Effizienz statt “Papiergeraschel” – mit Michael Reinhardt

Überblick

Das Rechnungswesen in einer großen Einkaufskooperation wie expert ist anspruchsvoll: Rund 220.000 Belege gehen Monat für Monat in der Langenhagener Zentrale ein, welche verarbeitet und rechtskonform wieder in die Bücher der selbstständigen Gesellschafter zurückgeführt werden müssen.

In dieser 29. Episode von BAM! – Bytes and More mit unserem Host Dr. Sabine Holl verrät Michael Reinhardt, Abteilungsleiter der Gesellschafter-IT bei expert, in welchen Schritten sein Unternehmen die Digitalisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung umgesetzt hat, welche Faktoren dabei hilfreich waren und was in Sachen digitaler Rechnungsprozess in Zukunft noch alles geplant ist.

Im Gespräch

Dr. Sabine Holl

Geschäftsführende Gesellschafterin der Agentur Hartzkom

Die promovierte Politologin und ausgebildete Journalistin schrieb für verschiedene Tageszeitungen und Wirtschaftsmagazine wie den Harvard Business Manager und war als Pressesprecherin tätig.

Michael Reinhardt

Abteilungsleiter Gesellschafter-IT der expert Warenvertrieb GmbH

Michael Reinhardt ist seit mehreren Jahren Abteilungsleiter der expert Gesellschafter-IT. Er hat gemeinsam mit OPTIMAL SYSTEMS Dokumentenmanagemensystem "Optimal Systems Content ARchive" – kurz O.S.C.AR – implementiert.

Jetzt reinhören

Effizienz statt “Papiergeraschel”

Digitale Buchungen und Archivierungsprozesse

“Wir berechnen die eingekauften Waren an unsere Gesellschafter. Da gibt es ganz klassisch viel, viel Papier und es sind viele Belege unterwegs”, sagt Michael Reinhardt, Abteilungsleiter der Gesellschafter-IT bei expert. Vor bereits rund zehn Jahren hielt deshalb mit der Enterprise Content Management-Lösung enaio® von OPTIMAL SYSTEMS die Digitalisierung Einzug in die Bearbeitung der Mandantenbuchhaltung, seit 2016 können die Belege dank steuerrechtlich konformer Langzeitarchivierung auch komplett digital verarbeitet werden. Inzwischen wurden bereits mehr als 10,5 Millionen Belege als Datensätze archiviert. “Das hat das Papiergeraschel, wie ich es nenne, um rund 80 Prozent reduziert”, so Reinhardt.

Einsatz von “O.S.C.AR”

Trotzdem nutzen noch nicht alle, die daran teilnehmen könnten, das liebevoll “O.S.C.AR” genannte Angebot: “Unsere Gesellschafter sind sehr unterschiedlich in Organisation und Größe. Kleinere Unternehmen haben eine übersichtliche Buchhaltung, die sie noch selbst bewältigen können”, sagt Michael Reinhardt. “Aber unser Ansporn ist schon, dass wir möglichst alle Gesellschafter damit bedienen können. Deswegen entwickeln wir die Lösung auch kontinuierlich weiter. “Dazu gehört beispielsweise auch eine komplette E-Mail-Archivierung für die im Anhang digital eingesandten Rechnungen sowie der volldigitalisierte Freigabeprozess für Bezahlabläufe, der erst in diesem Jahr ausgerollt wurde. “Der Vorteil ist, dass sämtliche Einzelschritte festgehalten und archiviert werden, sodass wir eine vollständige Historie bekommen”, erklärt Michael Reinhardt.

Nächste Meilensteine

Die Möglichkeiten der bewährten ECM-Lösung sind aber auch damit noch lange nicht ausgeschöpft: Der nächste Meilenstein könnte eine automatische Erkennung der digital eingehenden oder digitalisierten Rechnungen sein, mit KI-gestützter Klassifizierung des Belegs und Buchungsvorschlägen aus dem System. “Da sind wir gerade gedanklich bei den ersten Schritten”, verrät der Abteilungsleiter der Gesellschafter-IT.

Ersparnis von Zeit und Kosten

Was viele Gesellschafter auf Anhieb von “O.S.C.AR” überzeugt hat: Die Effizienz steigt erheblich. Viele Arbeitsstunden in der Buchhaltung stehen nun für interessantere Aufgaben zur Verfügung anstatt für aufreibende Belegsuche, langweilige Ablagevorgänge oder eben mühseliges “Papiergeraschel”. Untersuchungen zeigen, dass die Bearbeitung nur eines Belegs in analoger Form rund drei Minuten in Anspruch nimmt: Bei 220.000 Rechnungen im Monat kommt da einiges an Zeitgewinn zusammen. “Über den Weg haben wir aufgezeigt, welche Zeit- und Kostenersparnis möglich wäre”, sagt Reinhardt. Ein Übriges tat die Corona-Pandemie, in der “O.S.C.AR” alias enaio® die Buchhaltung bei expert durchgängig arbeitsfähig hielt. “Die Gesellschafter waren froh. Dass letztendlich die Buchhaltung weiterläuft, war natürlich ein Riesenvorteil”, berichtet Michael Reinhardt. Auch das habe der Akzeptanz der Lösung nochmals einen deutlichen Schub gegeben.