28. April 2023
Die E-Rechnung verspricht finanzielle und zeitliche Einsparungen. Dank der digitalen Rechnungsstellung können Mitarbeiter entlastet und Archive entrümpelt werden. Grundlage dafür sind unter anderem das Rechnungsformat XRechnung oder ZUGFeRD. Sie stellen definierte Datenformate dar, die auf gesetzlichen Verordnungen zur einheitlichen und digitalen Verbreitung von elektronischen Rechnungen beruhen. Vorangetrieben wird der Prozess durch die Bundesverwaltung als Teil des Programms “Dienstkonsolidierung”. Bis 2025 sollen leistungsstarke und sichere IT-Lösungen in rund 200 Bundesbehörden zur Verfügung stehen. Aber nicht nur die Öffentliche Verwaltung profitiert von solch einer elektronischen Aktenverwaltung: Warum diese Entwicklung auch für Unternehmen relevant ist, betrachten wir in diesem Artikel.
Was ist eine E-Rechnung?
Die Frage erscheint zunächst überflüssig. Man könnte behaupten: “Wenn eine Rechnung digital erfasst ist, dann ist es eine E-Rechnung.” Zum Beispiel, wenn eine Papierrechnung eingescannt wurde. Das stimmt jedoch nicht.
Das Format einer E-Rechnung muss bestimmte Kriterien erfüllen, um dem XRechnung-Standard zu entsprechen. Dieser definiert ein XML-basiertes Datenmodell, das sich aus der europäischen Norm EN 16931 (erstellt vom CEN – Europäisches Komitee für Normung) ergibt. Diese Norm und deren Umsetzung durch das E-Rechnungsgesetz des Bundes und die E-Rechnungsverordnung (E-RechV) legen die Verwendung digitaler Rechnungen für Behörden und die entsprechenden Anforderungen fest. Auch das ZUGFeRD-Format erfüllt die gesetzlichen Vorgaben und ist als E-Rechnung gültig.
Definition: Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein digital erstelltes und verarbeitetes Dokument, das den gesetzlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen entspricht. Sie enthält alle für eine Rechnung notwendigen Informationen und ist in einem standardisierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD abgefasst.
Welche Vorteile bringt die E-Rechnung?
Die elektronische Rechnung bringt eine Vielzahl an Vorteilen mit sich. Allein durch die Umstellung innerhalb des öffentlichen Sektors sollen jährlich 6,5 Milliarden Euro pro Jahr eingespart werden. Im privaten Sektor belaufen sich die Schätzungen auf 225 Milliarden Euro (Billentis Report 2015). Vorteile entstehen sowohl für den Rechnungssteller wie für den Rechnungsempfänger:
- Direkte Kosteneinsparung durch Verzicht auf Papier und Porto: Kosten für die Archivierung der Papierrechnungen fallen ebenfalls weg.
- Schnelleres Auffinden abgelegter Rechnungen: Dank der digitalen Archivierung sind E-Rechnungen schneller und einfacher auffindbar, was Such- und Recherchezeiten reduziert.
- Keine Erfassungsfehler und Korrekturschleifen: Durch die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen werden fehleranfällige und zeitintensive manuelle Arbeitsschritte minimiert und Korrekturschleifen reduziert.
- Verbesserter Cashflow: Die schnellere Verarbeitung von E-Rechnungen führt zu schnelleren Zahlungseingängen und verbessert somit den Cashflow des Unternehmens.
- Zeitersparnis durch automatisierte Verarbeitung: Die standardisierten Datenformate ermöglichen eine automatische Weiterverarbeitung im Buchhaltungssystem, was den manuellen Aufwand reduziert und Zeit spart.
- Schonung der Umwelt: Die E-Rechnung reduziert den Verbrauch von Papier und Tinte, was zu einer geringeren Umweltbelastung führt.
- Bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz: Die E-Rechnung ermöglicht eine einfache und schnelle Überprüfung von Rechnungen, da alle Informationen digital und zentral gespeichert sind. Dies erleichtert auch die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten sowie die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens.
- Einfachere Compliance und Auditfähigkeit: Da alle Rechnungen in standardisierten Formaten gespeichert und kontrolliert werden, wird die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und die Vorbereitung von Audits einfacher und weniger zeitaufwendig.
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Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung
Um ein reibungsloses Verfahren bei der Verwendung von digitalen Rechnungen zu gewährleisten, definiert der Gesetzgeber bestimmte Anforderungen an die E-Rechnung. Sie gelten sowohl für die Rechnungsersteller als auch für den Rechnungsempfänger. Nur so kommen die Vorteile elektronischen Papiermanagements gegenüber der Papierrechnung zum Tragen.
