Software für Macher.
  • Personalmanagement und ECM

    Prozesse effizienter gestalten für und mit den Mitarbeitern

    Personalmanagement mit ECM von OPTIMAL SYSTEMS

Mitarbeiter sind das wichtigste Potenzial eines Unternehmens. Nur durch ein umfassendes Personalmanagement kann es gelingen, alle Ressourcen voll auszuschöpfen. Zu seinen Aufgaben gehören das Anfertigen und Verwalten von Verträgen, Vorstellungsgespräche, das Erstellen von HR-Dokumenten wie Anschreiben und Zeugnissen oder die Pflege sämtlicher Personaldokumente.

Die ECM-Software enaio® unterstützt Ihre Personalabteilung in allen Belangen eines effektiven Personalmanagements. Zentraler Baustein ist die digitale Personalakte, welche sämtliche mitarbeiterspezifischen Informationen (z. B. Personaldaten, Zeugnisse, E-Mails, Fotos, Verträge, Daten aus der Lohnbuchhaltung, Urlaubsverwaltung, Beurteilungen, Bewerbungsunterlagen etc.) verwalten kann.

Wahres ECM ist begleitend. Unternehmensweit.

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Personalprozesse mit enaio® managen
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Schneller Informationsüberblick durch digitale Personalakten für sämtliche Personaldaten/-dokumente

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Vielzahl an ECM-Funktionen für das effiziente Managen verschiedener Personalprozesse

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Verbesserte Zusammenarbeit durch abteilungsübergreifende Verfügbarkeit personalrelevanter Daten und Dokumente

Personalmanagementprozesse optimieren

  • In der Personalabteilung werden mit unserer ECM-Lösung im automatisierten Posteingang Dokumente automatisch erfasst, verschlagwortet und in der richtigen Personalakte abgelegt. Die Möglichkeiten zum Vorlagen- und Formularverwaltung in enaio® unterstützen Sie in der Personalverwaltung und sorgen dafür, dass allen berechtigten Mitarbeitern stets die aktuellen Dokumentenversionen (z. B. für Bewerbungen, Zeugnisse, Datenschutzerklärung, Personalbogen, Genehmigungen u. a.) vorliegen.

  • Vielfach erfolgt heutzutage die Kommunikation mit den Mitarbeitern per E-Mail. Das ECM-System sorgt für die automatische Zuordnung von E-Mails im entsprechenden Geschäftskontext. Das verhindert die doppelte Ablage von E-Mails oder Anhängen. Sämtliche E-Mails zu einer Person oder zu einem Vorgang stehen auf Knopfdruck zur Verfügung – unabhängig vom Arbeitsplatz. Bei Stellenausschreibungen können E-Mails in im ECM-System Workflows auslösen (z. B. Bewerbungs-, Einstellungs- oder Laufzettelworkflows).

  • Die mobilen Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS ermöglichen Ihnen die Aktualisierung Ihrer Personalakten direkt im Mitarbeitergespräch. Über die Portalintegration von OPTIMAL SYSTEMS lassen sich Mitarbeiterlisten mit Organisationstrukturen u. a. verbinden und via Intranet oder Internet publizieren. Die revisionssichere Archivierung sämtlicher Personaldaten, -dokumente und -entscheidungen kann z. B. bei Rechtsstreitigkeiten oder Audits von entscheidender Bedeutung sein.

Key Features

  • Digitale Personalakte für mitarbeiterspezifische Informationen
  • Automatisierter, digitaler Posteingang inkl. Erfassung, Indexierung und Klassifizierung der Eingangspost
  • Vorlagen-/Formularmanagement, z. B. für Personalbogen
  • Digitale Workflows, u .a. für automatische Weiterleitung von Dokumenten
  • Integriertes Vertragsmanagement
  • Versionsverwaltung, Wiedervorlage- und Abonnementfunktionen
  • Schnittstellen zu Fachsoftware wie ERP-Systeme, HR- oder Lohnbuchungssystemen
  • Filter-/Recherchemöglichkeiten und statistische Auswertungen

Digitale Personalakte – Personalprozesse einfach zum Laufen bringen

Effektiv unterstützt von der Bewerbung bis zur Bonusauszahlung: Die digitale Personalakte von OPTIMAL SYSTEMS bündelt alle Ihre Mitarbeiterunterlagen, verwaltet sie revisionssicher und verknüpft sie mit den Stammdaten der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Optimal ergänzt werden die Standardfunktionen durch die Einbindung digitaler Workflows.

Darüber können Sie die Personalakten mit Bewerbungs-, Dienstreise- oder Urlaubsgenehmigungsworkflows koppeln – und so die Personalprozesse Ihrer HR-Abteilung nochmals beschleunigen.

Vorteile

  • Einheitliche, revisionssichere Verwaltung von Personaldokumenten und -prozessen
  • Unternehmensweiter Zugriff auf wichtige Personalinformationen
  • Klare Regelung der Zugriffsrechte mit variabler Abstufung
  • Personal-, Bewerbungs-, Einstellungs- und Urlaubsworkflows
  • Transparenz bei der Personalplanung durch Skillprofile, Zeugnisverwaltung
  • Enge Anbindung an Microsoft Office und integrierte Vorlagenverwaltung

Vorzüge des Personalmanagements mit ECM

Verbesserte Zusammenarbeit durch abteilungsübergreifende Verfügbarkeit personalrelevanter Daten und Dokumente

Arbeitserleichterung und Zeitersparnis durch automatisierte Posteingangsbearbeitung

Schnellerer Informationsüberblick durch digitale Personalakten für sämtliche Personaldaten/-dokumente

Prozessbeschleunigung durch digitale Workflows

Sicherheit durch Nachvollziehbarkeit von Personalentscheidungen aufgrund lückenloser Protokollierung aller Prozesse und durch elektronische Signaturen

Erweitertes Funktionsspektrum und komfortabler Datenaustausch durch Schnittstellen zu HR-Systemen

Revisionssichere Archivierung von Personaldokumenten

Das sagen unsere Kunden

In den Videos unserer Anwenderinterviews finden Sie die Kundenstimmen zu verschiedenen Themen, unter anderem Personalmanagement und Personalakte. Vertreten sind unsere Kunden Zeppelin Baumaschinen GmbH, das Universitätsklinikum Frankfurt und die Immanuel Klinik Rüdersdorf.

Referenzen zum Personalmanagement mit OPTIMAL SYSTEMS

BT Berlin Transport - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Immanuel Diakonie - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Goldhofer AG - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Gries Deco Company - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Häcker Küchen - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Mediengruppe Pressedruck - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Zweckverband Ostholstein - ECM-Referenzkunde
MVV Energie - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS

Experteninfos für das Personalmanagement mit enaio®

Software von OPTIMAL SYSTEMS unterstützt Ihre HR in vielfältiger Weise. Wie genau es in der Praxis funktioniert, erfahren Sie in unserem kostenfreien Infopaket oder bei einer persönlichen Präsentation mit unseren ECM-Experten.

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