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AKOS 2023 | 13. – 14. September im Hannover Congress Centrum
Vom 13. – 14. September kommen Expert*innen von OPTIMAL SYSTEMS Hannover und aus Öffentlichen Verwaltungen zusammen, um über die aktuellen Trends der Digitalisierung zu sprechen. Melden Sie sich direkt an und sichern Sie sich Ihr limitiertes Ticket!
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Die AKOS – Anwenderkonferenz OPTIMAL SYSTEMS Hannover – findet nach vier Jahren wieder in Präsenz statt. Neben inspirierenden Anwendervorträgen unterhalten wir Sie in diesem Jahr mit mehreren parallel stattfindenden Workshops, die einen hohen technischen Fokus bieten. Eine Ausstellungsfläche mit exklusiven Partnern von OPTIMAL SYSTEMS Hannoverschafft eine lockere Abwechslung zum Tagungsprogramm und lädt zum Austausch ein.
Mittwoch, 13. September 2023
Referenten: Jörg Huesmann, Geschäftsführer OPTIMAL SYSTEMS Hannover, Björn Wittneben, OPTIMAL SYSTEMS Hannover
Referent: Gregor Wolf, CEO OPTIMAL SYSTEMS GmbH
Referentinnen: Carola Arnold, Stadt Leipzig & Carola Laube, Lecos GmbHIm Vortrag geben Carola Arnold (Stadt Leipzig) und Carola Laube (Lecos GmbH) Einblicke in das fünfte Jahr des Einführungsprojektes E-Akte. Die E-Akte ist ein zentrales Element der Digitalisierung der Stadt Leipzig.Carola Arnold berichtete über die erfolgreiche Einführung der E-Akte in den Fachämtern einschließlich des ersetzenden Scannens im Posteingang. Die E-Akte steigerte die Effizienz und Geschwindigkeit der Vorgangsbearbeitung und ermöglichte die Anbindung von Fachverfahren.Carola Laube beleuchtet die Aufgaben und Herausforderungen bei der Einführung der E-Akte aus Sicht eines IT-Dienstleisters. Dabei geht sie auf die technische Infrastruktur, die Integration in IT-Systemen, die Zusammenarbeit und die Unterstützung der Mitarbeitenden ein.Der Vortrag gibt Einblicke in die Einführung der E-Akte in Leipzig, zeigt Beispiele der Verwaltungsdigitalisierung und gibt Praxistipps für ähnliche Projekte.
Referent: Christian Berg, Stadt Cuxhaven
Erfahren Sie, wie die Stadt Cuxhaven mit modernster Technologie den herkömmlichen Posteingang revolutioniert hat. Entdecken Sie, wie ein zentrales Scannen und das innovative Smartfix-System Dokumente automatisch zuordnen und den Workflow beschleunigen. Unser Gastreferent Christian Berg gibt Ihnen einen exklusiven Einblick in die Postverteilung – von der Abteilung bis zum Mitarbeitenden und in die entsprechende Akte. Seien Sie Teil dieser spannenden Reise in die Zukunft der Posteingangsbearbeitung und verpassen Sie nicht die einmalige Gelegenheit, von den Best Practices der Stadt Cuxhaven zu lernen und Ihr Unternehmen voranzubringen.
Referent: Patrick Gnädig, Gemeinde Lahnau
Patrick Gnädig von der Gemeinde Lahnau skizziert in seinem Vortrag den Prozess von der Auswahl eines DMS bis zur Entscheidung und Einführung. Außerdem stellt er die Arbeit mit dem Geografischen Informationssystem INGRADA GIS vor.
Referent: Roland Koller, ECMind GmbH
Herr Koller und Herr Wohlfeil stellen Ihnen die drei Software-Komponenten von enaio® vor: die Supervisor-Prozessteuerung, das Python-Framework und den WebDAV-Share. Außerdem werfen sie einen Blick auf die Komponenten “Embedded Office”, “Embedded Documents” und “Embedded Mailer”, die enaio® um weitere Funktionen erweitern.
