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Lösung: Das Büro der Zukunft kennt kein Papier

enaio® für das Dokumenten­management nutzen

Dokumente digital verwalten mit enaio®

Schaffen Sie Ihr papierloses Büro! Das Dokumenten­management in enaio® regelt die Erstellung von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art sowie deren Bearbeitung, Zugriff und Austausch zwischen verschiedenen Personen. So wird der Informationsfluss und das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen effektiv gesteuert und organisiert. Sie und Ihre Mitarbeiter können jederzeit zweifelsfrei nachvollziehen, wer etwas wann an welchen Dokumenten geändert hat. Zudem können Sie problemlos Workflows einrichten und flexibel anpassen.

  • Verwalten sämtlicher Daten, Informationen und Dokumente in einer DMS Plattform für ein modernes Wissensmanagement
  • Kontextbezogene Ablage und Archivierung mittels intelligenter Objekte und elektronischer Akten
  • Umfassende Recherche­möglich­keiten, Versionierung und Funk­tionen für Collaboration
  • Unterstützt tiefgehende Inte­gration mit Fach­anwendungen und Mobile Working
  • Hohe Sicherheits­standards bei Zugriffen und Berechtigungen
  • Unterstützung mehrerer Sprachen (Unicode-Fähigkeit)
Elektronische Dokumente, Papierakten und Briefe
eine zentrale Ablage sorgt für Ordnung

Ganzheitliches Wissens­management

Dokumente über eine digitale Platt­form rundum professionell managen.

Bedarfs­orientierte Umsetzung

Maßgeschneidert auf Anforderungen und Bedürfnisse Ihrer Organisation

Nahtlose Integration

Einzigartige Vielfalt an Schnittstellen zu Office, ERP, Fach­anwendungen u. v. m.

Die Übersicht behalten

Digitale Akten, umfassende Such­komponenten, Vorschau- und Notizfunktion – alles in einem DMS.

Transparent bleiben

Die Dokumenten­historie gibt Auskunft über Bearbeiter und Änderungen – alles bleibt jederzeit einsehbar.

Stets informiert

Die Abonnement- und Wiedervorlage-Funktionen sorgen für perfekte Workflows – standortübergreifend.

Dokumente und Informationen zentral verwalten

Wie nutzt man E-Akten mit einem DMS?

Das DMS enaio® verwaltet alle Infor­mationen und hierarchische Ablage­­strukturen auf einer zentralen Dokumenten­management-Platt­form. Aus unter­schiedlichen Dokument- und Dateitypen entstehen dabei „intelli­gente Objekte“, die wiederum zu elek­tronischen Akten zusammen­gefasst werden.

In den E-Akten werden die vorhandenen Infor­mationen kontext­bezogen verwaltet, un­abhängig von ihrem Ursprung gefiltert, neu zusammen­gestellt, mit anderen Systemen ausgetauscht und für jeden berechtigten Mit­arbeiter nutzbar gemacht – unabhängig davon, wann und von wo aus der Zugriff erfolgen soll.

  • Eine zentrale Plattform für digitales Dokumenten­management

  • Bündeln der Informationen in elektronischen Akten

  • Einfaches Verwalten von Meta­daten, Dokument- und Dateitypen im entsprechenden Kontext

  • Integrierte Inhalts­vorschau zur Dokumentenanzeige

  • Vollständiges Vermeiden von Medienbrüchen

  • Integrierte BPM-, Groupware- und Collaboration-Funktionen

  • Visualisieren unter­schiedlichster Ordnungsstrukturen

Wie kann man digitale Dokumente erstellen und bearbeiten?

enaio® bietet zahlreiche Möglich­keiten für den produktiven Umgang mit elek­tronischen Dokumenten. So ist z. B. das Office-Paket von Microsoft 365 über eine Schnitt­stelle angebunden. Durch diese Integration können enaio®-Benutzer Office-365-Dokumente alleine und gemeinsam in enaio® erstellen, bearbeiten und die Änderungen direkt im enaio®-Ordnungssystem ablegen.

Dank eines ausgeklügelten Versions­­managements ist sichergestellt, dass enaio®-Anwender immer an der aktuellen Version eines Dokumentes arbeiten. Zudem können Sie Meta­daten, Text­bausteine oder andere Elemente aus enaio® voll­auto­matisch in das zu bear­beitende Dokument übernehmen – von Akten, Registern, Dokumenten, Dokument­teilen, Tabellen oder Bildern.

  • Erstellen und Bearbeiten von Microsoft Office 365-Dokumenten direkt in enaio®

  • Umfassendes Versions­management

  • Integrierte Vorlagenverwaltung inkl. automatischer Daten­übernahme

  • Integrierte Inhalts­vorschau zur Dokumentenanzeige

  • Check-out/Check-in zur Vermeidung von Doppel­bearbeitung

  • Einfaches Anlegen von Notizen und virtuellen Folien

  • Optional: Dokumente scannen & Klassifizieren eingehender Dokumente und Belege

Wie kann man mit enaio® Informationen recherchieren und teilen?

