Worauf können Sie sich jetzt schon freuen?
Die AKOS – Anwenderkonferenz OPTIMAL SYSTEMS Hannover – findet nach vier Jahren wieder in Präsenz statt. Neben inspirierenden Anwendervorträgen unterhalten wir Sie in diesem Jahr mit mehreren parallel stattfindenden Workshops, die einen hohen technischen Fokus bieten. Eine Ausstellungsfläche mit exklusiven Partnern von OPTIMAL SYSTEMS Hannover schafft eine lockere Abwechslung zum Tagungsprogramm und lädt zum Austausch ein.
Mainstage (Niedersachsenhalle) – Tag 1
Mittwoch, 13. September 2023
Bis 10:00 Uhr Akkreditierung / Begrüßungskaffee
10:00 Uhr Begrüßung OPTIMAL SYSTEMS Hannover
10:30 Uhr Quo vadis, OPTIMAL SYSTEMS Gruppe
11:15 Uhr Erfahrungen bei der Einführung der E-Akte in der Stadt Leipzig
Im Vortrag geben Carola Arnold (Stadt Leipzig) und Carola Laube (Lecos GmbH) Einblicke in das fünfte Jahr des Einführungsprojektes E-Akte. Die E-Akte ist ein zentrales Element der Digitalisierung der Stadt Leipzig.
Carola Arnold berichtete über die erfolgreiche Einführung der E-Akte in den Fachämtern einschließlich des ersetzenden Scannens im Posteingang. Die E-Akte steigerte die Effizienz und Geschwindigkeit der Vorgangsbearbeitung und ermöglichte die Anbindung von Fachverfahren.
Carola Laube beleuchtet die Aufgaben und Herausforderungen bei der Einführung der E-Akte aus Sicht eines IT-Dienstleisters. Dabei geht sie auf die technische Infrastruktur, die Integration in IT-Systemen, die Zusammenarbeit und die Unterstützung der Mitarbeitenden ein.
Der Vortrag gibt Einblicke in die Einführung der E-Akte in Leipzig, zeigt Beispiele der Verwaltungsdigitalisierung und gibt Praxistipps für ähnliche Projekte.
12:00 Uhr Der intelligente Posteingang bei der Stadt Cuxhaven
Erfahren Sie, wie die Stadt Cuxhaven mit modernster Technologie den herkömmlichen Posteingang revolutioniert hat. Entdecken Sie, wie ein zentrales Scannen und das innovative Smartfix-System Dokumente automatisch zuordnen und den Workflow beschleunigen. Unser Gastreferent Christian Berg gibt Ihnen einen exklusiven Einblick in die Postverteilung – von der Abteilung bis zum Mitarbeitenden und in die entsprechende Akte. Seien Sie Teil dieser spannenden Reise in die Zukunft der Posteingangsbearbeitung und verpassen Sie nicht die einmalige Gelegenheit, von den Best Practices der Stadt Cuxhaven zu lernen und Ihr Unternehmen voranzubringen.
12:45 Uhr Mittagspause
13:45 Uhr Wie eine kleine Gemeinde Großes leistet – Einführung von enaio® bei der Gemeinde Lahnau
14:30 Uhr Embedded Solutions – Dokumente direkt in enaio® bearbeiten und unkompliziert teilen
Herr Koller und Herr Wohlfeil stellen Ihnen die drei Software-Komponenten von enaio® vor: die Supervisor-Prozesssteuerung, das Python-Framework und den WebDAV-Share. Außerdem werfen sie einen Blick auf die Komponenten “Embedded Office”, “Embedded Documents” und “Embedded Mailer”, die enaio® um weitere Funktionen erweitern.
15:15 Uhr Das digitale Kreishaus im Landkreis Osnabrück – OpenR@thaus und enaio® machen es möglich
16:00 Uhr Digitalisierung: E-Akte Best Practice der Universitätsstadt Gießen
16:45 Uhr Abschluss
Ab 18:00 Uhr Abendveranstaltung in der Glashalle
Future Meeting Space 1 – Tag 1
11:15 Uhr Von cleveren Vorlagen zu automatisierten Dokumenten: Der bidirektionale Austausch zwischen enaio® und SmartDocuments
Was haben die alten Strategien der Samurai mit der Digitalisierung zu tun? Sven Buick, Head of Sales & Partnermanager der SmartDocuments Deutschland GmbH, begibt sich mit Ihnen auf das „Schlachtfeld“ der Verwaltungsmodernisierung und stellt Ihnen ein smartes Tool vor, mit dem Sie Ihr Vorlagenmanagement professionalisieren und sich den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.
