Software für Macher.

Wissen zu verlieren oder durch falsches Ablegen nicht mehr wiederzufinden, ist nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer: Bei herkömmlicher bzw. papierbasierter Archivierung werden ca. zwei Drittel der Arbeitszeit mit der Bearbeitung von Dokumenten verbracht. 97 % der Archivkosten sind Personalkosten, wobei die Gesamtkosten (Kosten für Personal und Archivraum) mit zunehmender Unternehmensgröße überproportional wachsen.

Die Ablage und revisionssichere Archivierung sämtlicher Dokumente und Informationsarten in digitaler Form ermöglicht es, Wissen langfristig zu sichern – die Basis eines jeden Unternehmens.

Fakten zur papierbasierten Archivierung

67 % der Arbeitszeit

werden mit der Bearbeitung von Dokumenten verbracht.

30 % aller Dokumentzugriffe

sind erfolglos aufgrund von Falschablage, Verlust oder bereits verliehener Dokumente.

Wahres ECM ist sicher. Unternehmensweit.

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Digitale Archivierung mit enaio® von OPTIMAL SYSTEMS
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Elektronische Archivierung reduziert unnötige Kosten für Archive, Material und mehr.

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Digitale Archivierung unterstützt Sie beim ordnungsgemäßen Einhalten von Gesetzen, Vorschriften und gewährleistet eine hohe Revisionssicherheit.

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Schneller Return on Investment (ROI): Die Umstellung auf digitale Archivierung rentiert sich.

Herausforderungen der digitalen Archivierung von Unternehmensdaten

Eine allgemeine Definition zur rechtskonformen digitalen Archivierung von Unternehmensdaten gibt es nicht. Das ECM-System enaio® von OPTIMAL SYSTEMS kann Ihnen aber dabei helfen, die Aufbewahrung so sicher wie möglich zu gestalten.

Ob, wie, wie lange und welche Daten, Informationen und Dokumentarten aufbewahrt werden müssen, regelt eine Vielzahl von Vorschriften und Gesetzen. So gelten beispielsweise für die Archivierung von Rechnungen andere Vorschriften als für Verträge. Enthalten Dokumente buchungs- oder geschäftsrelevante Daten, gelten die im Steuer- und Handelsrecht festgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) wurden die Grundsätze der ordentlichen Buchführung (GoB) und das Handelsgesetzbuch (HGB) um Anforderungen für eine elektronische Ablage von Dokumenten erweitert. Handelsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbriefe usw. müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, Verträge während ihrer gesamten Geltungsdauer.

Revisionssicherheit bei der Archivierung digitaler Dokumente

Revisionssicherheit betrifft nicht nur das digitale Archiv als solches, sondern das gesamte Aufbewahrungsverfahren. Sie erfordert eine Unveränderlichkeit der Daten, eine richtige, vollständige und zeitgerechte Erfassung sowie eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation. Ein weiterer Punkt ist die zeitnahe Reproduzierbarkeit der Dokumente in der erforderlichen Reihenfolge über den gesamten Zeitraum der Nachweispflicht. Eine Vorgabe für das Speicherverfahren oder die zu verwendenden Datenträger besteht hierbei nicht.

Eine revisionssichere Archivierung in den Unternehmen ist vor allem für steuerrelevante Informationen sowie für Urkunden oder urkundenähnliche Dokumente (z. B. Verträge) erforderlich. Das Archivierungsverfahren muss bei Eingangsbelegen eine bildliche Übereinstimmung des digitalen Dokumentes mit dem Original gewährleisten, bei anderen Unterlagen genügt die rein inhaltliche Übereinstimmung. Eine revisionssichere digitale Archivierung ist außerdem die Basis für IT-Compliance.

Beweissicherheit bei der digitalen Archivierung

Die rechtlichen Bestimmungen für die digitale Archivierung sind nicht einheitlich geregelt. Steuer- und handelsrechtlich ist die Aufbewahrung von relevanten Unterlagen in einem digitalen Archiv zulässig, zivilrechtlich wird die Urkundenqualität nicht (vollständig) zuerkannt. Dazu zählen auch urkundenähnliche Dokumente wie z. B. Eröffnungsbilanzen oder Jahresabschlussberichte.

Zu einem ordnungsgemäßen digitalen Archiv gehören eine Protokollierung, ein passwortgeschütztes Systemumfeld, eine geschützte Datenbank, die Vergabe von Schreibrechten und die Verwendung von unveränderbaren Speichern. Dadurch erreicht das digital archivierte Dokument den rechtlichen Status eines „Objektes des Augenscheins hoher Qualität“. Damit kommt es der Urkunde nahe, was letztlich zur Umkehr der Beweislast führen kann – das Dokument ist also beweissicher.

