Software für Macher.

Zusammen geht mehr. Collaboration Management mit der ECM-Software enaio® von OPTIMAL SYSTEMS verbessert das gemeinschaftliche Arbeiten bzw. ermöglicht es überhaupt erst – von Mensch zu Mensch, Team zu Team, Standort zu Standort und darüber hinaus. Ziel der Collaboration Solutions ist es, durch konsequente Digitalisierung vorhandene Synergien besser zu nutzen. Sämtliche Dokumente und Informationen können von allen berechtigten Mitarbeitern eingesehen, bearbeitet, an ein integriertes Workflowsystem übergeben und versendet werden – standort- & unternehmensübergreifend.

Wahres ECM ist teamfördernd. Unternehmensweit.

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enaio® unterstützt die unternehmensweite Zusammenarbeit
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Informationen zentral bündeln

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Made for business collaboration – elektronische Akten

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Mobile Workaround für optimierte Synergien

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Prozesse beschleunigen mit digitalen Workflows

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Microsoft, E-Mail und Co. einbinden

Informationen zentral bündeln

Was nützt es Ihnen, wenn zwar alle Informationen vorhanden sind, diese aber unstrukturiert im gesamten Unternehmen verteilt sind? Enterprise Content Management hilft mit seinen Collaborationlösungen dabei, die tägliche Flut an größtenteils unstrukturierten Daten und Informationen über eine einheitliche Plattform zu organisieren. Dabei geht es nicht nur darum, Informationen einfach zu erfassen, zu archivieren und über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu verwalten, sondern auch aktuell zu halten und stets zur richtigen Zeit für die berechtigten Mitarbeiter bereitzustellen.

Eines der Hauptmerkmale von enaio®, der ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS, ist daher die zentrale Verwaltung geschäftsrelevanter Informationen. Sämtliche im System verwalteten Dokumente können von allen Mitarbeitern, die eine entsprechende Berechtigung haben, eingesehen, bearbeitet und versendet werden. Das spart Zeit und Wege.

  • Zentrale Verwaltung geschäftsrelevanter Informationen
  • Eine einheitliche, ausbaubare Informationsplattform
  • Sicheres, regulierbares Zugriffs- und Berechtigungssystem
  • Kontextgesteuerte Suchfunktionen

  • Alle wichtigen Informationen in einer Akte
  • Sin­gle Instance Store
  • Flexible Bereitstellung über interne und externe Verweise
  • Vielfältige Anwendungsgebiete

Made for business – elektronische Akten

Eine fruchtbare Zusammenarbeit ergibt sich dann, wenn Form und Inhalte von Daten und Dokumenten zu intelligenten Objekten (elektronische Akten) verschmelzen, die alle Informatio­nen für ein sinnvolles Arbeiten enthalten. Solch intelligente Objekte sind elektronische Akten (E-Akten). In diesen werden erstellte Datensätze und Dokumente in Ordnerstrukturen zusammengeführt und verwaltet.

Digitale Akten von OPTIMAL SYSTEMS lassen sich individuell an den jeweiligen Aufgabenzweck, das Unternehmen bzw. die Branche anpassen. So gibt es bpsw. elektronische Kunden-, Lieferanten-, Patienten-, Personal-, Projekt-, Vorgangs- oder Vertragsakten – und viele mehr. Ihren vollen Nutzen für die Teamarbeit entfalten die E-Akten vor allem dann, wenn sie mit den vielfältigen Funktionen unseres ECM-Systems kombiniert werden – z. B. mit elektronischen Mappen, interne Verweise oder Wiedervorlagen und Abonnements.

Mobile Workaround

Ihre Mitarbeiter sind nicht nur mobiler als früher, sie sind auch anspruchsvoller, was das mobile Arbeiten selbst betrifft. Die ECM-Software enaio® verkürzt Informations- und Prozesswege, Standort- und Landesgrenzen werden überwunden. Der Informationsfluss von Mensch zu Mensch, Standort zu Standort und Abteilung zu Abteilung bleibt dabei stets erhalten, unabhängig von Arbeitsort und Arbeitszeit.

Indem Sie und Ihre Mitarbeiter auch mobil Zugriff auf Daten und Informationen erhalten, können schwierige Abstimmungs- und Informationsprozesse minimiert werden. Dies steigert die Effizienz der Zusammenarbeit und fördert Ihre Reaktionsfähigkeit. Außendienstler, Partner, Kunden oder Lieferanten können über mobile enaio®-Lösungen, aber auch über spezielle Integrationen (etwa Java-basierte Portale, XML-gestützte Webservices oder Microsoft SharePoint) eingebunden werden. Dabei ist der Schutz kritischer Informationen vor unbe­rechtigtem Zugriff aufgrund eines sicheren Rechtesystems gewährleistet.

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Mobil besser arbeiten mit enaio®
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Weltweit mobiler Zugriff auf Unternehmensinformationen

Variabler Zugriff per App und Browser

Kontinuität für wichtige Arbeits- und Geschäftsprozesse

Hohe Sicherheit bei Datenschutz und Zugriffsrechten

  • Standardisieren und Beschleunigen wichtiger Abläufe
  • Revisionssichere Prozessaufzeichnung
  • Vereinfachter Daten- und Informationsaustausch
  • Automatisierung der Dokumentation

Prozesse optimieren mit Workflows

Die optimale digitale Strukturierung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen ist essentiell für Collaboration. Die in der ECM-Software enaio® integrierten Workflow-Funktionalitäten unterstützen die Zusammenarbeit nachhaltig. Durch die Arbeit mit digitalen Workflows werden wichtige Arbeitsabläufe standardisiert, beschleunigt und protokolliert – sei es das gemeinsame Erstellen von Dokumenten, Entscheidungsprozesse wie Freigaben und Genehmigungen, der Datenaustausch oder die Kommunikation mit anderen Abteilungen.