12:00 Uhr Posteingang professionell digitalisieren: 12 Kriterien für die perfekte Umsetzung am Beispiel einer Behörde
12:45 Uhr Mittagspause
13:45 Uhr enaio® 11: Neue Funktionen für Ihren Erfolg
14:30 Uhr Zukunftsweisende Schnittstellenentwicklung: Entdecken Sie die neuesten Entwicklungen und Innovationen
15:15 Uhr XJustiz Exporter – der Weg zur vereinfachten Gerichtskommunikation
16:00 Uhr Systemoptimierung
Future Meeting Space 2 – Tag 1
11:15 Uhr Von der Papierakte zur digitalen Planbearbeitung – Aktendigitalisierung am Beispiel der Bauakte
Durch die Digitalisierung von Bauakten werden physische Dokumente in digitale Formate überführt, wodurch die Sicherheit und Verfügbarkeit erhöht wird. Die Aktenablage in enaio® ermöglicht eine strukturierte und effiziente Verwaltung der digitalen Bauakten. Mit Hilfe des LinkBase Bauakten Viewers können die Projektbeteiligten einfach und schnell mit den digitalen Akten und Plänen arbeiten, was die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch erleichtert. Diese nahtlose Kombination optimiert den Bauprozess, reduziert den Papierverbrauch und steigert die Effizienz im gesamten Bauprojekt.
12:00 Uhr Komplettieren Sie den Einsatz von enaio® mit zukunftssicheren Kommunikations- und Signaturlösungen
Signaturen werden in der Praxis eingesetzt, um die Echtheit und Verbindlichkeit von Dokumenten zu gewährleisten. Sie dienen der Bestätigung von Zustimmung oder Identität. In der digitalen Welt kann dies elektronisch durch digitale Signaturen erfolgen. Signaturen sind wichtig in Verträgen, Vereinbarungen und sogar in geschäftlichen E-Mails. Durch die Signatur wird die Authentizität bestätigt, die Integrität geschützt und die Rechtsverbindlichkeit hergestellt.
12:45 Uhr Mittagspause
13:45 Uhr Ihre Archiv- und Backupdaten im Rampenlicht: Rechts-, Ransomware- und zukunftssicher!
14:30 Uhr eGovernment-Mentoring am Beispiel der Stadt Husum
eGovernment Mentoring bietet Unterstützung und Begleitung bei der Einführung von enaio®. Dies umfasst die interne Positionierung, die Projektdurchführung, die Abfolge der enaio®-Lösungen (ASV, Fachablagen, Zentraler Posteingang, Mitzeichnungsworkflow) und die Überführung analoger in digitale Prozesse. Das Change Management sorgt für eine reibungslose Anpassung der Beteiligten. Fachliche Unterstützung gibt es bei Aktenplan und Berechtigungskonzept. Die Vorgehensweise wird am Beispiel der Stadt Husum erläutert.
15:15 Uhr Ersetzendes Scannen – Auf dem Weg zum papierarmen Büro
16:00 Uhr Vertrauensdienste als Grundlage für eine nachhaltige Digitalisierung
Mit Vertrauen die Zukunft der Digitalisierung gestalten: Ein Blick auf die Rolle von Vertrauensdiensten und die wegweisende eIDAS-Verordnung. In einer zunehmend vernetzten Welt ist Vertrauen der Schlüssel zum Erfolg. Erfahren Sie, wie der bewusste Einsatz von Vertrauensdiensten den Grundstein dafür legt und wie die eIDAS-Verordnung mit einem einheitlichen Rechtsrahmen Sicherheit und Verlässlichkeit schafft. Tauchen Sie ein in die Welt der Standards und erfahren Sie, wie diese nicht nur die technische Interoperabilität fördern, sondern auch das Vertrauen der Nutzenden in die digitale Transformation stärken.
