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25. November 2020
Die digitale Transformation hat viele Namen, doch eines ist inzwischen sicher: Sie erfasst und wandelt alle Lebensbereiche des Menschen, seien es private oder berufliche. Zum Teil verschmelzen „Work“ und „Life“ quasi miteinander. Welche Formen nimmt die Digitalisierung im Büro an?
Die digitale Arbeitswelt wird flexibel, digital und mobil gestaltet sein (müssen). Nur so können Sie mit den Wettbewerbern mithalten – aber sicher auch, um den steigenden Anforderungen von Mitarbeitern und potenziellen Fachkräften gerecht zu werden. Und das nicht nur, weil neue Generationen heranwachsen, für die digitale Technologien von klein auf zum Leben gehören (Generation Y und Generation Z). Büro- und mobile Arbeit müssen und dürfen sich dabei nicht ausschließen.
Begriffe wie „Smart Worker“ und „Wissensarbeiter“ machen die Runde. Die Herausforderung ist, das vorhandene Wissen Einzelner und Vieler im Unternehmen nutzbar zu machen – möglichst für alle Bereiche, möglichst standort- und zeitunabhängig. Derzeitige und künftige IT-Lösungen werden dabei sicher eine tragende Rolle spielen, auch Lösungen für Enterprise Content Management. Sie bündeln die steigende Anzahl an Informationen aus verschiedenen Quellen in einer Plattform und stellen sie (etwa in elektronischen Akten) übergreifend zur Verfügung. Doch wie sehen die Vorteile des digitalen Büros im Detail aus?
Grafik 1: 76 % der Büroangestellten arbeiten am liebsten am Büro-Schreibtisch (Quelle: Infografik „Der zukünftige Arbeitsplatz“, Evolving Workforce Research 2014, TNS Global für DELL & Intel)
Immer die richtigen Unterlagen dabei: Das digitalisierte Büro ermöglicht es, jederzeit auf die benötigten Dokumente zuzugreifen. Dabei müssen Sie sich auch nicht im Detail merken, wo die Unterlagen abgelegt sind. Intelligente Suchfunktionen helfen Ihnen dabei schnell und unkompliziert, die richtigen Dokumente zu finden. Dabei werden nicht nur einzelne Ordner angezeigt, sondern auch alle mit dem Vorgang verknüpften Informationen.
Damit ist das Durchsuchen von Schränken und Aktenordnern ein Schrecken vergangener Tage. Stattdessen können Sie auf einem beliebigen Endgerät von überall auf Ihre Unterlagen zugreifen. Verträge können mit der digitalen Signatur ohne Zeitverlust von überall unterschrieben werden.
Auch wenn moderne Arbeitsplätze häufig mit Glas gestaltet sind, betrifft die Transparenz hier die Verantwortlichkeiten, Bearbeitung und Zugriffe. Diese werden zentral gesteuert. Verantwortlichkeiten und Zugriffe können zugewiesen und Bearbeitungen nachvollzogen werden. Das reduziert Unklarheiten in Arbeitsprozessen und beschleunigt sie dadurch. Die Transparenz trägt zeitgleich dazu bei, Optimierungspotenziale in den Arbeitsprozessen aufzuzeigen.
Neben der offensichtlichen Platzeinsparung können Sie auch Kosten reduzieren. Für viele Dokumente gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Da kommt mehr zusammen, als das, was in einen Aktenschrank passt. Sie sparen nicht nur an Ausstattung wie Schränken, Regalen, Containern, Aktenordnern und Papier, sondern auch Betriebskosten: Raummiete, Strom, Heizkosten und Reinigung. Diese Kosteneinsparung macht die Digitalisierung von Dokumenten besonders attraktiv.
Alles, was Sie zum mobilen Arbeiten mit ECM-Software wissen müssen:
Die Vorteile in der Bearbeitung von Dokumenten haben wir genannt. Doch was passiert danach? Archivierungspflichten und Fristen erfordern eine langfristige Aufbewahrung der Unterlagen. Dank des papierlosen Büros können digitale Akten unkompliziert archiviert werden. Es bedarf keiner zusätzlichen und aufwändigen Arbeitsschritte. Der Lebenszyklus eines Dokuments ist bei der Digitalisierung bereits definiert. Somit liefern digitale Lösungen bereits ganzheitliche, rechtssichere Lösungen zur elektronischen Archivierung. Das reduziert nicht nur in Ihrer Buchhaltung die Arbeitsaufwände: Ob mittelständisches Unternehmen, Großkonzern oder Kleinbetrieb, Ihre Angestellten werden es Ihnen in jeder Abteilung danken. Auch der Arbeitsaufwand Ihres Steuerberaters reduziert sich – und damit seine Rechnung.
