Software für Macher.
  • Gelenkte Dokumente und ECM

    Informationen und Prozesse sichern durch das Unternehmen steuern

    Dokumente digital lenken mit ECM von OPTIMAL SYSTEMS

Die klassische, manuelle Verwaltung von Dokumenten und dazugehörigen dokumentenbasierten Prozessen stellt Unternehmen vor große Herausforderungen: Dokumente müssen angelegt und archiviert, Fristen und Gültigkeiten überwacht sowie die Dokument-Verfügbarkeit sichergestellt werden. Immer kürzer werdende Überarbeitungs- und Verteilungszyklen binden zunehmend personelle Ressourcen und logistischen Aufwand. Dokumente zu lenken ist ein komplexes Thema geworden und betrifft nicht nur das SOP-Management im regulierten Umfeld. ECM von OPTIMAL SYSTEMS ermöglicht es, Dokumente und Prozesse sicher zu lenken – digital, mehrstufig, zielsicher und über den Document Lifecycle hinweg.

Wahres ECM ist prozessoptimiert. Unternehmensweit.

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Dokumente lenken mit enaio® von OPTIMAL SYSTEMS
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Volle Kontrolle über den Dokumenten-Lebenszyklus

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Prozesse digital sichern und dokumentieren

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Dokumente sicher archivieren mit enaio®

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SOP-Management mit ECM für das regulierte Umfeld

Kontrolle über den Dokumenten-Lebenszyklus

Ein Dokument durchläuft in seinem gesamten Dasein eine Reihe von Schritten und Verfahren: Es wird erstellt, geprüft, genehmigt, verteilt, revisioniert, archiviert und lange Zeit später ggf. gelöscht. Mit ECM sind Sie in der Lage, diese Prozessschritte einfach durchzuführen und noch einfacher zu überwachen. Die Dokumente werden dabei ausschließlich papierlos verwaltet.

Die ECM-Software enaio® von OPTIMAL SYSTEMS bietet von sich bereits alle grundlegenden Funktionen, um jeden einzelnen Schritt des Zyklus abzubilden und zu automatisieren (Stichwort digitales Dokumentenmanagement mit ECM). Der gesamte Lifecycle erfüllt dabei die Anforderungen der Behörden und Unternehmens-Guidelines – ist also voll und ganz compliance-konform aufgebaut.

  • Bildet den Dokumenten-Lebenszyklus digital ab
  • Lenkt Dokumente compliance-konform
  • Stellt aktuelle, gültige Dokumente und Vorlagen an jedem Ort des Unternehmens bereit
  • Überwacht und sichert Fristen für Überarbeitung, Gültigkeiten etc.
  • Bietet eine integrierte Rollenverteilung für Zugriffsrechte
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enaio® vereinfacht Prozesse und spart Wege
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Lückenlose Protokollierung aller Vorgänge inkl. elektronische Signatur

Beschleunigt unternehmensweite Prozesse

Unterstützt den firmeninternen Wissenstransfer (Collaborative Working)

Automatische Verknüpfung mit anderen Prozessen, z. B. Change Management

Prozesse digital sichern und dokumentieren

Beim Lenken von Dokumenten kommt es vor allem auf optimal abgestimmte, lückenlos dokumentierte Prozesse an. Die in der ECM-Suite enaio® integrierten digitalen Workflows (Was ist Workflow-Management?) sorgen genau dafür. Über digitale Workflows werden Dokumente aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen an zuständige Personen automatisch gesendet, mehrstufig geprüft und abgelegt.

Verschiedene Prüfverfahren wie die elektronische Signatur und die Protokollierung der einzelnen Prozessschritte (Audit Trail) unterstützen die Erfüllung der Compliance-Anforderungen. Die ECM-Workflows lassen sich dabei flexibel einsetzen: für strukturierte bis individuelle Prozesse, die ständig an neue Bedingungen angepasst werden müssen. Ein zusätzlicher Vorteil der digitalen Form der Dokumentenlenkung: der unternehmensinterne Wissenstransfer wird angekurbelt.