Main Stage (Niedersachsenhalle) – Tag 2
Donnerstag, 14. September 2023
10:00 Uhr Begrüßung
10:15 Uhr Alles im Workflow – Der Personalratsworkflow bei der Stadt Hattingen
Die Lösung liegt in der Nutzung des Standardworkflows der eVorgangsakte. Damit haben alle Mitarbeitenden, die mit der eVorgangsakte arbeiten, die Möglichkeit, bei Bedarf einen Workflow nach ihren Anforderungen zu erstellen. Darüber hinaus wurde festgestellt, dass sich durch die Nutzung des Standardworkflows der eVorgangsakte die Durchlaufzeit der Personalratsvorlage deutlich verkürzt hat. Dies führte zu einer Reduzierung des Aufwands und der notwendigen Tätigkeiten. Diese Veränderungen haben nicht nur zu einer Effizienzsteigerung in den Abläufen, sondern auch zu einer besseren Organisation und einem insgesamt reibungsloseren Ablauf im Personalratsworkflow beigetragen.
11:00 Uhr “Sag’s Regensburg”: Webbasierte Vorgangsbearbeitung und Verfügungen mit enaio® auf Basis von Dashlets und gruppenspezifischen Konfigurationen
Der Vortrag behandelt die ämterübergreifende Bearbeitung von Bürgeranliegen mit Hilfe von Online-Formularen, E-Mails und enaio® als zentraler Informationssammlung. Dabei wird auf die gestiegenen Anforderungen an die Integration mit anderen Systemen eingegangen. Anhand eines Beispiels wird das Zusammenspiel von Mitarbeiter:innen, Bürger:innen und Technik veranschaulicht. Verschiedene technische Komponenten werden vorgestellt, darunter anpassbare Konfigurationen für Gruppen, eine einheitliche Navigation unabhängig von Benutzerprofilen, die Verwendung von Templates und eine vereinfachte, webbasierte Benutzeroberfläche.
11:45 Uhr Bausteine digitaler Transformation – Wertschöpfung und Mehrwerte in Soltau
Thomas Körtge von der Stadt Soltau nimmt Sie mit hinter die Kulissen des Transformationsprozesses in Soltau. Von der Planung über die Organisation bis hin zum Bauen, Machen und Freuen führt er durch die einzelnen Etappen und Jahre. Lernen Sie von den Erfahrungen und Best Practices der Stadt Soltau.
12:30 Uhr Mittagspause
13:30 Uhr Vom Jagdschein bis zum Homeoffice-Antrag – Die Anbindung eines Formularservers an enaio® am Beispiel von XIMA
14:15 Uhr Einführung der ASV und hausweiter Ausbau der enaio® E-Akte bei der Stadt Langenfeld
Der Vortrag beleuchtet die aktuellen Entwicklungen in Langenfeld, insbesondere die erfolgreiche Einführung des Aktenplans und die Integration von enaio® in den Workflow. Es wird erläutert, wie die Stadt Langenfeld das Archiv- und Schriftgutmanagement (ASV) sowie die Fachablagen bis 2020 optimiert hat. Die Zukunftsstrategie und die Schritte ab 2021 zur effizienteren Nutzung der ASV und der Fachschränke werden detailliert dargestellt.
Es wird erläutert, wie die ASV die Grundlage für ein transparentes Informationsmanagement bildet und welche Vorteile sich daraus ergeben. Die Schulungsansätze für Mitarbeitende, die enaio® von der Basis bis zum Fortgeschrittenen erlernen möchten, werden vorgestellt. Dazu kommt ein Überblick über Archivschränke, ihre Einrichtung und ihren Beitrag zur Archivierung.
Das spannende Projekt der Anbindung des Stadtarchivs an enaio® und die damit verbundenen Vorteile werden erläutert. Es wird gezeigt, wie eine effektive interne Kommunikation den Erfolg von Digitalisierungsprojekten maßgeblich beeinflussen kann.