Referenten: Henning Köster, ITEBO & Hendrik Menkhaus, Landkreis Osnabrück
Der Service für Bürger und Unternehmen steht im Fokus der Verwaltungsdigitalisierung; Vom ALG-Antrag bis zur Meldung von wildem Müll nehmen Verwaltungen zukünftig auch Anträge digital entgegen. Aber wie können die Anträge auch medienbruchfrei in der Verwaltung bearbeitet werden? Am Beispiel des OZG-Portals OpenR@thaus und des ECM-Systems enaio® zeigen der Landkreis Osnabrück und die ITEBO GmbH die technischen und organisatorischen Möglichkeiten für eine Verarbeitung digitaler Anträge ohne Mehraufwand.
Referentin: Anne Sophie Fröhlich, Stadt Gießen
Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren die Art und Weise, wie Städte und Organisationen arbeiten und kommunizieren, grundlegend verändert. Die Universitätsstadt Gießen teilt ihre Erfahrungen zur Einführung der E-Akte. Anne Sophie Fröhlich von der Stadt Gießen berichtet über die wichtigsten Meilensteine bis zum aktuellen Stand. Sie gibt Einblicke in die technische Infrastruktur und das methodische Vorgehen, das die Mitarbeitenden von der traditionellen Papierakte zur digitalen Akte geführt hat.
Referenten: Jörg Huesmann, Geschäftsführer OPTIMAL SYSTEMS Hannover, & Björn Wittneben, OPTIMAL SYSTEMS Hannover
Referent: Sven Buick, SmartDocuments GmbH
Was haben die alten Strategien der Samurai mit der Digitalisierung zu tun? Sven Buick, Head of Sales & Partnermanager der SmartDocuments Deutschland GmbH, begibt sich mit Ihnen auf das “Schlachtfeld” der Verwaltungsmodernisierung und stellt Ihnen ein smartes Tool vor, mit dem Sie Ihr Vorlagenmanagement professionalisieren und sich den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.
Referent: Axel Schlender, Kodak Alaris
Die professionelle Digitalisierung des Posteingangs für die e-Akte stellt einen entscheidenden Schritt in der Verwaltung dar. Hierbei können Arbeitsabläufe erheblich optimiert und gleichzeitig der Verwaltungsaufwand minimiert werden. Im Vortrag von Kodak Alaris erhalten Sie einen Einblick in erfolgreich umgesetzte Posteingangsprozesse bei Behörden und erfahren, welche Faktoren bei der Digitalisierung der Eingangspost, einschließlich der Berücksichtigung von TR-Resiscan, zu beachten sind.
Referentin: Katharina Hoffmeister, OPTIMAL SYSTEMS Hannover
In diesem Vortrag geht Katharina Hoffmeister, OPTIMAL SYSTEMS Hannover, auf die Neuerungen der Version 11.0 ein. Neben neuen Funktionen im Client und Webclient, wird auch die Administration näher beleuchtet. Der Fokus liegt hierbei auf dem im enaio® administrator, editor und servicemanager.
Referent: Florian Strüber, OPTIMAL SYSTEMS Hannover
Referent: Florian Strüber, OPTIMAL SYSTEMS Hannover
Referent: Oliver Loos, OPTIMAL SYSTEMS Hannover
In der Welt der Systeme gibt es kein “One-Size-Fits-All”. Jede Öffentliche Verwaltung hat ihre eigenen Herausforderungen und Bedürfnisse. In diesem Vortrag möchte Oliver Loos von OPTIMALA SYSTEMS Hannover den Horizont für mögliche Verbesserungsansätze erweitern. Dabei skizziert er ein ‘Idealsystem’, das als Maßstab für die Realität dient. Der Vortrag richtet sich an alle, die an effizienteren und leistungsfähigeren Systemen interessiert sind, egal ob DMS-Spezialist:in oder Einsteiger:in.
Referent: Stefan Messner, di.unit GmbH
Durch die Digitalisierung von Bauakten werden physische Dokumente in digitale Formate überführt, wodurch die Sicherheit und Verfügbarkeit erhöht werden. Die Aktenablage in enaio® ermöglicht eine strukturierte und effiziente Verwaltung der digitalen Bauakten. Mit Hilfe des “LinkBase Bauakten Viewers” können die Projektbeteiligten einfach und schnell mit den digitalen Akten und Plänen arbeiten, was die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch erleichtert. Diese nahtlose Kombination optimiert den Bauprozess, reduziert den Papierverbrauch und steigert die Effizienz im gesamten Bauprojekt
Referentin: Britta Böving, FP Digital Business Solutions
Signaturen werden in der Praxis eingesetzt, um die Echtheit und Verbindlichkeit von Dokumenten zu gewährleisten. Sie dienen der Bestätigung von Zustimmung oder Identität. In der digitalen Welt kann dies elektronisch durch digitale Signaturen erfolgen. Signaturen sind wichtig in Verträgen, Vereinbarungen und sogar in geschäftlichen E-Mails. Durch die Signatur wird die Authentizität bestätigt, die Integrität geschützt und die Rechtsverbindlichkeit hergestellt.
