Wie Künstliche Intelligenz Alltagsprozesse vereinfacht – mit Dr. Olaf Holst

Überblick

Als Chief Technology Evangelist von OPTIMAL SYSTEMS weiß Dr. Olaf Holst, welches Potenzial die Digitalisierung in Unternehmen und Organisationen entfalten kann. Er weist darauf hin, dass es bei der Digitalisierung nicht darum geht, analoge Prozesse einfach nur in die digitale Welt zu übertragen. “Die Optimierung und Automatisierung der Abläufe sind der Schlüssel zu mehr Produktivität.” Im Gespräch mit Ralf Dunker beschreibt er, was ein Enterprise Content Management (ECM) heute alles leistet und wie integrierte Künstliche Intelligenz uns Routineaufgaben abnimmt und die Effizienz der Prozesse steigert.

Im Gespräch über Künstliche Intelligenz in Alltagsprozessen

Ralf Dunker

Geschäftsführer der Agentur Press‘n’Relations II

Der Diplom-Ingenieur war vor seiner Agenturlaufbahn zehn Jahre lang journalistisch tätig, unter anderem als Redakteur beim "Industrieanzeiger" und als Chefredakteur von "Energiespektrum".

Dr. Olaf Holst

Chief Technology Evangelist von OPTIMAL SYSTEMS

Der promovierte Philosoph und Dipl.-Ing. arbeitete im Management mehrerer IT- Firmen, darunter Ceyoniq und AuthentiDate. Seit 2018 ist er CTE bei OPTIMAL SYSTEMS.

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Wie Künstliche Intelligenz Alltagsprozesse vereinfacht – mit Dr. Olaf Holst

Für Dr. Olaf Holst steht fest: Was man im Geschäftsleben automatisieren kann, sollte auch konsequent automatisiert werden. Denn, so der Chief Technology Evangelist von OPTIMAL SYSTEMS: “Fachkräfte sind rar. Wenn ich Fachkräfte verwenden muss, um Routinearbeiten auszuführen, und sie nicht kreative Dinge tun können, sie keinen Mehrwert für Kunden oder für das Unternehmen schaffen, dann ist das bitter.” Deswegen sei Automatisierung wichtig. “Ich glaube, da liegt noch viel ungehobenes Potenzial.”

Künstliche Intelligenz erledigt Routineaufgaben

Bereits heute bietet ein Enterprise Content Management (ECM) etliche Funktionen und Künstliche Intelligenz (KI), die uns Routinearbeiten abnimmt. “Unser ECM hat viele selbstlernende Funktionen”, berichtet Holst und nennt als eines der gängigen Beispiele das automatisierte Bearbeiten des Post- oder Rechnungseingangs. Die Software erkennt anhand von Regelwerken zum Beispiel, ob es sich um eine Rechnung handelt, und liest wichtige Bestandteile wie Absender, Rechnungsnummer, Position und Betrag aus. Das aufwändige und fehleranfällige Erfassen der Daten von Hand fällt somit weg.

Dank selbstlernender Funktionen steigt die Erkennungsrate bei der Benutzung stetig an; die Software wird sozusagen mit jedem bearbeiteten Dokument schlauer. Was nicht heißt, dass der Lernprozess erst beim Kunden beginnt, denn das ECM ist “ab Werk” schon schlau. Damit die selbstlernenden Funktionen ausgereift sind, wenn sie auf den Markt kommen, testet OPTIMAL SYSTEMS die Künstliche Intelligenz an Musterdaten, lässt sogenannte Unit-Tests ablaufen und erprobt die Neuerungen im eigenen Unternehmen. Erst nach erfolgreichen Beta-Tests und dem Einsatz bei Pilotkunden werden die Routinen Bestandteil des ECM. Daher bringen die Funktionen bereits ein Grundwissen mit und können von Anfang an mit hohen Erkennungs- und Automatisierungsraten überzeugen.

Software darf sexy sein

Als weiteres Beispiel dafür, wie ein ECM mit smarten Entscheidungen den Anwendern hilft, nennt er die “Unmutserkennung” bei der Posteingangsbearbeitung. Dieser Begriff beschreibt, wenn z. B. eine E-Mail Wörter enthält, die auf unzufriedene Kunden schließen lassen. “Dann hat es Priorität, mit diesen Menschen in Kontakt zu treten”, sagt Holst. Daher würde die von der Unmutserkennung registrierte Post den Sachbearbeitern schnell zugestellt oder direkt an eine Beschwerdestelle bzw. das Reklamationsmanagement weitergeleitet.

Im Interview mit Ralf Dunker nennt Holst weitere Beispiele für schnelle und geschmeidigere Abläufe, und er gibt den Zuhörern Anregungen, nach welchen Optimierungspotenzialen es sich zu suchen lohnt. Und er nimmt Bedenken, dass mehr Automatisierung mit einer komplizierteren Bedienung einhergeht. Die komplexen Funktionen arbeiteten im Hintergrund, das Frontend sollte schnell erlernbar sein: “Software darf ruhig sexy sein.”