15:00 Uhr Raum für Fragen
ca. 15:30 Uhr Verabschiedung
Das komplette Programm als PDF zum Download
Mittwoch, 13. September 2023
Bis 10:00 Uhr Akkreditierung / Begrüßungskaffee
10:00 Uhr Begrüßung OPTIMAL SYSTEMS Hannover
Referenten: Jörg Huesmann, Geschäftsführer OPTIMAL SYSTEMS Hannover, Björn Wittneben, OPTIMAL SYSTEMS Hannover
10:30 Uhr Quo vadis, OPTIMAL SYSTEMS Gruppe
Referent: Gregor Wolf, CEO OPTIMAL SYSTEMS GmbH
11:15 Uhr Erfahrungen bei der Einführung der E-Akte in der Stadt Leipzig
Referentinnen: Carola Arnold, Stadt Leipzig & Carola Laube, Lecos GmbH
Im Vortrag geben Carola Arnold (Stadt Leipzig) und Carola Laube (Lecos GmbH) Einblicke in das fünfte Jahr des Einführungsprojektes E-Akte. Die E-Akte ist ein zentrales Element der Digitalisierung der Stadt Leipzig.
Carola Arnold berichtete über die erfolgreiche Einführung der E-Akte in den Fachämtern einschließlich des ersetzenden Scannens im Posteingang. Die E-Akte steigerte die Effizienz und Geschwindigkeit der Vorgangsbearbeitung und ermöglichte die Anbindung von Fachverfahren.
Carola Laube beleuchtet die Aufgaben und Herausforderungen bei der Einführung der E-Akte aus Sicht eines IT-Dienstleisters. Dabei geht sie auf die technische Infrastruktur, die Integration in IT-Systemen, die Zusammenarbeit und die Unterstützung der Mitarbeitenden ein.
Der Vortrag gibt Einblicke in die Einführung der E-Akte in Leipzig, zeigt Beispiele der Verwaltungsdigitalisierung und gibt Praxistipps für ähnliche Projekte.
12:00 Uhr Der intelligente Posteingang bei der Stadt Cuxhaven
Referent: Christian Berg, Stadt Cuxhaven
Erfahren Sie, wie die Stadt Cuxhaven mit modernster Technologie den herkömmlichen Posteingang revolutioniert hat. Entdecken Sie, wie ein zentrales Scannen und das innovative Smartfix-System Dokumente automatisch zuordnen und den Workflow beschleunigen. Unser Gastreferent Christian Berg gibt Ihnen einen exklusiven Einblick in die Postverteilung – von der Abteilung bis zum Mitarbeitenden und in die entsprechende Akte. Seien Sie Teil dieser spannenden Reise in die Zukunft der Posteingangsbearbeitung und verpassen Sie nicht die einmalige Gelegenheit, von den Best Practices der Stadt Cuxhaven zu lernen und Ihr Unternehmen voranzubringen.
12:45 Uhr Mittagspause
13:45 Uhr Wie eine kleine Gemeinde Großes leistet – Einführung von enaio® bei der Gemeinde Lahnau
Referent: Patrick Gnädig, Gemeinde Lahnau
Patrick Gnädig von der Gemeinde Lahnau skizziert in seinem Vortrag den Prozess von der Auswahl eines DMS bis zur Entscheidung und Einführung. Außerdem stellt er die Arbeit mit dem Geografischen Informationssystem INGRADA GIS vor.
14:30 Uhr Embedded Solutions – Dokumente direkt in enaio® bearbeiten und unkompliziert teilen
Referent: Roland Koller, ECMind GmbH
Herr Koller und Herr Wohlfeil stellen Ihnen die drei Software-Komponenten von enaio® vor: die Supervisor-Prozessteuerung, das Python-Framework und den WebDAV-Share. Außerdem werfen sie einen Blick auf die Komponenten “Embedded Office”, “Embedded Documents” und “Embedded Mailer”, die enaio® um weitere Funktionen erweitern.
15:15 Uhr Das digitale Kreishaus im Landkreis Osnabrück – OpenR@thaus und enaio® machen es möglich
Referenten: Henning Köster, ITEBO & Hendrik Menkhaus, Landkreis Osnabrück
Der Service für Bürger und Unternehmen steht im Fokus der Verwaltungsdigitalisierung; Vom ALG-Antrag bis zur Meldung von wildem Müll nehmen Verwaltungen zukünftig auch Anträge digital entgegen. Aber wie können die Anträge auch medienbruchfrei in der Verwaltung bearbeitet werden? Am Beispiel des OZG-Portals OpenR@thaus und des ECM-Systems enaio® zeigen der Landkreis Osnabrück und die ITEBO GmbH die technischen und organisatorischen Möglichkeiten für eine Verarbeitung digitaler Anträge ohne Mehraufwand.