Referent: Timo Wetzel, iTernity
In unserer digitalen Welt sind Strafzahlungen und Ransomware-Angriffe Realität. Doch wie entstehen solche Angriffe, und welche Auswirkungen haben sie auf Unternehmen und Öffentliche Verwaltungen? Der Vortrag beleuchtet die Ursachen und Auswirkungen dieser Angriffe. Dazu gehört auch die Archivierung. Es ist eine weit verbreitete Annahme, dass Backups als Archivierung ausreichen. Dies ist jedoch ein gefährlicher Irrglaube. Erfahren Sie mehr über die gesetzlichen Vorschriften und Anforderungen an die Datenarchivierung.
Für diese Probleme bietet Iternity, seit 2007 Partner von Optimal Systems, als deutsches Unternehmen eine softwaredefinierte und revisionssichere Lösung für die Archivierung an.
Referent:innen: Patricia Strachotta, Kristin Hansen, Stadt Husum, & Petra Krunitsch, OPTIMAL SYSTEMS Hannover
eGovernment Mentoring bietet Unterstützung und Begleitung bei der Einführung von enaio®. Dies umfasst die interne Positionierung, die Projektdurchführung, die Abfolge der enaio®-Lösungen (ASV, Fachablagen, Zentraler Posteingang, Mitzeichnungsworkflow) und die Überführung analoger in digitale Prozesse. Das Change Management sorgt für eine reibungslose Anpassung der Beteiligten. Fachliche Unterstützung gibt es bei Aktenplan und Berechtigungskonzept. Die Vorgehensweise wird am Beispiel der Stadt Husum erläutert.
Referent:innen: Nina Reh & Nils Faltenbacher, Lecos GmbH
In diesem Vortrag werden die zentralen Meilensteine des Projekts “Einführung des ersetzenden Scannens” der Stadt Leipzig dargelegt, wobei besonders auf die Erkenntnisse und Erfahrungen aus dem Einführungsprozess und der Implementierung eingegangen wird. Nachdem ein grundlegender Standard geschaffen wurde, wird zudem ein Ausblick auf die geplanten Weiterentwicklungen des Prozesses gegeben.
Referent: Markus Schuster, Procilon GmbH
Mit Vertrauen die Zukunft der Digitalisierung gestalten: Ein Blick auf die Rolle von Vertrauensdiensten und die wegweisende eIDAS-Verordnung. In einer zunehmend vernetzten Welt ist Vertrauen der Schlüssel zum Erfolg. Erfahren Sie, wie der bewusste Einsatz von Vertrauensdiensten den Grundstein dafür legt und wie die eIDAS-Verordnung mit einem einheitlichen Rechtsrahmen Sicherheit und Verlässlichkeit schafft. Tauchen Sie ein in die Welt der Standards und erfahren Sie, wie diese nicht nur die technische Interoperabilität fördern, sondern auch das Vertrauen der Nutzenden in die digitale Transformation stärken.
Donnerstag, 14. September 2023
Referenten: Tobias Bisgwa, OPTIMAL SYSTEMS Hannover
Referentin: Andrea Plewnia, Stadt Hattingen
Die Lösung liegt in der Nutzung des Standardworkflows der eVorgangsakte. Damit haben alle Mitarbeitenden, die mit der eVorgangsakte arbeiten, die Möglichkeit, bei Bedarf einen Workflow nach ihren Anforderungen zu erstellen. Darüber hinaus wurde festgestellt, dass sich durch die Nutzung des Standardworkflows der eVorgangsakte die Durchlaufzeit der Personalratsvorlage deutlich verkürzt hat. Dies führte zu einer Reduzierung des Aufwands und der notwendigen Tätigkeiten. Diese Veränderungen haben nicht nur zu einer Effizienzsteigerung in den Abläufen, sondern auch zu einer besseren Organisation und einem insgesamt reibungsloseren Ablauf im Personalratsworkflow beigetragen.
