Software für Macher.

Business Process Management bzw. Geschäftsprozessmanagement oder auch elektronische Vorgangssteuerung umfasst eine Vielzahl komplexer Prozesse. Diese transparent zu machen und durch neue Synergien zu vereinfachen, ist eines der Kernziele der Software von OPTIMAL SYSTEMS. Unser ECM-System enaio® optimiert den Informationsfluss von Mensch zu Mensch und Standort zu Standort.

Geschäftsprozesse können in Form digitaler Workflows und über das Einbinden von Dokumenten in einzelne Arbeitsschritte modelliert, gesteuert, überwacht und weiterentwickelt werden. Und das unternehmensweit – beim Posteingang genauso wie bei Angebotserstellung, Urlaubsanträgen, Projektmanagement, Freigabeprozessen u. v. a. m.

Wahres ECM ist prozessoptimiert. Einfach. Unternehmensweit.

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BPM optimieren mit ECM von OPTIMAL SYSTEMS
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Prozessabläufe erkennen, definieren und abbilden

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Dokumentenprozesse digital beschleunigen

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Abläufe mit ECM-Workflows optimieren

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Mobil handlungsfähig bleiben – BPM von unterwegs

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Hohe Transparenz durch Process Mining und Records Management

Prozesse erkennen und abbilden

Ein System für Business Process Management muss sehr unterschiedliche Prozesse abbilden können, die je nach Art und Unternehmen mehr oder weniger scharf definiert sind. Eine absolute Festlegung der Prozessabläufe ist jedoch keine Lösung, da spontan auftretende Abweichungen nicht berücksichtigt werden.

Digitale Prozessoptimierung mit unserer Software für Enterprise Content Management orientiert sich nicht nur am Ergebnis, um Geschäfts- und Arbeitsprozesse in allen Phasen der Wertschöpfung kontrollieren zu können. enaio® orientiert sich vor allem am Weg dorthin. Alle Vorgänge der Prozesse bzw. Workflows werden geprüft und immer wieder optimiert, bis die Automatisierung reibungslos läuft und zum besten statt nur zum ersten Ergebnis führt. Und was Ihr Unternehmen schon immer geleistet hat, leistet es mit dem wahren ECM dabei noch schneller.

  • Geschäfts- und Arbeitsprozesse effektiv steuern, transparent und greifbar machen
  • Zusammenarbeit der Mitarbeiter optimal synchronisieren
  • Qualität der Arbeit nachhaltig verbessern
  • Unternehmensziele schnell und zuverlässig erreichen
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enaio® Notebook
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Sofortiger Zugriff auf alle Unternehmensinformationen

Dokumente stehen im passenden Kontext zur Verfügung

Automatisierte Erinnerungs- und Kenntnisnahmefunktionen

Einbinden elektronischer Signaturen für mehr Sicherheit

Optimieren der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit

Dokumentenprozesse digital beschleunigen

Business Process Management dient vor allem dem Abbilden komplexer Prozesse wie etwa dem automatisierten Rechnungseingang. Was wenige wissen: Viele Geschäftsprozesse lassen sich bereits durch das digitale Verwalten von Dokumenten unterstützen – ein hinreichend breites Funktionsspektrum einer BPM-Software vorausgesetzt. Ein Dokumentenmanagement ermöglicht einen sofortigen Zugang zu allen Informationen – unternehmensweit.

Durch die Einrichtung von elektronischen Akten stehen E-Mails, Briefe, Angebote, Rechnungen, Verträge und Dokumente im passenden Kontext zur Verfügung. Zahlreiche ECM-Funktionen unterstützen dabei die Arbeitsabläufe mit Dokumenten. Wiedervorlagen etwa lassen Termine nicht in Vergessenheit geraten und liefern dazugehörige Unterlagen gleich mit. Abonnements setzen Teamkollegen automatisch über Änderungen an Dokumenten, Ordnern etc. in Kenntnis. E-Mail-Anlagen enthalten keine großen Dateien mehr, sondern Verweise auf Akten, gespeicherte Abfragen und Co. Mehrere Personen können zudem gemeinsam an einem Dokument arbeiten.