16:00 Uhr Digitalisierung: E-Akte Best Practice der Universitätsstadt Gießen
Referentin: Anne Sophie Fröhlich, Stadt Gießen
Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren die Art und Weise, wie Städte und Organisationen arbeiten und kommunizieren, grundlegend verändert. Die Universitätsstadt Gießen teilt ihre Erfahrungen zur Einführung der E-Akte. Anne Sophie Fröhlich von der Stadt Gießen berichtet über die wichtigsten Meilensteine bis zum aktuellen Stand. Sie gibt Einblicke in die technische Infrastruktur und das methodische Vorgehen, das die Mitarbeitenden von der traditionellen Papierakte zur digitalen Akte geführt hat.
16:45 Uhr Abschluss
Referenten: Jörg Huesmann, Geschäftsführer OPTIMAL SYSTEMS Hannover, & Björn Wittneben, OPTIMAL SYSTEMS Hannover
Ab 18:00 Uhr Abendveranstaltung in der Glashalle
11:15 Uhr Von cleveren Vorlagen zu automatisierten Dokumenten: Der bidirektionale Austausch zwischen enaio® und SmartDocuments
Referent: Sven Buick, SmartDocuments GmbH
Was haben die alten Strategien der Samurai mit der Digitalisierung zu tun? Sven Buick, Head of Sales & Partnermanager der SmartDocuments Deutschland GmbH, begibt sich mit Ihnen auf das “Schlachtfeld” der Verwaltungsmodernisierung und stellt Ihnen ein smartes Tool vor, mit dem Sie Ihr Vorlagenmanagement professionalisieren und sich den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.
12:00 Uhr Posteingang professionell digitalisieren: 12 Kriterien für die perfekte Umsetzung am Beispiel einer Behörde
Referent: Axel Schlender, Kodak Alaris
Die professionelle Digitalisierung des Posteingangs für die e-Akte stellt einen entscheidenden Schritt in der Verwaltung dar. Hierbei können Arbeitsabläufe erheblich optimiert und gleichzeitig der Verwaltungsaufwand minimiert werden. Im Vortrag von Kodak Alaris erhalten Sie einen Einblick in erfolgreich umgesetzte Posteingangsprozesse bei Behörden und erfahren, welche Faktoren bei der Digitalisierung der Eingangspost, einschließlich der Berücksichtigung von TR-Resiscan, zu beachten sind.
12:45 Uhr Mittagspause
13:45 Uhr enaio® 11: Neue Funktionen für Ihren Erfolg
Referentin: Katharina Hoffmeister, OPTIMAL SYSTEMS Hannover
In diesem Vortrag geht Katharina Hoffmeister, OPTIMAL SYSTEMS Hannover, auf die Neuerungen der Version 11.0 ein. Neben neuen Funktionen im Client und Webclient, wird auch die Administration näher beleuchtet. Der Fokus liegt hierbei auf dem im enaio® administrator, editor und servicemanager.
14:30 Uhr Zukunftsweisende Schnittstellenentwicklung: Entdecken Sie die neuesten Entwicklungen und Innovationen
Referent: Florian Strüber, OPTIMAL SYSTEMS Hannover
15:15 Uhr XJustiz Exporter – der Weg zur vereinfachten Gerichtskommunikation
Referent: Florian Strüber, OPTIMAL SYSTEMS Hannover
16:00 Uhr Systemoptimierung
Referent: Oliver Loos, OPTIMAL SYSTEMS Hannover
In der Welt der Systeme gibt es kein “One-Size-Fits-All”. Jede Öffentliche Verwaltung hat ihre eigenen Herausforderungen und Bedürfnisse. In diesem Vortrag möchte Oliver Loos von OPTIMALA SYSTEMS Hannover den Horizont für mögliche Verbesserungsansätze erweitern. Dabei skizziert er ein ‘Idealsystem’, das als Maßstab für die Realität dient. Der Vortrag richtet sich an alle, die an effizienteren und leistungsfähigeren Systemen interessiert sind, egal ob DMS-Spezialist:in oder Einsteiger:in.
