Software für Macher.
  • Qualifizierte elektronische Signaturen

    Das sichere Autogramm im Geschäftsalltag

    Elektronische Signaturen mit ECM von OPTIMAL SYSTEMS

Im Geschäftsleben müssen Dokumente, Entscheidungen und Prozesse oft sicher authentifiziert werden. Eine (qualifizierte) digitale Signatur sorgt genau dafür. Mit ihr lässt sich die Erstellung bzw. Bearbeitung von Dokumenten und Entscheidungen eindeutig einer Person zuordnen. Dabei ist die elektronische Unterschrift sicherer als eine herkömmliche auf Papier. Weder kann sie von einem Dokument auf ein anderes kopiert noch unbemerkt verändert oder gefälscht werden.

Mit dem Einbinden qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) in die ECM-Software enaio® von OPTIMAL SYSTEMS können Sie daher später jederzeit zweifelsfrei feststellen, wer der Absender eines bestimmten Dokumentes war und ob Daten durch Dritte manipuliert oder verfälscht wurden. Die dokumentenechte digitale Archivierung ist damit nur wenige Klicks entfernt.

Wahres ECM ist sicher. Unternehmensweit.

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Elektronische Signaturen mit enaio® von OPTIMAL SYSTEMS
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ECM von OPTIMAL SYSTEMS unterstützt verschiedene digitale Signaturarten.

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Mit der digitalen Unterschrift lassen sich Entscheidungsprozesse sicher nachweisen.

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E-Signaturen von OPTIMAL SYSTEMS unterstützen Sie bei der beweiswerterhaltenden Langzeitarchivierung von Dokumenten und Informationen.

Digitale Signatur-Arten

E-Signaturen können auf vielfältige Art und Weise zum Einsatz kommen. Entscheidend ist jeweils, welcher Geschäftsprozess bzw. Arbeitsvorgang betroffen ist – also z. B. eine Rechnungsfreigabe oder Kenntnisnahme – und welcher Grad an Sicherheit gewünscht ist. Die ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS unterstützt verschiedene Möglichkeiten der Signierung.

  • Fortgeschrittene oder einfach qualifizierte Signatur

    Wird dann eingesetzt, wenn nur berechtigte Personen bestimmte Arbeitsschritte ausführen sollen. Mit enaio® können z. B. Kenntnisnahmen von Mitarbeitern mit Software-Zertifikaten signiert werden. Bei Vorgangsschritten, die keine hohe rechtliche Relevanz besitzen, genügt eine einfache Passwortverifikation. Damit wird gewährleistet, dass der entsprechende Mitarbeiter persönlich den jeweiligen Schritt im System durchgeführt hat.

  • Qualifizierte elektronische Signatur mit Anwenderakkreditierung

    Bietet das höchstmögliche Maß an Sicherheit. Ein qualifiziertes elektronisches Zertifikat (§2 Nr. 7 SigG Signaturgesetz) belegt die Zusammengehörigkeit zwischen dem öffentlich bekannten Signaturprüfschlüssel und der Identität des Signaturschlüsselinhabers. Dafür wird das Zertifikat von einem vertrauenswürdigen Zertifizierungsdienstanbieter (§2 Nr. 8 SigG) signiert.

  • Einzel-, Mehrfach- und Stapelsignaturen

    Eignen sich für den variablen Einsatz. Mit Einzelsignaturen können einzelne Dokumente aus einer Trefferliste, einem Ordnerfenster oder einer Mappe heraus elektronisch signiert werden. Bei Mehrfachsignaturen kennzeichnen mehrere Anwender nacheinander dasselbe Dokument – bpsw. im Rahmen von Freigabe- oder Genehmigungs-Workflows auf Bereichsleiterebene. Bei der Stapelsignatur unterschreibt eine Person mehrere Dokumente mittels PIN-Eingabe. Hierfür werden spezielle Karten benötigt, z. B. Multicard.

  • Massensignatur

    Erzeugt elektronische Signaturen für große Dokumentenmengen automatisch, also ohne PIN-Eingabe. Dafür werden gescannte Dokumentenstapel in PDF konvertiert und die Signatur eingebettet. Die Massensignatur eignet sich insbesondere im Rahmen diverser Scan-Szenarien. Durch den flexiblen Einsatz von Zertifikaten können fortgeschrittene, qualifizierte oder einfach qualifizierte Signaturen mit Anbieterakkreditierung eingesetzt werden. Für das Anbringen qualifizierter elektronischer Signaturen benötigen Sie eine entsprechende Massensignaturkarte.

