Digitalisierung in der Immobilienverwaltung – mit Maria Kempe und Jürgen Richter

Überblick

Mieterakten, Energieausweise und Kaufverträge: In der Immobilienverwaltung gehört die Verwaltung von Dokumenten zu den wichtigsten administrativen Aufgaben. Für Immobilienunternehmen wie die Ahlsen Immobilien AG ist deshalb Dokumentenmanagement eine wichtige Säule für mehr Effizienz, Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit. Die Prokuristin Maria Kempe begleitete die Digitalisierung bei der Firma – und skizziert gemeinsam mit Jürgen Richter, Presales Consultant bei OPTIMAL SYSTEMS, wie sich die Arbeit mit elektronischen Mieterakten und digitalen Umlaufmappen in den vergangenen Monaten komplett gewandelt hat.

Im Gespräch

Ralf Dunker

Geschäftsführer der Agentur Press‘n’Relations II

Der Diplom-Ingenieur war vor seiner Agenturlaufbahn zehn Jahre lang journalistisch tätig, unter anderem als Redakteur beim "Industrieanzeiger" und als Chefredakteur von "Energiespektrum".

Maria Kempe

Prokuristin bei der Ahlsen Immobilien AG

Seit 2018 arbeitet Maria Kempe als Prokuristin bei der Ahlsen Immobilien AG. Dabei begleitete sie auch als Projektverantwortliche die Einführung der Enterprise Content Management-Lösung enaio® im Unternehmen.

Jürgen Richter

Presales Consultant bei OPTIMAL SYSTEMS

Jürgen Richter ist Presales Consultant bei OPTIMAL SYSTEMS und seit 14 Jahren beim ECM-Spezialisten tätig. In zahlreichen Webcasts erläutert Richter die verschiedenen Funktionen von enaio®.

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Digitalisierung in der Immobilienverwaltung

Immobilienverwaltung digitalisieren

In dieser Episode steht eine Anwendung im Fokus, die durch sehr viele Verträge, externe Geschäftspartner und äußerst unterschiedliche Prozesse geprägt ist: die Immobilienverwaltung. Hier muss enaio® Flexibilität beweisen – nicht nur wegen der verschiedenartigen Dokumente, sondern auch wegen der Vielzahl an Vorgängen und Geschäftsbeziehungen.

Verwaltung von 10.000 Wohneinheiten

Für die Ahlsen Immobilien AG in Berlin ist enaio® aus dem Dokumentenmanagement nicht mehr wegzudenken. Seit 2017 ist es im Einsatz, und heute arbeiten alle 40 Mitarbeiter*innen mit dem System. Die meisten Personen verwalten damit die insgesamt ca. 10.000 Wohneinheiten, die Ahlsen betreut, einige nutzen enaio® auch für andere Aufgaben – Prokuristin Maria Kempe zum Beispiel für das Personalmanagement.

Digitalisierung zieht sich durch alle Abteilungen

Bei Ahlsen Immobilien ist alles komplett digitalisiert. Das bedeutet, dass sehr viele Unterlagen ins System überführt werden mussten: Objektunterlagen, Miet- oder Kaufverträge und vieles mehr. “Das ist am Anfang ein Kraftakt”, sagt Kempe. “Wir haben voriges Jahr die Daten von 4.000 Wohneinheiten in die Lösung hinübergezogen, damit waren vier Personen in Teilzeit etwa ein Jahr beschäftigt. Aber der Aufwand lohnt sich. Ich kann mir gar nicht vorstellen, wie die Verwaltung ohne digitale Prozesse wirtschaftlich und korrekt funktionieren könnte.”

Das ECM enaio® in der Immobilienverwaltung einzuführen ist einfach, wie Jürgen Richter, Presales Consultant von OPTIMAL SYSTEMS, erklärt. Das System enthält “ab Werk” unter anderem die digitale Objektakte und die digitale Mieterakte. Auch Schnittstellen zu Systemen wie einem ERP-System oder Buchhaltung bringt enaio® direkt mit, sodass der Austausch mit anderer Software ohne Medienbrüche funktioniert, und die Microsoft Office-Welt wird ebenfalls integriert.

Workflows schaffen Transparenz und Kontrolle

Wie Kempe berichtet, lassen sich die mitgelieferten Standard-Workflows wie eine digitale Umlaufmappe schnell anpassen und einfach nutzen, zum Beispiel um Mängelmeldungen zu erfassen und die entsprechende Reparatur digital zu verfolgen. Dabei machen das Vier-Augen-Prinzip, Erinnerungsfunktion und vieles mehr es einfach, den Prozess im Blick zu behalten. “Dies ist ein Gewinn an Zuverlässigkeit; wir haben durch das System immer die Kontrolle, ob alles erledigt ist”, so Kempe.

Eine komfortable Hilfe ist auch die Vertretungsregelung, die im Urlaubs- und Krankheitsfall dafür sorgt, dass nichts liegen bleibt. “Und mit dem digitalen System hat man deutlich mehr Flexibilität, zum Beispiel beim Arbeiten aus dem Homeoffice heraus”, so Kempe.

Daten und Dokumente von überall im Zugriff

Dabei ist ein großer Vorteil, dass quasi alle Arten von Dokumenten erfasst werden können: Briefe, Mails, Verträge, Fotos, Pläne – manchmal ist es auch nur ein Datensatz, der gegebenenfalls für die Nutzer als Dokument ausgegeben werden kann, um die Lesbarkeit zu erleichtern. “Und”, ergänzt Richter, “man kann leicht externe Geschäftspartner über ein Document Sharing Tool wie enaio® coLab einbinden, damit externe Unterlagen direkt ins System einpflegt werden. So bleiben die Unterlagen aktuell und man muss die Daten nicht extra synchronisieren.”

Digitales Arbeiten – auch ein Vorteil beim Recruiting

Aber nicht nur im täglichen Geschäft überzeugt das ECM enaio® – es hilft auch, neue Mitarbeiter*innen für die Immobilienverwaltung zu gewinnen. “Wenn ich in einem Bewerbungsgespräch erzähle, wie wir arbeiten, dass bei uns alles digital gemacht wird – das begeistert die jungen Leute”, sagt Kempe. “Die können sich gar nicht vorstellen, mit Papier auf dem Schreibtisch oder physischen Akten umzugehen.” Dank der Digitalisierung konnte Ahlsen Immobilien bereits einige Bewerber der Generation Y und Z überzeugen. “Bei uns hat sich die Altersstruktur unserer Belegschaft verjüngt. Ohne die konsequente Digitalisierung hätten wir junge Menschen nicht so leicht für die Immobilienverwaltung begeistern können.”