Business Process Management mit OPTIMAL SYSTEMS bedeutet eine optimale Steuerung, Kontrolle und Verkürzung sämtlicher Bearbeitungsvorgänge. Kurzum: eine höhere Qualität der Prozes­se. Die Zusammenarbeit aller Beteiligten wird deutlich verbessert, Transport- und Liegezeiten entfallen nahezu vollständig, Kosten werden reduziert.

Microsoft, E-Mail und Co. einbinden

Ein weiterer wichtiger Baustein eines digitalen Collaborationsystems: das Zusammenspiel mit anderen Applikationen wie mit E-Mail-Programmen (Microsoft Outlook, Novell GroupWise, IBM Notes etc.), Officeanwendungen oder Fachanwendungen.

So erlaubt z. B. das Einbinden von ECM-Funktionalitäten in Microsoft Outlook das gezielte Ablegen von E-Mails und Dokumenten in das ECM-System – mit einem Klick. Die darin enthaltenen Informationen sind dadurch für alle Berechtigten, zusammen mit anderen Dokumenten zum selben Geschäftskontext, sichtbar.

Ein großer Vorteil der Integrationen: Ihre Mitarbeiter können in der gewohnten Arbeitsumgebung – z. B. Word, SAP-Systeme etc. – weiterarbeiten und gleichzeitig die Funktionsvielfalt der ECM-Software enaio® nutzen. Zeitaufwendige Einarbeitungszeiten werden so gezielt vermieden bzw. minimiert.

  • Tiefe Anbindung an ERP-, CRM- oder andere Fachsysteme
  • Direkte Einbindung in Microsoft Office
  • Mitarbeiter arbeiten wie gewohnt weiter
  • Umfassendes E-Mail-Management inkl. automat. Archivierung

5 pfiffige ECM-Features für eine leichtere Zusammenarbeit

  • Automatisch informiert

    enaio®-Abonnements ersparen Ihnen unnötige Benachrichtigungen innerhalb eines Teams. Durch das Abonnieren von Dokumenten werden Sie automatisch über Veränderungen an einem Objekt informiert. Wiedervorlagen sind quasi die Erinnerungsfunktion im ECM-System.

  • Praktische Verweise

    Wissen lässt sich in enaio® gewinnbringend intern und extern teilen – ganz einfach per Link. Mit internen Links kann auf Dokumente, Verzeichnisse, Mappen (Dokumentensammlungen) u. a. m. verwiesen werden. Ebenso können Dokumente aus anderen Fachbereichen verlinkt werden.

  • Wissen bündeln

    Mappen funktionieren ähnlich wie eine Linksammlung und fassen beliebig viele Dokumente, Verzeichnisse, Adressen u. a. themen- oder projektspezifisch zusammen. Sie erlauben damit eine unabhängige Sicht auf Informationen.

  • Kurz notiert

    Notizen und Anmerkungen unterstützen den schnellen Austausch zwischen enaio®-Anwendern. Notizen können zu einzelnen enaio®-Objekten angelegt werden und sind recherchierbar. Außerdem lassen sich darüber Dokumente, Register und Co. miteinander verknüpfen. Mit Anmerkungen können Dokumente z. B. mittels virtueller Folien geschwärzt werden. Der Dokumentinhalt bleibt dabei unberührt.

  • Historie im Blick

    Mit der ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS lassen sich Dokumente versionieren. Selbst dann, wenn sie im Werdegang in verschiedenen Dateitypen vorliegen (Word, PDF etc.). Neue Teammitglieder können sich so etwa selber ein Bild über Bearbeiter, Veränderungen (mithilfe des Dokumentenvergleichs) und Entstehungszeitpunkte eines Dokumentes machen.

Business Collaboration mit ECM von OPTIMAL SYSTEMS – immer den Kunden im Blick

Sven Erik Sahrhage, Konzernprozessmanagement

„Vorteil ist die zentrale Informationsbasis, dass jeder weiß, dass er schnell auf Informationen zugreifen kann; dass er weiß, wo er diese Informationen findet und somit auch die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern verbessert wird.“

Edeka Minden-Hannover Stiftung & Co. KG

Ingo Maschauer, Projektleiter

„Wir sind sehr zufrieden, wir haben das Projekt im Februar (2012, Anm. d. Red.) abgeschlossen an unseren fünf Standorten. Wir haben eine große Akzeptanz und die erwarteten Prozessgeschwindigkeiten haben sich übertroffen.“

Bayernhafen GmbH & Co. KG

Referenzen zum Collaboration Management mit OPTIMAL SYSTEMS

Gebr. Pfeiffer SE- ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
ANITA - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Siloking - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Gemeinde Langenargen am Bodensee - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Energieversorgung Filstal - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
BT Berlin Transport - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Diakoniewerk Martha-Maria - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
BMW BKK - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS

Praxis-Guide: Teamwork, was geht ab?

Mit ECM-Software Collaboration Management etablieren

In der heutigen Zeit ist Kommunikation, Koordination und Kooperation zwischen Mitarbeitern immer wichtiger. Der Guide gibt Ihnen einen Überblick, wie ECM-Software die Zusammenarbeiten in Ihrem Unternehmen intensivieren kann. Optimieren Sie Ihre Collaborationprozesse.ECM-Broschüre Collaboration

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ECM-Lösungen für eine bessere Zusammenarbeit

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