11:15 Uhr Von der Papierakte zur digitalen Planbearbeitung – Aktendigitalisierung am Beispiel der Bauakte
Referent: Stefan Messner, di.unit GmbH
Durch die Digitalisierung von Bauakten werden physische Dokumente in digitale Formate überführt, wodurch die Sicherheit und Verfügbarkeit erhöht werden. Die Aktenablage in enaio® ermöglicht eine strukturierte und effiziente Verwaltung der digitalen Bauakten. Mit Hilfe des “LinkBase Bauakten Viewers” können die Projektbeteiligten einfach und schnell mit den digitalen Akten und Plänen arbeiten, was die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch erleichtert. Diese nahtlose Kombination optimiert den Bauprozess, reduziert den Papierverbrauch und steigert die Effizienz im gesamten Bauprojekt
12:00 Uhr Komplettieren Sie den Einsatz von enaio® mit zukunftssicheren Kommunikations- und Signaturlösungen
Referentin: Britta Böving, FP Digital Business Solutions
Signaturen werden in der Praxis eingesetzt, um die Echtheit und Verbindlichkeit von Dokumenten zu gewährleisten. Sie dienen der Bestätigung von Zustimmung oder Identität. In der digitalen Welt kann dies elektronisch durch digitale Signaturen erfolgen. Signaturen sind wichtig in Verträgen, Vereinbarungen und sogar in geschäftlichen E-Mails. Durch die Signatur wird die Authentizität bestätigt, die Integrität geschützt und die Rechtsverbindlichkeit hergestellt.
12:45 Uhr Mittagspause
13:45 Uhr Ihre Archiv- und Backupdaten im Rampenlicht: Rechts-, ransomware- und zukunftssicher!
Referent: Timo Wetzel, iTernity
In unserer digitalen Welt sind Strafzahlungen und Ransomware-Angriffe Realität. Doch wie entstehen solche Angriffe, und welche Auswirkungen haben sie auf Unternehmen und Öffentliche Verwaltungen? Der Vortrag beleuchtet die Ursachen und Auswirkungen dieser Angriffe. Dazu gehört auch die Archivierung. Es ist eine weit verbreitete Annahme, dass Backups als Archivierung ausreichen. Dies ist jedoch ein gefährlicher Irrglaube. Erfahren Sie mehr über die gesetzlichen Vorschriften und Anforderungen an die Datenarchivierung.
Für diese Probleme bietet Iternity, seit 2007 Partner von Optimal Systems, als deutsches Unternehmen eine softwaredefinierte und revisionssichere Lösung für die Archivierung an.
14:30 Uhr eGovernment-Mentoring am Beispiel der Stadt Husum
Referent:innen: Patricia Strachotta, Kristin Hansen, Stadt Husum, & Petra Krunitsch, OPTIMAL SYSTEMS Hannover
eGovernment Mentoring bietet Unterstützung und Begleitung bei der Einführung von enaio®. Dies umfasst die interne Positionierung, die Projektdurchführung, die Abfolge der enaio®-Lösungen (ASV, Fachablagen, Zentraler Posteingang, Mitzeichnungsworkflow) und die Überführung analoger in digitale Prozesse. Das Change Management sorgt für eine reibungslose Anpassung der Beteiligten. Fachliche Unterstützung gibt es bei Aktenplan und Berechtigungskonzept. Die Vorgehensweise wird am Beispiel der Stadt Husum erläutert.
15:15 Uhr Ersetzendes Scannen - Auf dem Weg zum papierarmen Büro
Referent:innen: Nina Reh & Nils Faltenbacher, Lecos GmbH
In diesem Vortrag werden die zentralen Meilensteine des Projekts “Einführung des ersetzenden Scannens” der Stadt Leipzig dargelegt, wobei besonders auf die Erkenntnisse und Erfahrungen aus dem Einführungsprozess und der Implementierung eingegangen wird. Nachdem ein grundlegender Standard geschaffen wurde, wird zudem ein Ausblick auf die geplanten Weiterentwicklungen des Prozesses gegeben.
