• Personalmanagement und ECM

    Prozesse effizienter gestalten für und mit den Mitarbeitern

    Personalmanagement mit ECM von OPTIMAL SYSTEMS

Mitarbeiter sind das wichtigste Potenzial eines Unternehmens. Nur durch ein umfassendes Personalmanagement kann es gelingen, alle Ressourcen voll auszuschöpfen. Zu seinen Aufgaben gehören das Anfertigen und Verwalten von Verträgen, Vorstellungsgespräche, das Erstellen von HR-Dokumenten wie Anschreiben und Zeugnissen oder die Pflege sämtlicher Personaldokumente.

Die ECM-Software enaio® unterstützt Ihre Personalabteilung in allen Belangen eines effektiven Personalmanagements. Zentraler Bausteine sind die digitale Personalakte und die Bewerberakte, welche sämtliche mitarbeiterspezifischen Informationen (z. B. Personaldaten, Zeugnisse, E-Mails, Fotos, Verträge, Daten aus der Lohnbuchhaltung, Urlaubsverwaltung, Beurteilungen, Bewerbungsunterlagen etc.) verwalten können.

Mehr Übersicht
  • Schnellerer Informationsüberblick
  • Abteilungsübergreifende Verfügbarkeit von Daten und Dokumente
Mehr Sicherheit
  • Revisionssichere Archivierung
  • Lückenloser Protokollierung aller Prozesse
Mehr Effektivität
  • Prozessbeschleunigung und Automatisierung durch digitale Workflows
  • komfortabler Datenaustausch durch Schnittstellen zu HR & Lohnbuchhaltung

Personalmanagementprozesse optimieren

  • In der Personalabteilung werden mit unserer ECM-Lösung im automatisierten Posteingang Dokumente automatisch erfasst, verschlagwortet und in der richtigen Personalakte abgelegt. Die Möglichkeiten zum Vorlagen- und Formularverwaltung in enaio® unterstützen Sie in der Personalverwaltung und sorgen dafür, dass allen berechtigten Mitarbeitern stets die aktuellen Dokumentenversionen (z. B. für Bewerbungen, Zeugnisse, Datenschutzerklärung, Personalbogen, Genehmigungen u. a.) vorliegen.

  • Vielfach erfolgt heutzutage die Kommunikation mit den Mitarbeitern per E-Mail. Das ECM-System sorgt für die automatische Zuordnung von E-Mails im entsprechenden Geschäftskontext. Das verhindert die doppelte Ablage von E-Mails oder Anhängen. Sämtliche E-Mails zu einer Person oder zu einem Vorgang stehen auf Knopfdruck zur Verfügung – unabhängig vom Arbeitsplatz. Bei Stellenausschreibungen können E-Mails in im ECM-System Workflows auslösen (z. B. Bewerbungs-, Einstellungs- oder Laufzettelworkflows).

  • Die mobilen Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS ermöglichen Ihnen die Aktualisierung Ihrer Personalakten direkt im Mitarbeitergespräch. Über die Portalintegration von OPTIMAL SYSTEMS lassen sich Mitarbeiterlisten mit Organisationstrukturen u. a. verbinden und via Intranet oder Internet publizieren. Die revisionssichere Archivierung sämtlicher Personaldaten, -dokumente und -entscheidungen kann z. B. bei Rechtsstreitigkeiten oder Audits von entscheidender Bedeutung sein.

Key Features

  • Digitale Personalakte für mitarbeiterspezifische Informationen
  • Automatisierter, digitaler Posteingang inkl. Erfassung, Indexierung und Klassifizierung der Eingangspost
  • Vorlagen-/Formularmanagement, z. B. für Personalbogen
  • Digitale Workflows, u .a. für automatische Weiterleitung von Dokumenten
  • Integriertes Vertragsmanagement
  • Versionsverwaltung, Wiedervorlage- und Abonnementfunktionen
  • Schnittstellen zu Fachsoftware wie ERP-Systeme, HR- oder Lohnbuchungssystemen
  • Filter-/Recherchemöglichkeiten und statistische Auswertungen

Digitale Personalakte – Personalprozesse einfach zum Laufen bringen

Effektiv unterstützt von der Bewerbung bis zur Bonusauszahlung: Die digitale Personalakte von OPTIMAL SYSTEMS bündelt alle Ihre Mitarbeiterunterlagen, verwaltet sie revisionssicher und verknüpft sie mit den Stammdaten der Fachanwendungen für Lohn- und Gehaltsabrechnung. Mit enaio® lassen sich alle Unterlagen in der elektronischen Bewerberakte übersichtlich verwalten und die einzelnen Etappen der Arbeitsprozesse komfortabel im System planen. Sachbearbeitern können außerdem
mit Vorlagen und Serienbrieffunktionen, die Korrespondenz mit den Kandidaten unkompliziert erledigen.

Optimal ergänzt werden die Standardfunktionen durch die Einbindung digitaler Workflows. Darüber können Sie die Personalakten auch mit Dienstreise- oder Urlaubsgenehmigungsworkflows koppeln – und so die Personalprozesse Ihrer HR-Abteilung nochmals beschleunigen.

Vorteile

  • Einheitliche, revisionssichere Verwaltung von Personaldokumenten und -prozessen
  • Unternehmensweiter Zugriff auf wichtige Personalinformationen
  • Klare Regelung der Zugriffsrechte mit variabler Abstufung
  • Personal-, Bewerbungs-, Einstellungs- und Urlaubsworkflows
  • Transparenz bei der Personalplanung durch Skillprofile, Zeugnisverwaltung
  • Enge Anbindung an Microsoft Office und integrierte Vorlagenverwaltung

Referenzen zum Personalmanagement mit OPTIMAL SYSTEMS

BT Berlin Transport - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Immanuel Diakonie - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Goldhofer AG - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Häcker Küchen - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Mediengruppe Pressedruck - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Zweckverband Ostholstein - ECM-Referenzkunde
Antenne Bayern - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Feinguss Blank - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Logo_Hahne_Holding_Gmbh
Logo Stadt Jena

Das sagen unsere Kunden

In den Videos unserer Anwenderinterviews finden Sie die Kundenstimmen zu verschiedenen Themen, unter anderem Personalmanagement und Personalakte. Vertreten sind unsere Kunden Zeppelin Baumaschinen GmbH, das Universitätsklinikum Frankfurt und die Immanuel Klinik Rüdersdorf.

Experteninfos für das Personalmanagement mit enaio®

Software von OPTIMAL SYSTEMS unterstützt Ihre HR in vielfältiger Weise. Wie genau es in der Praxis funktioniert, erfahren Sie in unserem kostenfreien Infopaket oder bei einer persönlichen Präsentation mit unseren ECM-Experten.

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