Software für Macher.

Digitales Dokumentenmanagement gehört zu den Kernkomponenten einer Software für Enterprise Content Management. Im Grunde regelt ein Dokumentenmanagementsystem dabei den Austausch großer Mengen von elektronischen Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art sowie den Zugriff der Mitarbeiter darauf. Die Folge: ein effizienteres Arbeiten. Doch modernens digitales Dokumentenmanagement umfasst weit mehr als das bloße Ablegen von Daten und Dokumenten. Ein DMS sollte Informationen aus verschiedensten Quellen in intelligenten Objekten (elektronischen Akten) bündeln, die alle Informationen für ein sinnvolles Arbeiten enthalten.

Unser ECM-System enaio® bietet Ihnen sämtliche digitalen Funktionen, die Sie für ein modernes, leistungsstarkes digitales Dokumentenmanagement benötigen … und vieles mehr. Über die Vergabe von Berechtigungen oder Statusmerkmalen und die Auswertung von Attributen können Sie bpsw. modifizierbare, individuelle Sichtweisen auf einen identischen Datenstamm erstellen. Die Vorteile unseres Dokumentenmanagements treten dabei umso deutlicher hervor, je intensiver die Software im Unternehmen genutzt wird.

Wahres ECM ist einfach. Unternehmensweit.

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Dokumentenmanagement mit enaio® von OPTIMAL SYSTEMS
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enaio® als unternehmensweite Informationsbasis

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Informationen intelligent suchen

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Daten gezielt finden

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Vertrauliches sicher verwalten

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Dokumente sinnvoll einordnen

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Informationen überall verfügbar machen

Wozu Dokumentenmanagement-Software?

Kernelemente eines digitalen Dokumentenmanagementsystems sind in erster Linie Funktionen für die Verwaltung Ihres Unternehmenswissens, also etwa zur Versionierung, Verwaltung von Metadaten oder zur Visualisierung von Ordnungsstrukturen. Ziel ist es, die Arbeit mit Dokumenten zu beschleunigen und eine einheitliche Informationsbasis für die Mitarbeiter zu schaffen.

Das heißt: Über ein DMS werden Dokumente schneller gefunden, können von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig eingesehen werden und bleiben in ihrem Lebenszyklus  immer nachvollziehbar. Dank der Variantenverwaltung können die Bearbeitungsstände von Dokumenten übersichtlich festgehalten werden – eine umständliche, intransparente Nomenklatur für Dokumente wie „angebot_mueller_final2.docx“ entfällt.

Dokumente und Informationen werden in enaio® dabei im passenden Kontext verwaltet und in einer nutzbringenden elektronischen Akte zusammengeführt. Die Steuerung des Zugriffs über die Vergabe von Berechtigungen oder Statusmerkmalen und die Auswertung von Attributen ermöglicht dabei modifizierbare, individuelle Sichtweisen auf einen identischen Datenstamm.

  • Versionierung und Variantenverwaltung

  • Vorlagenverwaltung

  • Verwaltung von Metadaten

  • Visualisierung von Ordnungsstrukturen

  • Digitale Akten

  • Regelung von Zugriffen auf Dokumente in einem Netzwerk

Dokumentenmanagement mit ECM kann mehr

Vorteile einer ECM-Software

  • Verbesserte Zusammenarbeit
  • Zentraler Zugriff auf alle Informationen und Dokumente
  • Verbesserte, hohe Auskunftsfähigkeit
  • Kosteneinsparungen für Archivlager u. v. m.
  • Beschleunigung der Arbeitsprozesse
  • Hohe Zugriff- und Datensicherheit
  • Vermeidung von Medienbrüchen
  • Standortunabhängiges Arbeiten

Das Enterprise Content Management (ECM) mit enaio® ist die zukunftsweisende Drehscheibe für Informationsaustausch, Kommunikation und Zusammenarbeit in mittleren und größeren Unternehmen, in der das digitale Dokumentenmanagement einen Teilaspekt darstellt.

Das integrierte ECM-System stellt sämtliche Funktionen bereit, die für die Optimierung von Geschäftsprozessen gebraucht werden: leistungsstarke Volltextsuche, umfangreiche Wiedervorlage-, Abonnement- und Notizfunktionen, integrierte elektronische Signaturen, Protokollierung der Vorgänge in der Bearbeitung, mehrstufiges Sicherheitskonzept u. v. m.

Eine große Stärke der ECM-Software ist ihre Schnittstellenkompetenz, die eine tiefe Integration des Dokumentenmanagementsystems mit beliebigen bestehenden IT-Landschaften möglich macht. So lassen sich Daten und Dokumente ganz einfach mit anderen Objekten verknüpfen.