Dokument sicher archivieren mit enaio®

Für behördliche Prüfungen ist eine konforme (Langzeit-)Archivierung und Lenkung von Dokumenten unerlässlich. Papierbasierte Dokumentprozesse bieten dafür wenig Kontrolle und Sicherheit. Mit ECM-Lösungen werden Dokumente nach dem Durchlaufen der einzelnen Workflows im PDF/A-Format revisionssicher archiviert. Und zwar solange, wie es die Gesetze vorschreiben: z. B. GxP-relevante Daten i. d. R. 10–15 Jahre. Nach Ablauf der Speicherfrist kann das Dokument dann automatisch gelöscht werden.

Bei der Archivierung werden auch ungültige Dokumentversionen konform abgespeichert – inkl. protokollierten Zugriffen. Durch die revisionssichere Dokumentation werden sämtliche geschäftsrelevanten Prozesse optimiert. Die detaillierte Änderungsverfolgung wird zudem durch Records Management über den gesamten Lebenszyklus wichtiger Dokumente erfüllt.

  • Dokumente und Prozesse revisionssicher archivieren
  • Aufbewahrungs- & Vernichtungsfristen einfach einhalten
  • Detaillierte Dokumenthistorie und ausgefeiltes Versionsmanagement
  • Leichtes Anbinden von Archiven, Schnittstellen und Submission Tools
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enaio®: konzipiert für Revisionssicherheit
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Best-Practice-Lösung für das regulierte Umfeld

Beliebig skalierbar und leicht auf veränderte Rahmenbedingungen anpassbar

OPTIMAL SYSTEMS erfüllt selbst die Qualifizierungsanforderungen GAMP Stufe 3–4

SOP-Management für das regulierte Umfeld

Die Dokumentkontrolle spielt in einem Umfeld eine besonders tragende Rolle: dem regulierten. Pharma- und Life-Sciences-Unternehmen unterliegen strengen gesetzlichen Auflagen und Standards. Für das SOP-Management im regulierten Bereich hat OPTIMAL SYSTEMS spezielle ECM-Lösungen entwickelt, die den hohen Anforderungen an Dokumentation und Prozesssicherheit vollauf gerecht werden.

OPTIMAL SYSTEMS entlastet Unternehmen als qualifizierter Lieferant, in dem es selbst ein Qualitätsmanagementsystem mit konformer Dokumentation führt, in welcher der Software Lifecycle und das Projektmanagement klar definiert sind. Die Softwarelösung liefert unter anderem vorgefertigte QM-Dokumente für die Validierung.

Gelenkte Dokumente mit ECM – immer den Kunden im Blick

Wolfgang Gleiniger

„ECM hilft unternehmensweite Abläufe zu optimieren, in dem es Prozesse strukturiert, standardisiert und somit vereinfacht.“

Wolfgang GleinigerEDV/Technik, Allergopharma GmbH & Co. KG
Urs Rösler

„Wir haben uns aufgrund der Leistungsfähigkeit für das Dokumenten-Management- und Archivsystem von OPTIMAL SYSTEMS entschieden.“

Urs RöslerLeiter Zentralarchiv, F. Hoffmann La Roche AG

Referenzen zu gelenkten Dokumenten mit OPTIMAL SYSTEMS

Gebr. Pfeiffer SE- ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Allergopharma - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Siloking - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Hugo Stinnes Schiffahrt - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Goethe Universität - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
DNB Banka - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Gries Deco Company - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Häcker Küchen - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS

Experteninfos für das Lenken von Dokumente

Software von OPTIMAL SYSTEMS unterstützt effizient beim Lenken von Dokumenten. Wie genau, sagt Ihnen unser unser kostenfreies Infopaket – oder zeigen Ihnen unsere ECM-Experten bei einer persönlichen Präsentation.

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