• Die digitale Personalakte:
    Von Bewerbermanagement bis Bonuszahlung

    Aktivieren Sie Ihr volles HR-Potenzial

Schneller & sicherer Zugriff dank digitaler Personalakte

enaio® von OPTIMAL SYSTEMS bündelt alle Mitarbeiter-Informationen an einem zentralen, digitalen Ablageort. Die maximal anpassbare digitale Personalakte erlaubt Ihnen von überall her und jederzeit sicheren Zugriff auf die richtigen Dokumente. Umfangreiche Automatisierungs- und Workflowfunktionen machen Ihre HR-Abteilung dabei so effizient wie nie zuvor.

  • Bündelt alle Mitarbeiterunterlagen revisionssicher an einem Ort
  • Macht personalrelevante Informationen auf einen Blick ersichtlich
  • Beschleunigt Personalprozesse durch Automatisierung und Workflows
  • Bietet komfortablen Datenaustausch durch flexible HR-Systemschnittstellen
Die digitale Personalakte von enaio® ermöglicht abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und das Teilen von Informationen über zentrale Verwaltung von Wissen und ausgeklügeltes Rollen- und Rechtesystem, das sich an firmeninterne Prozesse anpassen lässt.
Voller Überblick

Mit der digitalen Personalakte sind alle relevanten Informationen jederzeit nur einen Klick weit voneinander entfernt.

Digitale Effizienz

Digitale Workflows und abteilungsübergreifender Dokumentzugriff sorgen für ein Mehr an Leistung bei der Personalverwaltung.

Sichere Verwaltung

Mit enaio® können Sie Verträge, E-Mails und Personaldaten revisionssicher ablegen, archivieren und fristgerecht löschen.

Mit enaio® auf Höchstgeschwindigkeit –
durch Bewerbermanagement, Urlaubsworkflows und mehr

Recruiting & Bewerbungsverwaltung

Schnellere Routine

Die umfangreichen Bewerbermanagement-Funktionen von enaio® erleichtern wiederkehrende Aufgaben des Recruiting-Prozesses – vom Verfassen der Ausschreibung mithilfe eines individuell anpassbaren Qualifikationskatalogs bis hin zum Matching mit automatisiertem Soll-Ist-Abgleich der Bewerberprofile.

Echte Workflows

Die flexible Workflow-Engine von enaio® unterstützt Sie während des gesamten Kandidaten-Kontakts, von der Ausschreibung bis zur Einstellung und darüber hinaus. So können für hausinterne Rückfragen Adhoc-Workflows ausgelöst, Bewertungen der Fachabteilungen samt Fristüberwachung veranlasst und Vertreterregelungen erstellt werden, damit kein einziger Bewerber mehr durchs System fällt.

Nahtlose Anbindung

Das enaio®-Bewerbermanagement passt sich lückenlos in vorhandene Büro-Software ein. Nicht nur Microsoft Office wird dabei unterstützt. Auch Input diverser anderer Eingangskanäle wie Post oder die eigene Karriere-Webseite können problemlos in die Automatisierungsprozesse eingebunden werden.

Personal-, Bewerber- und Einstellungsworkflows mit dem Workflow-Management von OPTIMAL SYSTEMS
enaio® beschleunigt Collaboration unternehmensweit

Weitere Anwendungsbeispiele

Direkter Zugriff

Die Bündelung aller mitarbeiterspezifischen Informationen in einem zentralen System ermöglicht sofortigen Zugriff auf Personaldaten, E-Mails, Zeugnisse, Fotos, Verträge und mehr. Unterlagen werden revisionssicher verwaltet und können mit Stammdaten der Lohn- und Gehaltsabrechnung verbunden werden. Das schafft Überblick, verhindert Doppelerfassung und spart Arbeitszeit.