Erst die qualifizierte elektronische Signatur hebt das elektronische Dokument in den Rang einer Urkunde. Sie dient auch dem Schutz vor Fälschung sowie der zweifelsfreien Feststellung der Urheberschaft (Authentizität) und ist damit sicherer als eine herkömmliche Unterschrift.

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Mobil besser arbeiten mit enaio®
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Vorteile

  • Einsparungen von Raum-, Material- und Personalkosten
  • Schnellerer Zugriff und erhöhte Auskunftsbereitschaft
  • Höhere Rechtssicherheit durch Protokollierung etc.
  • Zahlreiche Schnittstellen und DMS-/ECM-Funktionen
  • Schneller Return on Investment (ROI)

Digitale Archivierung von Daten mit ECM-Softwarelösungen

Die Software enaio® von OPTIMAL SYSTEMS bietet neben einem breiten Funktionsspektrum für Enterprise Content Management ein digitales Archiv, das den Unternehmen die Einhaltung aller relevanten Gesetze hinsichtlich Beweis- und Revisionssicherheit, Dokumentationsechtheit und Aufbewahrungsfristen (IT-Compliance und GoBD) ermöglicht. Zusätzlich sorgt die Einbindung von qualifizierten digitalen Signaturen für hohe Sicherheit. enaio® bietet den Anwendern höchste Sicherheitsstandards wie z. B. eine umfangreiche Protokollierung, sichere Verschlüsselungsalgorithmen und ein kennwortgeschütztes Systemumfeld. Ausschließlich autorisierte Personen können Dokumente einsehen oder bearbeiten.

Im Bereich IT-Compliance bildet enaio® noch mehr Aspekte ab: Verantwortlichkeiten von Personen, Nachvollziehbarkeit von Prozessen, Einhaltung bestimmter Qualitätsstandards, Datensicherheit oder Zugriffsschutz. Die gesamte Korrespondenz zu den Geschäftsvorfällen kann auf Anforderung lückenlos vorgewiesen werden. enaio® archiviert auch E-Mails inklusive ihrer Anlagen unverändert an der gewünschten Position innerhalb der Ablagestruktur. Im Ergebnis werden eine höhere Transparenz sowie eine Steigerung der Produktivität und der Prozessqualität erreicht.

Key Features

  • Revisionssichere, dokumentenechte Archivierung
  • GoBD-konforme Archivierung von steuerrelevanten Daten
  • Zahlreiche Schnittstellen (SAP, Dynamics NAV, COLD etc.)
  • IT-Compliance
  • Zeitlich unbegrenzter und schneller Zugriff auf Dokumente
  • Schnelle Recherche über Indexdaten und Volltext
  • Zahlreiche ECM-Funktionen
  • Qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung
  • Umfangreiche Protokollierung
  • Passwortgeschütztes Systemumfeld
  • Regelbasierte und benutzerspezifische Rechtevergabe
  • Gekapselter Applikationsserver
  • Problemlose Migration von Altdaten
  • Unterstützung sämtlicher Storage-Technologien

Kundenstimmen zur elektronischen Archivierung

Heiko Dehne

„Mit der Einführung des ECM-Systems von OPTIMAL SYSTEMS  hat die Stadtkasse einen erfolgreichen Start der digitalen Archivierung erlebt.“

Heiko DehneProjekt- und Kassenleiter, Stadtverwaltung Göttingen

„Durch die Kombination einer ECM- mit einer Archivlösung verfügen wir nun über ein zentrales und revisionssicheres Archiv, das die Daten optimal schützt und trotzdem verfügbar vorhält.“

Martin OverathIT-Dezernent, Universitätsklinikum Frankfurt/Main

„Das Leisten einer elektronischen Signatur ist sehr einfach. Über das detaillierte Rechtesystem […] ist sichergestellt, dass die Sachbearbeiter nur die ihnen zugewiesenen Willenserklärungen abgeben können. Die Echtheit des Absenders ist aufgrund der Verbindung zum Trustserver nachweisbar.“

Stefan AntholzerIT-Leiter, Flottweg GmbH

Referenzen zur digitalen Archivierung mit OPTIMAL SYSTEMS

Gebr. Pfeiffer SE- ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Allergopharma - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
ANITA - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
BAKOM - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Siloking - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Gemeinde Langenargen am Bodensee - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Energieversorgung Filstal - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
BT Berlin Transport - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS

Experteninfos zur digitalen Archivierung

ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS gestaltet Ihre Archivierung effektiver. Wie genau es funktioniert, erfahren Sie in unserem kostenfreien Infopaket oder bei einem persönlichen Termin mit unseren ECM-Experten.

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