International Accounting mit Willi Plattes und yuuvis® Momentum

yuuvis® Momentum bildet Eckpfeiler einer internationalen Buchhaltungslösung

Auf Basis von SAP Business One-FiBu, DATEV-Software und dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) yuuvis® von OPTIMAL SYSTEMS hat ein Team von Buchhaltungsprofis und Programmierern eine einzigartige Softwarelösung entwickelt, die Steuern sparen hilft. Sie erlaubt international agierenden Unternehmen, ihre Buchhaltungsunterlagen aus verschiedenen Ländern nach DATEV-Standards zusammenzuführen; nach deutschen Kontenplänen und gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung.

Was die sogenannte International Tax Compliance Platform (ITCP) so wertvoll macht? Diese Lösung hilft Unternehmen mit Tochterfirmen oder Betriebsstätten im Ausland unter anderem dabei, strafrechtliche Konsequenzen wegen einer lückenhaften Dokumentation zu vermeiden – Betriebsprüfer*innen wären bei Nichteinhaltung der Dokumentationspflichten zur Anzeige verpflichtet (mehr dazu in diesem Video).

Tax Compliance-System: mit IT-Lösung Steuerschätzungen vermeiden

Aber auch aus finanzieller Sicht lohnt es sich, eine Tax Compliance-Plattform zu nutzen und die in- und ausländischen Buchhaltungsprozesse gleichermaßen transparent und revisionssicher aufzusetzen. Anderenfalls könnte die Buchhaltung durch deutsche Betriebsprüfer verworfen – also nicht akzeptiert – werden. “Wenn die Buchhaltung verworfen werden kann, ist das eine wunderbare Einflugschneise für die Finanzverwaltung – aus Gründen der Effizienz”, erklärt Willi Plattes, der die Idee zu der neuen Softwarelösung hatte. “Dann klappen die [Betriebsprüfer] ihre Akte wieder zu und schätzen. Und in dem Augenblick hat man direkt eine Doppelbesteuerung”, schildert er den Worst Case.

Datenaustausch mit Excel – risikoreich und nicht revisionssicher

Mit herkömmlichen Methoden, die Buchhaltung aus verschiedenen Ländern zusammenzuführen, ist dieser Worst Case ein relativ wahrscheinliches Szenario. Oft bekommt die deutsche Buchhaltung die Unterlagen und Belege aus dem Ausland per Excel mit entsprechenden Anhängen. Dann haben die Steuerberater*innen das Problem, diese Daten ins deutsche System und in die deutsche Sprache zu übertragen. “Wir nennen das Excel-Yoga”, sagt Plattes. “Die Kommunikationskosten steigen immens. Und das ist natürlich von Fehlerquellen gespickt. Meistens ist dieser Transfer nicht dokumentations- und revisionssicher – eine Einladung für den Betriebsprüfer, die Buchhaltung zu verwerfen.”

Die ITCP macht Schluss mit dem fehlerträchtigen “Excel-Yoga”. Über die eigens von Plattes‘ Team entwickelte Schnittstelle Tax2DATEV wird die ausländische Buchhaltung zusammen mit den jeweiligen Belegen aus yuuvis® Momentum in die DATEV-Welt übertragen. Unternehmen verfügen gleichzeitig über das geforderte interne Kontrollsystem und reduzieren somit das Risiko, dass ihre Buchhaltung verworfen wird.

Um nicht nur Ergebnisse zu liefern, die vor dem Finanzamt bestehen, sondern auch die Akzeptanz bei Buchhaltern aus aller Welt zu finden, waren viele Anforderungen zu erfüllen: Die Lösung muss sich in vielen Sprachen bedienen lassen, revisionssicher und betriebsprüfungssicher arbeiten und sehr große Mengen an Dokumenten verwalten können. Und sie muss sich leicht an neue Anforderungen anpassen lassen, damit neue Regeln bei der Buchhaltung und Steuergesetzgebung berücksichtigt werden können.

Funktionalität, User Experience und der “Nasenfaktor” haben überzeugt

OPTIMAL SYSTEMS erfüllte mit yuuvis® Momentum, einer cloud-fähigen Content Services-Plattform, alle diese Anforderungen – und eine wichtige mehr. Denn Plattes und sein Team hatten sich noch etwas gewünscht: Lösungskompetenz. “Wir haben also mit dem Vertrieb bei OPTIMAL SYSTEMS gesprochen, haben unsere Vision widergespiegelt, und das ist positiv aufgenommen worden. Die Zusammenarbeit und auch das Mitdenken bei der Findung dieser weltweiten Lösung hat uns dazu bewegt, dieses Gesamtpaket von OPTIMAL SYSTEMS zu nehmen. Diese Entscheidung hat sich als gut und richtig erwiesen.”

Im Beitrag erläutern Willi Plattes sowie weitere Steuerberater und DATEV-Repräsentanten die Erfolgsgeschichte der ITCP von der Idee bis zum Rollout, der bald auf 55 Länder ausgedehnt werden soll.

Weitere Informationen zur ITCP und den Vorteilen für international tätige Unternehmen mit Stammhaus in Deutschland finden Sie auch in dieser YouTube-Playlist.

Wir danken Willi Plattes und der ITCP für das Bereitstellen der Gast-Statements für diesen Beitrag.