16:00 Uhr Vertrauensdienste als Grundlage für eine nachhaltige Digitalisierung
Referent: Markus Schuster, Procilon GmbH
Mit Vertrauen die Zukunft der Digitalisierung gestalten: Ein Blick auf die Rolle von Vertrauensdiensten und die wegweisende eIDAS-Verordnung. In einer zunehmend vernetzten Welt ist Vertrauen der Schlüssel zum Erfolg. Erfahren Sie, wie der bewusste Einsatz von Vertrauensdiensten den Grundstein dafür legt und wie die eIDAS-Verordnung mit einem einheitlichen Rechtsrahmen Sicherheit und Verlässlichkeit schafft. Tauchen Sie ein in die Welt der Standards und erfahren Sie, wie diese nicht nur die technische Interoperabilität fördern, sondern auch das Vertrauen der Nutzenden in die digitale Transformation stärken.
Donnerstag, 14. September 2023
10:00 Uhr Begrüßung
Referenten: Tobias Bisgwa, OPTIMAL SYSTEMS Hannover
10:15 Uhr Alles im Workflow – Der Personalratsworkflow bei der Stadt Hattingen
Referentin: Andrea Plewnia, Stadt Hattingen
Die Lösung liegt in der Nutzung des Standardworkflows der eVorgangsakte. Damit haben alle Mitarbeitenden, die mit der eVorgangsakte arbeiten, die Möglichkeit, bei Bedarf einen Workflow nach ihren Anforderungen zu erstellen. Darüber hinaus wurde festgestellt, dass sich durch die Nutzung des Standardworkflows der eVorgangsakte die Durchlaufzeit der Personalratsvorlage deutlich verkürzt hat. Dies führte zu einer Reduzierung des Aufwands und der notwendigen Tätigkeiten. Diese Veränderungen haben nicht nur zu einer Effizienzsteigerung in den Abläufen, sondern auch zu einer besseren Organisation und einem insgesamt reibungsloseren Ablauf im Personalratsworkflow beigetragen.
11:00 Uhr “Sag’s Regensburg”: Webbasierte Vorgangsbearbeitung und Verfügungen mit enaio® auf Basis von Dashlets und gruppenspezifischen Konfigurationen
Referent: Hans-Jürgen Sonnleitner, Stadt Regensburg
Der Vortrag behandelt die ämterübergreifende Bearbeitung von Bürgeranliegen mit Hilfe von Online-Formularen, E-Mails und enaio® als zentraler Informationssammlung. Dabei wird auf die gestiegenen Anforderungen an die Integration mit anderen Systemen eingegangen. Anhand eines Beispiels wird das Zusammenspiel von Mitarbeiter:innen, Bürger:innen und Technik veranschaulicht. Verschiedene technische Komponenten werden vorgestellt, darunter anpassbare Konfigurationen für Gruppen, eine einheitliche Navigation unabhängig von Benutzerprofilen, die Verwendung von Templates und eine vereinfachte, webbasierte Benutzeroberfläche.
11:45 Uhr Bausteine digitaler Transformation – Wertschöpfung und Mehrwerte in Soltau
Referent: Thomas Körtge, Stadt Soltau
Thomas Körtge von der Stadt Soltau nimmt Sie mit hinter die Kulissen des Transformationsprozesses in Soltau. Von der Planung über die Organisation bis hin zum Bauen, Machen und Freuen führt er durch die einzelnen Etappen und Jahre. Lernen Sie von den Erfahrungen und Best Practices der Stadt Soltau.
12:30 Uhr Mittagspause
13:30 Uhr Vom Jagdschein bis zum Homeoffice-Antrag – Die Anbindung eines Formularservers an enaio® am Beispiel von XIMA
Referenten: Christoph Ruppert-Preu & Felix Grohmann, Landkreis Schweinfurt
14:15 Uhr Einführung der ASV und hausweiter Ausbau der enaio® E-Akte bei der Stadt Langenfeld
Referent: Christian Lenzen, Stadt Langenfeld
Der Vortrag beleuchtet die aktuellen Entwicklungen in Langenfeld, insbesondere die erfolgreiche Einführung des Aktenplans und die Integration von enaio® in den Workflow. Es wird erläutert, wie die Stadt Langenfeld das Archiv- und Schriftgutmanagement (ASV) sowie die Fachablagen bis 2020 optimiert hat. Die Zukunftsstrategie und die Schritte ab 2021 zur effizienteren Nutzung der ASV und der Fachschränke werden detailliert dargestellt.