- Revisionssicherheit – bei der Aufbewahrung einer eInvoice ist darauf zu achten, dass sie unveränderbar und richtig archiviert wird. Gleichzeitig muss sie vor dem Zugriff Unbefugter und vor Verlust geschützt sein. Sollten Zugriffe erfolgen, müssen diese lückenlos dokumentiert werden. Die Echtheit und Unversehrtheit müssen damit jederzeit nachweisbar sein.
- Lesbarkeit – die Lesbarkeit muss zu jedem Zeitpunkt des Lebenszyklus einer Rechnung gegeben sein. Liegen die Rechnungsdaten lediglich in Form von strukturierten Daten vor (XML oder EDI), ist dies nicht ausreichend. Im Falle einer Steuerprüfung ist eine Form der Visualisierung verpflichtend. Dies ist bei hybriden Formaten der Fall.
- Maschinelle Auswertbarkeit – der zentrale Aspekt, wenn es um den eigentlichen Nutzen der digitalen Rechnungsstellung geht. Automatisierte Systeme müssen in der Lage sein, die Datenformate zu extrahieren und zu verarbeiten. Daher ist die Einhaltung der standardisierten Rechnungsformate essenziell.
- Aufbewahrungsfristen – genauso wie Papierrechnungen müssen E-Rechnungen zehn Jahre archiviert werden.
Die E-Rechnungsverordnung
Die E-RechV stammt aus dem Jahr 2017. Sie legt den Standard der XRechnung für deutsche Behörden fest. Ziel der Verordnung ist es, die Rechnungsprozesse in der Öffentlichen Verwaltung zu vereinheitlichen. Behörden sind verpflichtet, E-Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN 16931 anzunehmen und zu versenden. Das gilt entsprechend, wenn Bundesbehörden als Auftraggeber oder als Dienstleister auftreten. Bis zum 18. April 2020 hatten Länder und Kommunen Zeit für die Umsetzung. Die Bundesverwaltung stellte ihre Rechnungsprozesse bereits Ende 2019 um.
Welche Rechnungsformate sind zur digitalen Rechnungsstellung geeignet?
Die im September 2017 verabschiedete E-Rechnungsverordnung (ERechV) entspringt der oben genannten EU-Verordnung. Sie legt die Bestimmungen zum digitalen Rechnungsformat fest. Das dort bevorzugte Format ist die XRechnung, ein XML-basiertes Datenmodell. Das weitverbreitete hybride Rechnungsformat ZUGFeRD erfüllt ebenfalls die EU-Norm. Hybride Daten sind eine Kombination aus strukturierten und visualisierten (unstrukturierten) Daten.
Dabei unterscheiden wir drei Kategorien an E-Rechnungsformaten:
- strukturierte Daten – z. B. EDI, XML
- unstrukturierte Daten (z. B. Rechnungen im PDF-, PNG-, JPEG-, Word-Format oder E-Mail-Text) und hybride Daten (z. B. ZUGFeRD)
Um diese Formate zu versenden, stehen unter anderem diese typischen Kanäle zur Verfügung:
- DE-Mail
- E-Post
- Computer-Fax
- Fax-Server
- Web-Download
XRechnung und ZUGFeRD in der Privatwirtschaft
Zur Verwendung der E-Rechnung sind ausschließlich die Organe des Bundes verpflichtet. Dennoch sollte auch die Privatwirtschaft diesen Standard übernehmen. Aber warum?
Die Vorteile bei der Abrechnung von öffentlichen Aufträgen erscheint offensichtlich, zumal Rechnungssteller seit dem 27. November 2020 dazu verpflichtet sind, ihre Forderung als E-Rechnung zu stellen. Ausgenommen sind Auftragswerte bis zu einer Höhe von 1.000 €. Rechnungsprüfungsprozesse und damit verbundene Zahlungen werden durch die Verwendung des Standards beschleunigt. Das ist zum einen durch die zentralen Rechnungsplattformen ZRE und OZG des Bundes gewährleistet. Unternehmen erhalten Zugang zur OZG-RE- oder ZRE-Plattform, um E-Rechnungen hochzuladen. Dort können sie automatisiert bearbeitet oder an die zuständige Stelle weitergeleitet werden.
Der Standard der XRechnung gilt allerdings nicht nur in Deutschland. Unsere europäischen Partnerstaaten sind ebenfalls aufgerufen, die europäische Richtlinie umzusetzen. Somit stellt die E-Rechnung ein europaweit bekanntes Rechnungsformat dar, das zunehmend von Firmen in der EU verwendet wird. Das bedeutet, dass sich in der Rechnungsbearbeitung im B2B-Bereich Formate der XRechnung wie ZUGFeRD durchsetzen, Prozesse beschleunigen und vereinheitlichen.