Enterprise Content Management ist die Kernkompetenz von OPTIMAL SYSTEMS

Sofwarelösungen für Enterprise Content Management sind die Kernkompetenz von OPTIMAL SYSTEMS. Unsere Lösungen decken das gesamte Spektrum an ECM-Lösungsmöglichkeiten ab. Ein Überblick über die Hauptkomponenten gibt diese Grafik.

Dokumentenmanagement mit enaio®

Die zentrale Verwaltung aller Informationen und hierarchische Ablagestrukturen einschließlich digitaler Akten in enaio® unterstützen nachhaltig die Zusammenarbeit. Sämtliche im Unternehmen vorhandenen Informationen werden unabhängig von ihrem Ursprung gefiltert, neu zusammengestellt, mit anderen Systemen ausgetauscht oder für jeden berechtigten Mitarbeiter nutzbar gemacht – unabhängig davon, wann und von wo aus der Zugriff erfolgen soll. Medienbrüche werden vollständig vermieden. Mithilfe von enaio® ist Collaboration in Form von Business Process Management (BPM) und der Einbindung von Groupwareanwendungen, Internet, Mobile Devices oder E-Mail jederzeit möglich.

Durch das Rechtesystem wird festgelegt, welcher Mitarbeiter in welchem Rahmen Zugriff auf die Informationen hat. Durch die umfangreichen DMS-Funktionen des enaio®-Clients lassen sich beliebige Dokumente und Dateitypen verwalten. Individuell gestaltete Datenmasken ermöglichen das beinahe unbegrenzte digitale Erfassen und Speichern von Metadaten zu den Dokumenten. Mit enaio® können sämtliche Arten von Informationen verwaltet werden. Daten und Dokumente können dabei beliebig gefiltert, neu zusammengestellt und mit anderen Informationssystemen ausgetauscht werden.

Key Features

  • Kontextbezogene Verwaltung und Archivierung aller Informationen
  • Inhaltsvorschau zur Dokumentanzeige
  • Tiefe Integration in Microsoft Office
  • Hohe Integrationsfähigkeit in heterogene Unternehmens-IT-Umgebungen
  • Schnelle Suche über Index, Volltext oder Ablagestruktur
  • Gezielte Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten
  • E-Mail-Management
  • Zahlreiche Import- und Exportfunktionen
  • Einbindung elektronischer Signaturen
  • Wiedervorlage und Abonnement
  • Webclient und Mobile Apps

Rendition Management mit ECM-Software

Damit Dokumente und Informationen applikationsunabhängig zur Verfügung stehen, konvertiert das Rendition Management unserer ECM-Software spezielle Datenformate in allgemein gültige Standardformate wie beispielsweise das TIFF-Bildformat oder das PDF-Format.

Renditions werden von Dokumenten aller Office-Formate, von COLD-Daten, Daten aus diversen Fremdapplikationen oder beliebigen Text- sowie Bild-Formaten erzeugt und können mit Standard-Viewern betrachtet werden. Die Quelldatei bleibt dabei in ihrem ursprünglichen Format erhalten.

Rendition Management ist auch im Hinblick auf die Langzeitarchivierung geschäftsrelevanter Daten und Dokumente wichtig. Kurzlebige Formate werden dabei in langlebige, standardisierte Dateiformate umgewandelt, damit die Lesbarkeit wichtiger Unterlagen auch in vielen Jahren noch gewährleistet ist. PDF-Renditions können nachfolgend in PDF/A konvertiert werden.

Kundenstimmen zum Dokumentenmanagement mit OPTIMAL SYSTEMS

Einige Kundenstimmen zum Dokumetenmanagement mit dem ECM-System von OPTIMAL SYSTEMS:

  • Gemeinde Bad Laer: Das papierlose Büro mit Dokumentenmanagement und digitalem Archiv.
  • DnB Bank: Workflowmanagement, Dokumentenmanagement und digitale Archivierung.
  • Landkreis Hildesheim: digitale Akte mit Dokumentenmanagement und Archiv.
  • Magistrat Wezlar: Dokumentenmanagement, Beschwerdemanagement, Rechnungseingang.

Referenzen zum Dokumentenmanagement mit OPTIMAL SYSTEMS

Gebr. Pfeiffer SE- ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Allergopharma - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
ANITA - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
BAKOM - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Siloking - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
BT Berlin Transport - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
HannIT - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Hugo Stinnes Schiffahrt - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS

Experteninfos zum digitalen Dokumentenmanagement (DMS)

Software von OPTIMAL SYSTEMS unterstützt Sie dabei, Ihr Dokumentenmanagement effizienter zu gestalten. Wie genau, erfahren Sie in unserem kostenfreien Infopaket oder bei einer persönlichen Präsentation mit unseren ECM-Experten.

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