Firmenweite Zusammenarbeit

Gemeinsam mit einem umfassend konfigurierbaren Rollen- und Rechtesystem ermöglichen die vielfältigen Workflow-Funktionen der digitalen Personalakte von enaio® ein reibungsloses Zusammenspiel zwischen mehreren Abteilungen Ihrer Firma. Vorlagen- und Fristenverwaltung, Protokollierung und Wiedervorlagen-Funktionen sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter auch in großen Organisationen Hand in Hand arbeiten können. Verzögerungen werden dabei auf ein Minimum reduziert.

Digitaler Urlaubsworkflow

Der digitale Urlaubsworkflow von enaio® reduziert den Mehraufwand der jährlichen Urlaubsbeantragung. Der Mitarbeiter startet den Urlaubsworkflow, der dann den Vorgesetzten vorgelegt und nach Genehmigung an weitere Instanzen wie Personalabteilung und Buchhaltung gesandt wird. Jeder Schritt wird hierbei protokolliert. So bleibt jeder Schritt des gesamten Prozesses nachvollziehbar. Das schafft Transparenz und sorgt für zufriedene Mitarbeiter.

So benutzen Kunden die digitale Personalakte

Datenschutz-Fokus

Die MVV Energie Gruppe ist mit einem Jahresumsatz von 4,1 Mrd. Euro und rund 6200 Mitarbeitern das größte börsennotierte Stadtwerke-Netzwerk in Deutschland. Um in Personalfragen Mehrfachablagen und lange Such- und Ablegezeiten zu verhindern, wollte man alle Mitarbeiter-Dokumente digital zusammenführen. 2002 entschied man sich für die Einführung der digitalen Personalakte von enaio®. Die implementierte Datenschutzlösung erweitert das Rechte- und Rollensystem um eine lokale Komponente und ist mittlerweile VOI- und TÜViT-zertifiziert. Im Laufe der Einführung wurden bei MVV Energie mehr als 4500 Altakten digitalisiert.

Multi-Standort-Digitalisierung

Die Manor AG ist mit über 60 Warenhäusern die größte Warenhauskette der Schweiz. Um den Personalern unternehmensweit Zugriff auf alle Mitarbeiter-Dossiers zu ermöglichen – jedes einzelne zwischen 10 und 100 Seiten stark – entschied man sich 2010 für die digitale Personalakte von enaio®. Die Digitalisierung des Papierarchivs mit mehr als 11500 Dossiers inklusive OCR-Texterkennung und Verschlagwortung war bis Juni 2012 abgeschlossen. Ungefähr 100 Personalmitarbeiter benutzen das System heute für ihre tägliche Verwaltungsarbeit.

Personal-Workflow

Die Mediengruppe Pressedruck hat in den letzten Jahren stark expandiert und gehört inzwischen zu den führenden Informationsanbietern Deutschlands. Die Expansion auf über 30 Standorte in verschiedenen Bereichen zog auch für die Personalverwaltung nicht zu unterschätzende Konsequenzen nach sich: Bisher praktizierte Laufzettel-Methoden stießen an ihre Grenzen. Mit der Einführung der digitalen Personalakte profitierte der Medienriese daher besonders von der Flexibilität im digitalen Workflowmanagement. Der neue Personal-Workflow schafft Transparenz und unterstützt die administrativen Tätigkeiten bei Eintritt, Veränderung oder Austritt eines Mitarbeiters unter Einhaltung aller firmeneigenen Sicherheitsrichtlinien.

Dokumente zentral ablegen mit enaio®

Die digitale Personalakte von enaio® – bereits bei diesen Kunden im Einsatz

BT Berlin Transport - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Immanuel Diakonie - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Goldhofer AG - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Häcker Küchen - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Mediengruppe Pressedruck - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Zweckverband Ostholstein - ECM-Referenzkunde
Antenne Bayern - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Feinguss Blank - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Logo_Hahne_Holding_Gmbh
Logo Stadt Jena
Logo Manor AG
Logo Comramo
Logo Dominikus-Ringeisen-Werk
Logo Katholische Hospitalvereinigung Weser Egge
Gries Deco Company - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS

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Die Einführung einer digitalen Personalakte in den nächsten 12 Monaten ist derzeit in Planung.

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