Software für Macher.

Hinter Compliance Management steckt die Gestaltung von Maßnahmen zur Sicherstellung der Einhaltung von Spielregeln in Unternehmen. Sprich, das Erfüllen und Einhalten der rechtlichen und regulatorischen Vorgaben für Ihre Organisation. Klingt kompliziert und ist es oft auch. Denn bei der Umsetzung von Compliance bzw. IT-Compliance in der Praxis gibt es einige besondere Herausforderungen zu bewältigen. Compliance ist aber keine lästige Pflicht, sondern eine Chance, Prozesse und Strukturen im eigenen Unternehmen neu zu überdenken und zu optimieren – und dies als kontinuierlicher Prozess.

Die ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS unterstützt Sie bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien wie z. B. in der IT zu meistern. Ob bei Verträgen oder Korrespondenz, bei Archivierung oder internationalem Austausch – die Sicherung sensibler Daten ist genauso gewährleistet wie eine revisionssichere Abwicklung jedes einzelnen Prozessschrittes.

Wahres ECM ist ganzheitlich. Unternehmensweit.

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Compliance meistern mit enaio® von OPTIMAL SYSTEMS
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Regularien und rechtliche Anforderungen ordnungsgemäß erfüllen

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Geschäftsvorgänge umfassend dokumentieren – mit ECM

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Optimierung der Produktivität und Qualität der Geschäftsprozesse und des Controllings

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Compliance sichern mit ECM

Regularien und rechtliche Anforderungen erfüllen

Durch die Digitalisierung der Geschäftswelt verändern sich Risiken. Compliance oder speziell IT-Compliance nimmt international an Bedeutung zu. Firmeninterne Vorgaben werden immer aufwändiger und unterliegen einem ständigen Entwicklungsprozess. ECM sorgt dafür, dass das Aufbewahren von Informationen nachhaltig möglich und das Einhalten von Regeln jederzeit gewährleistet ist, auch wenn Märkte in Bewegung sind.

Dies bezieht sich auf alle im Unternehmen vorhandenen Vorgänge, in denen aufbewahrungspflichtige Daten und Dokumente entstehen und verwaltet werden. Geschäftsprozesse und rechtliche bzw. regulatorische Vorgaben können sich aber ändern. IT-Compliance ist daher ein kontinuierlicher Prozess, der organisiert und überwacht werden muss. Die wesentlichste Anforderung dabei: eine umfassende Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. enaio® von OPTIMAL SYSTEMS bietet zu deren Sicherstellung ein umfassendes System mit vielseitigen Werkzeugen.

  • Compliance-konforme Schriftgutverwaltung
  • Entscheidungen nachvollziehbar sichern
  • Geschäftsvorgänge umfassend dokumentieren
  • Prozesse lückenlos protokollieren
  • Schneller Überblick über sämtliche juristisch relevanten Daten und Dokumente
  • Erleichtert die Verwaltung sämtlicher Firmeninformationen
  • Hohe Transparenz in allen relevanten Vorgängen

Geschäftsvorgänge umfassend dokumentieren

Da Compliance/IT-Compliance eher ein Prozess ist, lässt es sich nicht direkt mit einer Lösung meistern. Vielmehr bedarf es eines klugen Mixes verschiedener Lösungen und Funktionen, die sich in die Prozesse und Strukturen Ihres Unternehmens einbinden und diese optimieren. Ein System für Enterprise Content Management wie das von OPTIMAL SYSTEMS bietet dafür ein ausgeklügeltes Konzept. ECM basiert auf modular aufgebauten Technologien, Methoden und Werkzeugen rund um dokumentenorientierte Informationstechnologien wie Capturing, Records Management, Dokumentenmanagement oder auch Business Process Management etc.

Ziel und Zweck ist es, Informationen schnell und sicher zu finden, zu verwalten und zu archivieren – wann, wo und in welchem Format auch immer sie gebraucht werden. Eine besondere Bedeutung hat hierbei die revisionssichere Langzeitarchivierung. Der Einsatz von ECM erleichtert nicht nur die Archivierung und Verwaltung sämtlicher relevanter Geschäftsinformationen, sondern dokumentiert und unterstützt ebenso die für IT-Compliance notwendigen Prozesse.

Compliance Management mit enaio®

Die ECM-Softwareplattform enaio® von OPTIMAL SYSTEMS bietet mit zahlreichen Werkzeugen die Voraussetzung für eine umfassende Dokumentation aller Geschäftsvorgänge oder Verfahrensschritte. Einschließlich elektronischer Signaturen, E-Mail-Verwaltung, Freigabeprozesse oder digitale Archivierung. Die ECM-Suite unterstützt den Standard PDF/A für archivierte Dokumente und kann dadurch Ihre Daten und Dokumente so archivieren, dass sie auch in 50 Jahren noch reproduzierbar sind.

Zudem sind durch eine ausführliche Protokollierung jeder Zeit ein Überblick und eine Kontrolle über alle Aktivitäten zu einer Information von der Entstehung bis zur endgültigen Vernichtung möglich. Besonders wichtig im Zusammenhang mit IT-Compliance: Alle gespeicherten Informationen sind gegen einen unberechtigten Zugriff und gegen Veränderbarkeit abgesichert.

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enaio®: konzipiert für Revisionssicherheit
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Modularer Aufbau für vielfältige Compliance-Anforderungen

Sorgt für eine revisionssichere Langzeitarchivierung

Beschleunigt Geschäfts- und Arbeitsprozesse durch digitale Workflows

Konfigurierbare, rollenbasierte Rechteverwaltung

Stellt Daten, Informationen und Dokumente über eine Plattform bereit

Verbessert die übergreifende Zusammenarbeit

Compliance mit ECM von OPTIMAL SYSTEMS – das sagen unsere Kunden

Björn Gersch

„Die hohe Durchdringung der ECM-Lösung innerhalb unserer Geschäftsprozesse macht eine nahtlose Verknüpfung der Fachbereiche möglich.“

Björn GerschDirector Operations, Meyer GmbH & Co. KG
Michael Feneberg

„Es gibt viele Möglichkeiten, das ECM-System an die Erfordernisse der Benutzer anzupassen. Das System ist universell einsetzbar, branchenspezifische Restriktionen sind nicht vorhanden.“

Michael FenebergAnwendungsentwickler/Projektleiter DMS, Goldhofer AG

Praxis-Guide: Alles rechtens? Sicher!

Mit ECM Compliance Management meistern

Wie funktioniert IT-Compliance in der Praxis? Wie setzt man Compliance Management praktisch um? Unser Praxis-Guide wendet sich an all jene, die die Arbeits- und Dokumentationsprozesse in ihrem Unternehmen hinsichtlich der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften überprüfen bzw. optimieren wollen. ECM-Software hilft dabei!

ECM-Broschüre Compliance

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Referenzen zum Compliance Management

Gebr. Pfeiffer SE- ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Allergopharma - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Siloking - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Goethe Universität - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Goldhofer AG - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Landkreis Osnabrück - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Schnellecke Logistics - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
MVV Energie - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
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