Outsourcing der Rechnungsverarbeitung
Die neuen Verfahren zur digitalen Rechnungsstellung erlauben es, den gesamten Rechnungsprozess an externe Dienstleister zu optimieren. Das betrifft:
- die Rechnungsstellung
- die Rechnungsübermittlung und den Empfang
- die gesamte Buchhaltung
- die digitale Archivierung der Rechnungen
Sollten Sie diese Prozesse an einen externen Dienstleister auslagern, bringt dies einen weiteren Vorteil für Rechnungsempfänger oder Rechnungssteller mit sich. Sie geben gleichzeitig die Verantwortung zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen ab. Das bedeutet natürlich, dass Sie eine besondere Sorgfalt bei der Wahl Ihres Dienstleisters walten lassen sollten. Seriöse Anbieter verfügen über eine standardisierte Verfahrensdokumentation, die Prüfverfahren und Prüfpfade zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben des Bundes beinhaltet. Nur so ist gewährleistet, dass die Standards der E-Rechnung eingehalten werden.
E-Rechnung gleich Papierrechnung?
Die Anforderungen für elektronische Rechnungen sind in §14 des Umsatzsteuergesetzes festgehalten. Nur wer diesen einhält, ist zum Vorsteuerabzug berechtigt. Folgende Kriterien müssen eingehalten werden:
- Eine elektronische Rechnung muss dieselben Pflichtangaben wie eine Papierrechnung enthalten (§14 Abs. 4 UStG).
- Um eine Rechnung auf elektronischem Wege zu versenden, muss der Rechnungsempfänger dem Erhalt einer E-Rechnung zustimmen. Dies Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen.
Darüber hinaus gelten die bereits erwähnten Kriterien:
- Revisionssicherheit
- Einhaltung der Archivierungsfristen (10 Jahre)
- Lesbarkeit
- Möglichkeit zur maschinellen Auswertbarkeit (Verwendung eines konformen Rechnungsformats)
5 Fragen zur elektronischen Rechnung
- Wie unterscheiden sich elektronische Rechnungen von Papierrechnungen?
E-Rechnungen und Papierrechnungen enthalten dieselben Pflichtangaben. Der Hauptunterschied besteht darin, dass E-Rechnungen digital und meist maschinenlesbar sind, wodurch sie leichter und schneller verarbeitet werden können. - Müssen alle Unternehmen E-Rechnungen verwenden?
Nur Bundesorgane sind zur Verwendung von E-Rechnungen verpflichtet, aber auch die Privatwirtschaft sollte diesen Standard übernehmen, um von den Vorteilen der schnelleren und effizienteren Rechnungsbearbeitung zu profitieren. - Welche Formate werden für E-Rechnungen verwendet?
Die gängigsten Formate für E-Rechnungen sind strukturierte Daten wie EDI und XML, sowie hybride Daten wie ZUGFeRD, die eine Kombination aus strukturierten und unstrukturierten Daten bieten. - Welche Vorteile bieten elektronische Rechnungen?
E-Rechnungen ermöglichen eine schnellere und effizientere Verarbeitung, reduzieren den Papierverbrauch, bieten bessere Transparenz und können den gesamten Rechnungsprozess optimieren. - Wie kann ich meine elektronische Rechnungsbearbeitung organisieren und optimieren?
Mit ECM-Systemen wie enaio® können Sie Ihre elektronische Rechnungsbearbeitung einfach und sicher organisieren, indem Sie Workflows und Automatisierungen einsetzen. Die Lösung erkennt eingehende Rechnungen automatisch, verteilt sie an die zuständigen Mitarbeiter:innen und gleicht die Daten mit den vorhandenen ERP- oder Finanzbuchhaltungsprogrammen ab. Dadurch werden Prozesse beschleunigt und die Transparenz innerhalb des Unternehmens verbessert.
Vorteile nutzen mit enaio®
Mit enaio® organisieren Sie Ihre elektronische Rechnungsbearbeitung und den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess ganz komfortabel und sicher mit Hilfe von Workflows und einer Vielzahl von Automatisierungen. Eingehende Rechnungen werden dabei automatisch erkannt, verteilt und die hinterlegten Daten mit jenen in der bestehenden ERP- oder Finanzbuchhaltungssoftware abgeglichen. Jeder Vorgang sowie jede einzelne Rechnung wird mit einer entsprechenden elektronischen Akte verknüpft. Das bedeutet: mehr Transparenz und beschleunigte Prozesse für Ihr Controlling.
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