Es wird erläutert, wie die ASV die Grundlage für ein transparentes Informationsmanagement bildet und welche Vorteile sich daraus ergeben. Die Schulungsansätze für Mitarbeitende, die enaio® von der Basis bis zum Fortgeschrittenen erlernen möchten, werden vorgestellt. Dazu kommt ein Überblick über Archivschränke, ihre Einrichtung und ihren Beitrag zur Archivierung.
Das spannende Projekt der Anbindung des Stadtarchivs an enaio® und die damit verbundenen Vorteile werden erläutert. Es wird gezeigt, wie eine effektive interne Kommunikation den Erfolg von Digitalisierungsprojekten maßgeblich beeinflussen kann.
15:00 Uhr Raum für Fragen
OPTIMAL SYSTEMS Hannover
ca. 15:30 Uhr Verabschiedung
Das komplette Programm als PDF zum Download
Tauchen Sie ein in die Welt der Digitalisierung des Public Sektors!
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Melden Sie sich bis zum 31. Mai an und sichern Sie sich Ihren Platz für 239 € (netto). Wir nehmen Sie mit auf Ihre zweitägige Digitalisierungsreise – umgeben von Gleichgesinnten erweitern Sie Ihren Digitalisierungshorizont und füllen Ihren mentalen Bildschirm mit sinnvollen Umsetzungsideen für Ihren Behördenalltag.
Sobald ein Vortrag beginnt, können Sie hier die dazugehörigen Folien als PDF herunterladen.
Regular-Ticket 259 € (netto): verfügbar ab dem 1. Juni
Rechnungsstellung erfolgt nach Veranstaltungsende.
Stornierungsbedingungen: kostenfrei bis drei Wochen vor Veranstaltungsbeginn
Wir unterstützen Sie gern bei der Planung eines rundum bequemen Aufenthalts während unserer Veranstaltung. Nutzen Sie gern eine unserer nachfolgenden Hotelempfehlungen.
Tauschen Sie sich mit exklusiven Partnern von OPTIMAL SYSTEMS Hannover in der Niedersachsenhalle aus.
Bis wann kann ich mein Ticket kostenfrei stornieren?
Sie können Ihr Ticket bis drei Wochen vor Veranstaltungsbeginn kostenfrei stornieren.
Hat mein Ticket für beide Tage Gültigkeit?
Ja, Ihr Ticket ist für beide Veranstaltungstage gültig, inkl. Abendveranstaltung.
Muss ich mich zur Abendveranstaltung extra anmelden?
Mit dem Erwerb eines Tickets sind Sie automatisch zur Abendveranstaltung am 13. September angemeldet.
Wie komme ich zum Veranstaltungsort?
Alle wichtigen Informationen zur Anfahrt finden Sie hier: https://www.hcc.de/besucher/anfahrt-parken/
Kann ich die Veranstaltung digital verfolgen?
Die AKOS 2023 findet ausschließlich in Präsenz statt. Es wird keine Live-Übertragung geben.
Kann ich mein Gepäck mitnehmen?
Ja, Sie können Ihr Gepäck an der Garderobe abgeben.
Offene Fragen: An wen kann ich mich wenden?
Sie können sich jederzeit an Ihre Ansprechpartner*innen im Vertrieb wenden oder direkt an: akos.hannover@optimal-systems.de.
Wann beginnt die Veranstaltung und wann endet sie?
Die Tagung findet am 13. September von 10:00 Uhr – 17:00 Uhr statt. Die Abendveranstaltung beginnt um 18:00 Uhr und endet um 00:00 Uhr. Am 14. September beginnt die Tagung ebenfalls um 10:00 Uhr und endet ca. 15:00 Uhr.
Die AKOS 2023 wird veranstaltet von OPTIMAL SYSTEMS Hannover, einem Teil von KYOCERA.
KYOCERA Document Solutions Inc. ist ein weltweit führender Anbieter von Gesamtlösungen für die Dokumentenverarbeitung. Das Unternehmen mit Sitz in Japan gehört zu den weltweit größten börsennotierten Unternehmen und ist auf der jüngsten Liste “The World’s 100 Most Sustainably Managed Companies” des Wall Street Journal aufgeführt. Mehr erfahren.
OPTIMAL SYSTEMS is a
Group company of
Kyocera Document Solutions.
