Digitaler Postversand: die (Brief-)Sendung mit der Maus – mit Sylvio Thiele

Überblick

Im Mittelpunkt der Episode steht eine geniale Idee, die den Briefversand auf klimafreundliche und effektive Art ermöglicht – schnell, direkt und digital. Wie einfach und sicher das geht, erläutert Sylvio Thiele, einer der beiden Geschäftsführer von hpc DUAL Deutschland, Anbieter der Software-Lösung BriefButler.

Mit ihrer Hilfe werden Geschäftsbriefe und Verwaltungsschreiben nach Möglichkeit vorrangig digital zugestellt. Einzig Empfänger, die auf diesem Wege nicht erreichbar sind, bekommen ihre Post wohnortnah ausgedruckt und zugestellt.

Im Gespräch

Dr. Sabine Holl

Geschäftsführende Gesellschafterin der Agentur Hartzkom

Die promovierte Politologin und ausgebildete Journalistin schrieb für verschiedene Tageszeitungen und Wirtschaftsmagazine wie den Harvard Business Manager und war als Pressesprecherin tätig.

Sylvio Thiele

Managing Director bei hpc DUAL Deutschland GmbH

Sylvio Thiele war nach seinem Studium mehrere Jahre bei einer Managementberatung in München tätig. Nachdem er zuvor bereits die Markteinführung des BriefButlers in Projektverantwortung begleitet hatte, wechselte Thiele 2017 in die Geschäftsführung von hpc DUAL Deutschland.

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Digitaler Postversand: die (Brief-)Sendung mit der Maus

Einfachheit als Programm

Das Potenzial ist immens: Würde man den Briefverkehr in Deutschland konsequent digitalisieren, ließen sich 15 Milliarden Sendungen vermeiden. Einige Unternehmen, Kommunen und Organisationen nutzen den BriefButler bereits und sparen damit unter anderem rund drei Viertel der CO₂-Emissionen des klassischen Briefversands. Jetzt steht er auch Anwender:innen des Dokumentenmanagementsystems enaio® direkt aus dem System heraus zur Verfügung. “Durch die Partnerschaft mit OPTIMAL SYSTEMS wird die Einführung des digitalen Postversands sehr einfach; Sachbearbeiter:innen können aus dem DMS heraus operieren und müssen keinerlei Schulungen mitmachen”, verspricht Thiele. Statt Briefe zu drucken, zu kuvertieren, zu frankieren und zum Empfänger transportieren zu lassen, wird jedes Schreiben quasi zur “Sendung mit der Maus”. Einfachheit ist Programm.

“Eigentlich muss der Absender dafür seinen Prozess gar nicht verändern: Der BriefButler fragt im Hintergrund ab, ob der jeweilige Empfänger digital erreichbar ist. Und nur, wenn das nicht der Fall ist, wird der Brief noch physisch auf den Weg gebracht”, so Thiele. Die Vereinfachung des Postversands nutzt damit der Umwelt, spart Kosten und schafft Kapazitäten, die für andere Arbeiten sinnvoll eingesetzt werden können.

Potenziale nutzen, Projekte angehen

Thiele berichtet von seinen positiven Erfahrungen mit vielen Kommunen: “Durch den demographischen Wandel steht in vielen Bereichen des öffentlichen Sektors weniger Personal zur Verfügung, während die Aufgaben wachsen. Eine Verschlankung der Prozesse stellt daher eine willkommene Erleichterung dar.”

Wie für viele Digitalisierungsprojekte gilt auch hier: “Man muss es nicht von Anfang an perfekt machen und gleich hundert Prozent anpeilen – beim BriefButler zum Beispiel ist ja schon viel gewonnen, wenn zunächst auch nur ein Teil der Empfänger digital erreichbar ist”, so Thiele. “Es lohnt sich, die Potenziale zu nutzen und Digitalisierungsprojekte einfach anzugehen. Auch ein Teilerfolg ist ein Fortschritt – und zieht weitere positive Effekte nach sich.”

Thieles Tipp für Digitalisierungsprojekte (nicht nur in Bezug auf den BriefButler) lautet daher: “Weniger Perfektionismus, mehr Pragmatismus.”

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