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enaio® optimiert Prozesse und Arbeitsabläufe
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Sicherer Nachweis von Freigabeprozesses oder Willenserklärungen

Rechtskonforme Freigabe-, Genehmigungs- oder Kenntnisnahme-Prozesse

Präzise Zuweisung von Verantwortlichkeiten als Basis für ein effektives Qualitätsmanagement

Detaillierte Protokollierung aller Workflowvorgänge

Entscheidungsprozesse sicher nachweisen

Als besonders nützlich erweisen sich qualifizierte elektronische Signaturen in elektronischen Workflows. Mit ihnen lassen sich Freigabeprozesse oder Willenserklärungen nachträglich sicher nachweisen: welcher Bearbeiter z. B. welchen Schritt autorisiert oder welches Dokument verfasst hat. Für rechtskonforme Freigabe-, Genehmigungs- oder Kenntnisnahme-Prozesse sind auch Mehrfachsignaturen möglich. Die Technologie eignet sich ebenso für den Einsatz im Qualitätsmanagement und für die Dokumentation von Prozessen im regulierten Umfeld. Alle Vorgänge werden zudem detailliert protokolliert.

Praxisbeispiel: Ein Dokument erhält innerhalb eines Work­flowprozesses eine elektronische Signatur oder schon vorhandene Signaturen werden verifiziert. Nach Bearbeitung eines Vorgangsschrittes wird der zuständige Sachbearbeiter aufgefordert, mit sei­ner Signaturkarte ein Schrittprotokoll elektronisch zu signieren. Anschließend erfolgt die Weiterleitung der Workflow-Akte an den nächsten Mitarbeiter. Das signier­te Protokoll wird automatisch in einem speziellen Ordner in enaio® abgelegt und revisionssicher archiviert. Aus den Prozessen heraus können neue Dokumente entste­hen, z. B. Unterschriftenlisten, Freigabedokumente usw., die elektronisch unterschrie­ben werden müssen.

Beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung

Verliert eine digitale Unterschrift ihre Gültigkeit, ist die Schutzkette in der Beweiswerterhaltung eines Dokumentes unterbrochen. Elektronisch signierte Dokumente sind dann nicht mehr verwendbar. Abhilfe schafft hier ein Überwachungsdienst, der die Gültigkeit der Signaturen beobachtet und für eine lückenlose „Nachsignierung“ sorgt (gemäß Archivierung nach TR-03138 [TR-RESISCAN] und TR-03125 [TR-ESOR] sowie ArchiSafe-konform- und ArchiSig-konform.

OPTIMAL SYSTEMS hat hierfür in Kooperation mit der Mentana-Claimsoft GmbH eine eigene Lösung entwickelt (enaio® besig). Die Lösung basiert auf dem Hash-Safe und dem AutoSigner von Mentana sowie dem revisionssicheren Archiv- und Dokumentenmanagementsystem von OPTIMAL SYSTEMS zusammen. Die Softwarelösung für die Verwaltung elektronischer Signaturen bietet mehr Sicherheit bei der elektronischen Aktenführung und bestärkt die Beweiskraft digitaler Dokumente. Die sichere Verwahrung von De-Mails ist mit enaio® besig ebenfalls gewährleistet.

Key Features der digitalen Unterschrift mit enaio® von OPTIMAL SYSTEMS

Rechtskonforme Signierung im PDF-Format

Erfüllung des Signaturgesetzes und der Signaturverordnung

Einbindung elektronischer Signaturen in Workflow-Prozesse wie z. B. Freigabeprozesse

Verifikationsmodus für eingebettete (PDF) oder PKCS#7-Signaturen

Einfach qualifizierte, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung

Stapelsignatur mehrerer Dokumente bei nur einer PIN-Eingabe

Mehrfachsignatur eines Dokuments durch mehrere Anwender

Massensignatur beim Import oder bei diversen Scan-Szenarien

Das sagen unsere Kunden

Heiko Dehne

„Das Leisten einer Elektronischen Signatur ist sehr einfach. Über das detaillierte Rechtesystem […] ist sichergestellt, dass die Sachbearbeiter nur die ihnen zugewiesenen Willenserklärungen abgeben können. Die Echtheit des Absenders ist aufgrund der Verbindung zum Trustserver nachweisbar.“

Heiko DehneProjekt- und Kassenleiter, Stadtverwaltung Göttingen

Referenzen zur E-Signatur mit OPTIMAL SYSTEMS

Gebr. Pfeiffer SE- ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Allergopharma - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Siloking - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Energieversorgung Filstal - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
BT Berlin Transport - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Diakoniewerk Martha-Maria - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
HannIT - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Hugo Stinnes Schiffahrt - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS

Experteninfos zur digitalen Unterschrift

Mit ECM von OPTIMAL SYSTEMS können Sie elektronische Signaturen vielfältig einsetzen. Wie es genau funktioniert, erfahren Sie in unserem kostenfreien Infopaket oder bei einer persönlichen Präsentation mit unseren Software-Experten.

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