Digitale Dokumente im Einsatz bei der NGO Kindernothilfe

Mehrsprachige Dokumente in NGOs managen – mit ECM

Die Kindernothilfe e. V. ist eine der bekanntesten gemeinnützigen Organisationen in Deutschland und international aktiv. Für das Dokumentenmanagement der Organisation bedeutet dies, dass die Inhalte von vielen Personen in diversen Sprachen genutzt werden. Wie die NGO das mithilfe von digitalen Dokumenten managt, beschreibt IT-Leiter Andreas Fischer. Außerdem gibt er Tipps für die Phasen vor, während und nach der Einführung eines ECM.

Im Gespräch

Ralf Dunker

Geschäftsführer der Agentur Press‘n’Relations II

Der Diplom-Ingenieur war vor seiner Agenturlaufbahn zehn Jahre lang journalistisch tätig, unter anderem als Redakteur beim "Industrieanzeiger" und als Chefredakteur von "Energiespektrum".

Andreas Fischer

Head of IT, Kindernothilfe e.V.

Andreas Fischer ist verantwortlich für die IT der Kindernothilfe und langjähriger enaio®-Anwender. ECM ist für ihn ein Tool zur internationalen Zusammenarbeit.

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ECM im Einsatz bei der Kindernothilfe

ECM einführen: Die Mitarbeiter müssen mitreden

Für Andreas Fischer von der Kindernothilfe heißt Digitalisieren, bestehende Prozesse zu unterstützen. Kein einfaches Unterfangen, wenn eine Organisation international aktiv ist. Um Dokumente digital zu managen, hat sich die NGO für enaio® entschieden. Bei der Auswahl stellten sich nicht nur technische Kriterien als besonders wichtig heraus, auch die “Chemie” musste stimmen – Softwaredienstleistungen enden nicht mit dem Roll-out; Beratung und Support sind genauso von Bedeutung. “Da war es uns wichtig, dass wir auf einen Partner trafen, der auch in der Lage und dazu bereit ist, mit uns die nächsten Wege zu gehen”, sagt Fischer.

Bei der Kindernothilfe gibt es nicht nur klar strukturierte Prozesse, wie sie in der Buchhaltung an der Tagesordnung sind – auch persönliche Notizen oder Projektbeschreibungen werden in digitalen Dokumenten abgelegt. Diese Dateien und Inhalte müssen leicht auffindbar sein. Dies war auch ein Grund, enaio® einzuführen.

In Zukunft möchte die Kindernothilfe die Informations- und Kommunikationstechnologie dahingehend verändern, dass die Kolleginnen und Kollegen im Ausland besser eingebunden werden. Dazu gehört die intensivere Nutzung von Cloud-Technologien und die Umsetzung von Anforderungen, die das Team im Ausland an die IT hat. Dabei wird enaio® die Plattform bieten, in der alle Dokumente, gleich welcher Sprache, revisionssicher und mit verfolgbarer Versionierung aufgenommen werden.

Abschließend gibt Fischer Tipps, wie die Einführung eines ECM optimal gelingt: unter Einbeziehung von Key Usern. Und dies sind nicht nur die “alten Hasen”, sondern ebenso junge Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese betrachten Prozesse aus einem anderen Blickwinkel und können dazu beitragen, Abläufe in Frage zu stellen und die Umsetzung in der IT ideal zu gestalten. Wer Dokumente in NGOs managen will, muss die Software-Einführung durch die Key User begleiten lassen und diese als Multiplikatoren einsetzen. “Wir merken, dass die Mitarbeiter immer dann mitarbeiten, wenn sie wissen: Da wird nichts übergestülpt, sondern sie können mitreden, können mit dabei sein, können mitgestalten”, betont Fischer.

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