Dokumente mit enaio® zu verwalten sorgt für ein effizientes Dokumenten­­management. Das umfasst neben der intelli­genten Recherche von Infor­mationen und Dokumenten auch deren gezieltes Weiterleiten und Verteilen. Für die Recherche stehen sowohl einfache als auch komplexe DMS-Funktionen zur Verfügung, angefangen bei der Ein-Klick-Volltextsuche über kombinierte bis hin zu Experten-Anfragen über mehrere Objekt­typen oder Hierarchie­ebenen. Die Such­ergebnisse werden über­sichtlich in Treffer­listen dargestellt und können nach­träglich weiter eingegrenzt werden.

  • Schnelle, gezielte Informations­­suche über Index, Volltext, Ablage­struktur, Treffer­listen

  • Gezieltes Verteilen von Dokumenten über digitale Workflows zur Freigabe und Bearbeitung

  • Internes Versenden von Dokument-Links

  • Externes Versenden von Dokumenten per E-Mail (nativ, als PDF oder ZIP)

  • Wiedervorlage als auto­matische Erinnerungsfunktion

  • Abonnement zur auto­matischen Erinnerung über Arbeitsschritte, Neu­anlage oder Änderungen von Objekten

enaio®-Schnittstellen – zertifizierte Vielfalt

Ihre Info­rmationen können Sie einfach über digitale Workflows, mittels interner Links auf die Dokumente im ECM-System oder nach extern als E-Mail-Anhänge verteilen – an andere enaio®-Anwender, Mitarbeiter oder auch Partner. Praktische Erinner­ungs­­tools wie Wieder­vorlagen und Abonnements entlasten Ihre Mitarbeiter zusätzlich. Auf diese Art professio­nalisieren Sie Ihr Wissens­management nachhaltig – und digital.

  • Einfaches oder revisions­sicheres Archivieren von Informationen und Doku­menten

  • Eindeutige Herkunfts- und Authentizitätsnachweise mittels Einbindung einer elektronischen Signatur

  • Klare Regelung von Zugriffen & Berechtigungen im Netzwerk

  • Umfassende Protokollierung von Bearbeitungshistorien und Prozessen

Wie kann man digitale Dokumente archivieren und schützen?

Die Ablage von Infor­mationen und Doku­menten in enaio® entspricht bereits einer einfachen Archi­vierung. Sollen Infor­mationen langfristig aufbewahrt und ein reibungsloser Workflow gewährleistet werden, bietet sich die revisions­­sichere Archivierung an. Sie garantiert das Ein­halten aller relevanten Gesetze und Richt­linien hinsichtlich Beweis- und Revisions­sicherheit, Doku­mentations­echtheit und Aufbewahrungsfristen.

enaio® unterstützt Sie so zuverlässig bei der Einhaltung von bestehenden Anforderungen bezüglich IT-Compliance bzw. GoBD im Rahmen Ihres Doku­menten­managements.

Realisieren Sie mit enaio® Ihr papier­loses Büro – und optimieren Sie Ihr Wissens­management!

  • Zahlreiche Schnittstellen zu ERP, Groupware, Mail, CRM und anderen Fachsystemen

  • Abbilden von Posteingängen direkt in enaio®

  • Direktes Ablegen und Ver­walten von E-Mails in enaio® aus Outlook & Co.

  • Deutliche Entlastung externer Systeme durch Auslagern von Daten und Dokumenten

  • Anzeige von Informationen im Kontext aus dem führenden System heraus

  • Zahlreiche Import- und Export­­funktionen

Mehr als 2.000 enaio® Kunden – das ist einer von ihnen

St. Galler Kantonalbank

Die St. Galler Kantonalbank (SGKB) hat ein neues, leistungsfähiges Dokumenten-Management-System eingeführt, das modernsten Ansprüchen genügt.

Entscheidend war, dass Dokumenten­management, Archi­vierung und Work­flow in einem Produkt integriert sind.

Stefan Antholzer, IT-Leiter, Flottweg GmbH

Wir verhindern über das DMS, dass ein und dasselbe Dokument in verschiedenen Formaten und an verschiedenen Stellen im System ab­gelegt oder gar mehrfach ausgedruckt und in Papierform weiter­gegeben wird.

Peter Kühne, Geschäftsführer, Lecos GmbH

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  • Infoblatt zum Thema „Dokumentenmanagement mit enaio®”

  • Unsere Referenzstory: ADAC Hansa nutzt enaio®

  • Anwenderbericht von Zeppelin Baumaschinen