Die schnelle und unkomplizierte Auffindbarkeit von Vorgängen verbessert den Kundenservice ungemein. Anfragen können prompt beantwortet werden, ohne erst den Aktenordner mit der entsprechenden Papierakte herauszusuchen. Im schlimmsten Fall finden sich dort handschriftliche Notizen, die keiner mehr entziffern kann. Informationen, die zuvor nur in Papierform vorlagen, sind nun schnell auffindbar und genauso schnell editierbar. Im digitalisierten Büro sind alle relevanten Informationen nur einen Mausklick entfernt. So kann der Kundenservice jedes Anliegen umgehend bearbeiten und Ihre Kunden glücklich machen.
Die Pflege von papierbasierten Arbeitsprozessen, die Fehleranfälligkeit und der eigentliche Arbeitsaufwand kosten jeden einzelnen Mitarbeiter zusätzliche Zeit. Das betrifft vor allem Ihre Buchhaltung. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter weniger Zeit für die gewinnbringenden Prozesse hat. In Summe benötigen Sie mehr Manpower, um eine Aufgabe zu erledigen, da der administrative Aufwand höher ist.
Die Grenzen zwischen verschiedenen Unternehmensstandorten verwischen in der digitalen Arbeitswelt. Dokumente lassen sich kollaborativ bearbeiten, auch wenn Ihre Mitarbeiter tausende Kilometer voneinander entfernt sind. Müssen Entscheidungen von mehreren Verantwortlichen eingeholt werden, sparen Sie lange Kommunikationswege. Eine elektronische Akte ermöglicht schnellen und standortunabhängigen Zugriff. Arbeitsprozesse, an denen mehrere Personen beteiligt sind, können verkürzt werden.
Neben der technischen Ausstattung sind gewisse Rahmenbedingungen erforderlich. Denn allein der Wille, auf Paper zu verzichten, optimiert noch nicht die Arbeitsprozesse. Vergessen Sie nicht Ihre Mitarbeiter in die Veränderungen einzubeziehen und frühzeitig abzuholen.
Die Grundlage des digitalen Büros sind die elektronischen Akten. Um Vollständigkeit zu gewährleisten und so den größtmöglichen Mehrwert zu generieren, müssen alle relevanten Kanäle in den Digitalisierungsprozess eingebunden werden. Überall, wo analoge Dokumente anfallen, müssen die Arbeitsschritte angepasst werden. Ist dies nicht gegeben, kommt es zu einem verwirrenden Medienmix, der ein erhebliches Fehlerpotenzial in sich birgt.
Daten sind nur so gut, wie sie gepflegt werden. Um Ihren Mitarbeitern eine echte Hilfe zu sein, müssen die Dokumente vollständig sein. Die Einführung des digitalisierten Büros erfordert ein neu gedachtes Dokumentenmanagement. Holen Sie Ihre Mitarbeiter mit Schulungen zum neuen Dokumentenmanagementsystem ab. Zeigen Sie Vorteile und die Arbeitserleichterung für jeden einzelnen Mitarbeiter auf. Ein digitales Büro der Zukunft liefert Ihren Mitarbeitern mehr Zeit für Ihre Kunden, mehr Zeit für produktive Arbeit und reduziert den administrativen Aufwand bei einer geringeren Fehlerquote.
Die DSGVO fordert von Unternehmen, dass personenbezogene Daten auf Servern innerhalb der EU gespeichert werden. Daher ist von besonderer Bedeutung, den Standort bei der Wahl Ihres Anbieters zu berücksichtigen. Denn gerade, wenn es um die langfristige Archivierung von Dokumenten geht, kommen erhebliche Datenmengen zusammen, mit denen Sie unternehmenseigene Server nicht belasten sollten.
Branchenspezifische wie branchenübergreifende Lösungen können zudem weitere Einsparpotenziale im Büro der Zukunft erschließen. Und diese werden auch von Unternehmen erwartet: Gut die Hälfte der Industrieunternehmen erhofft sich von Industrie-4.0-Anwendungen sinkende Kosten (47 Prozent, Quelle: Bitkom). Allerdings ist die digitale Wettbewerbsfähigkeit deutscher Organisationen recht unterschiedlich ausgeprägt.
Bei der Umsetzung der Digitalisierung besteht Nachholbedarf, in Industrieunternehmen genauso wie in Kommunen und Behörden. Klar ist: Geschäftsfelder werden sich ändern, und wer mit seiner Digitalisierungsstrategie wartet und Arbeitswelten nicht (neu) gestaltet, dem rennt der Wettbewerb davon. Durchschnittlich eines von vier Unternehmen bestätigt: “Wettbewerber aus unserer Branche, die frühzeitig auf die Digitalisierung gesetzt haben, sind uns voraus.” (Quelle: Bitkom).
Sind Sie schon bereit für den digitalen Wandel? Unser Infopaket zum Thema “Zukunft der Digitalisierung” bietet Ihnen Einblicke in die zahlreichen Möglichkeiten von digitalen Akten, individualisierbaren Workflows und der digitalen Archivierung.
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