Referent: Hans-Jürgen Sonnleitner, Stadt Regensburg
Der Vortrag behandelt die ämterübergreifende Bearbeitung von Bürgeranliegen mit Hilfe von Online-Formularen, E-Mails und enaio® als zentraler Informationssammlung. Dabei wird auf die gestiegenen Anforderungen an die Integration mit anderen Systemen eingegangen. Anhand eines Beispiels wird das Zusammenspiel von Mitarbeiter:innen, Bürger:innen und Technik veranschaulicht. Verschiedene technische Komponenten werden vorgestellt, darunter anpassbare Konfigurationen für Gruppen, eine einheitliche Navigation unabhängig von Benutzerprofilen, die Verwendung von Templates und eine vereinfachte, webbasierte Benutzeroberfläche.
Referent: Thomas Körtge, Stadt Soltau
Thomas Körtge von der Stadt Soltau nimmt Sie mit hinter die Kulissen des Transformationsprozesses in Soltau. Von der Planung über die Organisation bis hin zum Bauen, Machen und Freuen führt er durch die einzelnen Etappen und Jahre. Lernen Sie von den Erfahrungen und Best Practices der Stadt Soltau.
Referenten: Christoph Ruppert-Preu & Felix Grohmann, Landkreis Schweinfurt
Referent: Christian Lenzen, Stadt Langenfeld
Der Vortrag beleuchtet die aktuellen Entwicklungen in Langenfeld, insbesondere die erfolgreiche Einführung des Aktenplans und die Integration von enaio® in den Workflow. Es wird erläutert, wie die Stadt Langenfeld das Archiv- und Schriftgutmanagement (ASV) sowie die Fachablagen bis 2020 optimiert hat. Die Zukunftsstrategie und die Schritte ab 2021 zur effizienteren Nutzung der ASV und der Fachschränke werden detailliert dargestellt.
Es wird erläutert, wie die ASV die Grundlage für ein transparentes Informationsmanagement bildet und welche Vorteile sich daraus ergeben. Die Schulungsansätze für Mitarbeitende, die enaio® von der Basis bis zum Fortgeschrittenen erlernen möchten, werden vorgestellt. Dazu kommt ein Überblick über Archivschränke, ihre Einrichtung und ihren Beitrag zur Archivierung.
Das spannende Projekt der Anbindung des Stadtarchivs an enaio® und die damit verbundenen Vorteile werden erläutert. Es wird gezeigt, wie eine effektive interne Kommunikation den Erfolg von Digitalisierungsprojekten maßgeblich beeinflussen kann.
OPTIMAL SYSTEMS Hannover
Sie können Ihr Ticket bis drei Wochen vor Veranstaltungsbeginn kostenfrei stornieren.
Ja, Ihr Ticket ist für beide Veranstaltungstage gültig, inkl. Abendveranstaltung.
Mit dem Erwerb eines Tickets sind Sie automatisch zur Abendveranstaltung am 13. September angemeldet.
Alle wichtigen Informationen zur Anfahrt finden Sie hier: https://www.hcc.de/besucher/anfahrt-parken/
Die AKOS 2023 findet ausschließlich in Präsenz statt. Es wird keine Live-Übertragung geben.
Ja, Sie können Ihr Gepäck an der Garderobe abgeben.
Sie können sich jederzeit an Ihre Ansprechpartner*innen im Vertrieb wenden oder direkt an: akos.hannover@optimal-systems.de.
Die Tagung findet am 13. September von 10:00 Uhr – 17:00 Uhr statt. Die Abendveranstaltung beginnt um 18:00 Uhr und endet um 00:00 Uhr. Am 14. September beginnt die Tagung ebenfalls um 10:00 Uhr und endet ca. 15:00 Uhr.
Die AKOS 2023 wird veranstaltet von OPTIMAL SYSTEMS Hannover, einem Teil von KYOCERA.
KYOCERA Document Solutions Inc. ist ein weltweit führender Anbieter von Gesamtlösungen für die Dokumentenverarbeitung. Das Unternehmen mit Sitz in Japan gehört zu den weltweit größten börsennotierten Unternehmen und ist auf der jüngsten Liste “The World’s 100 Most Sustainably Managed Companies” des Wall Street Journal aufgeführt. Mehr erfahren.
OPTIMAL SYSTEMS is a
Group company of
Kyocera Document Solutions.
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