im Jahr 2018 waren es noch insgesamt 60 %. Quelle: Ernst & Young

Fünf Wege in die Digitalisierung

Tipp 1: Raus aus der Komfortzone!

Warten ist ein echtes Wachstumsrisiko. Wer heute im Branchenwettbewerb bestehen will, muss innovativ denken. Denn Produkte und Dienstleistungen, die heute noch einen festen Kundenstamm bedienen, können morgen schon von der internationalen Konkurrenz verdrängt werden. Flexibel und agil auf veränderte Nachfragen auf dem Markt zu reagieren und das eigene Portfolio stets auf den Prüfstand zu stellen, sind Aspekte, die sich im Digitalisierungskonzept wiederfinden lassen sollten. Dafür muss man gewohnte Pfade verlassen und neue betreten.

Tipp 2: Neue Prozesse implementieren

Im Sinne einer nachhaltigen Effizienzsteigerung sollten vertraute bzw. vermeintlich altbewährte Arbeitsabläufe stets dringend hinterfragt werden. Wenn eingehende Bestellungen oder Rechnungen erst mühsam eingescannt und anschließend intern weitergereicht werden müssen, bevor sie in den Bearbeitungsprozess übergehen, vergeht wertvolle Zeit. In Echtzeit zu operieren und Lieferketten in höchster Geschwindigkeit zu bedienen, gehört heutzutage zum absoluten Standard. Das Unternehmen profitiert von niedrigeren Kosten, Risiken und Lagerbeständen. Hierzu sollte die gesamte interne Organisationsstruktur auf ein Business Process Management abgestimmt werden, das alle Fachabteilungen mit einer zentralen IT-Lösung optimal verknüpft.

Tipp 3: Ein umfangreiches Change Management

Die Planung und Umsetzung von Veränderungen innerhalb eines Unternehmens sollten keineswegs der höchsten Hierarchieebene vorbehalten bleiben. So ist es – gerade im Hinblick auf ein gewünschtes Mitarbeiterengagement – besonders wichtig, die Belegschaft frühzeitig darüber zu informieren, welche Digitalisierungsmaßnahmen geplant sind, welchen konkreten Nutzen diese verfolgen und wie sich diese Vorhaben auf den alltäglichen Betrieb auswirken. Mit Workshop- und Trainingsangeboten sowie der Bereitstellung von Informationsmaterial (beispielsweise über Mitarbeiterplattformen wie das Intranet) vermeiden Unternehmen jedes unnötige Informationsgefälle und schaffen zugleich eine breite Akzeptanz auf allen Ebenen.

Planung ist alles

Tipp 4: Technische Partner suchen

Nur selten hat die eigene Entwicklungsabteilung noch die notwendigen Ressourcen, um die Implementierung digitaler Tools zu stemmen. Insofern ist es ratsam, für die technische Realisierung auf die Hilfe von außen zu setzen: Entsprechende Dienstleister verfügen über die Erfahrung, das Know-how sowie den Support, um beispielsweise digitale Dokumentenmanagementlösungen unternehmensweit zu implementieren.

Tipp 5: Eine Roadmap erstellen

Nachdem die Anforderungen an eine Digitalisierungsstrategie definiert worden sind, gilt es nun, diese mit einer Roadmap zu konkretisieren. Zugeschnitten auf die Bedürfnisse des Unternehmens werden die strukturellen Veränderungen anhand von Meilensteinen festgehalten und abgearbeitet. Moderne Projektmanagementlösungen helfen dabei, die zukünftigen Handlungsfelder passgenau festzuhalten sowie eine wirksame Erfolgskontrolle zu schaffen.

Im internationalen Vergleich schneidet Deutschland übrigens im Hinblick auf die Digitalisierung überraschend besser ab, als es die eigene Wahrnehmung vermuten lässt. Der von Cisco im März 2019 herausgegebene Digital Readiness Index listet Deutschland im weltweiten Vergleich auf Platz 6. Ob diese Platzierung auch in den folgenden Jahren verteidigt oder sogar verbessert werden kann, wird wohl auch anhand des Digitalisierungsfortschritts im Deutschen Mittelstand bemessen werden.

Wieso immer noch so viele Unternehmen mit der Digitalisierung zögern und zudem oftmals die falschen Prioritäten setzen, haben wir im Blogbeitrag “Digitale Transformation: Hürden und Herausforderungen” zusammengefasst.