Der Effekt: Mitarbeiter finden benötigte Informationen besser und können ihre Arbeitsaufgaben schneller erledigen.

ECM-Workflows

Ein großer Vorteil der Geschäftsprozessoptimierung mit ECM ist die Automatisierung häufig wiederkehrender Arbeitsvorgänge, etwa für die Weiterleitung eingehender Post. Dies geschieht mithilfe des Workflow Managements von enaio®.

Aber selbst bei einer noch so perfekten Organisation von Prozessen muss auch Raum für spontane Entscheidungen bleiben. Deshalb lassen sich mit dem Workflowmodul von OPTIMAL SYSTEMS sowohl fest strukturierte als auch situationsbezogene Ad-hoc-Prozesse umsetzen. Diese Smart-Structured-Workflows halten die Prozesse flexibel. Ihren Mitarbeitern bleibt so Raum für persönliche Entscheidungen wie beispielsweise Rückfragen oder zusätzliche Freigaben.

Der Modellierung von Prozesse sind dadurch nahezu keine Grenzen gesetzt. So können beispielsweise Posteingangsbearbeitung und -verteilung strukturiert abgebildet werden – bis hin zu einer vollständigen Lösung mit automatischem Datenabgleich mit führenden Fachanwendungen wie ERP-Systemen. Workflows von OPTIMAL SYSTEMS können zudem aus externen Applikationen gestartet werden.

  • Automatisiert immer wiederkehrende Arbeitsabläufe
  • Fest strukturierte bis situationsbezogene Workflows
  • Protokolliert Dokumente und Daten eines Vorgangs in Workflow-Akten
  • Verbessert die Abstimmung im Team
  • Einbinden elektronischer Signaturen für die Authentifizierung
  • Stellvertreterregelungen im Fall von Urlaub oder Krankheit
  • Anbindung an Fachanwendungen und externe Applikationen inkl. automat. Datenabgleich

BPM mit ECM von OPTIMAL SYSTEMS – immer den Kunden im Blick

Lars Forchheim, Projektleiter

„Der größte Nutzen ist für uns dahingehend zu sehen, dass wenn wir eine zentrale Stelle haben, an der die Dokumente liegen.“

MSG Management- und Servicegesellschaft für soziale Einrichtungen mbH

Bernd Schwietering, IT-Leiter

„Wir sehen den Vorteil von OPTIMAL SYSTEMS da drin, dass wir über die Patientenakte hinaus auch noch weitere Workflows abbilden können.“

Krankenhaus Maria-Hilf Stadtlohn

Mobile Geschäftsprozesse – BPM von unterwegs

Mobiles Arbeiten wird immer wichtiger im Berufsleben. Dabei geht es längst nicht mehr nur um das reine Abrufen von E-Mails und Terminen über Tablet, Smartphone und Co. Außendienstler wie beispielsweise Kontrolleure, Installateure oder Vertriebsmitarbeiter ist es wichtig, auch Prozesse bezüglich Aufträgen oder Protokollen von unterwegs starten zu können.

Für alle wichtigen Anforderungen für das Arbeiten unterwegs stellt mobiles Dokumentenmanagement mit OPTIMAL SYSTEMS eine ideale Lösung dar. Es stellt Funktionen und Informationen des ECM-Systems enaio® zur Verfügung – weltweit und jederzeit. Auf das ECM-System wird dabei via Browser oder App zugegriffen.

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Mobil besser arbeiten mit enaio®
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Überall und jederzeit auf wichtige Informationen zugreifen

Starten und Bearbeiten von Workflows von unterwegs

Beschleunigen mobiler Freigabe- und Kenntnisnahmeprozesse

Hohe Sicherheit durch geschützten Datenaustausch und Berechtigungssystem

  • Überwacht und protokolliert alle Geschäftsvorgänge
  • Umfassendes Records Management
  • Verbessert das Qualitätsmanagement
  • Sorgt für eine revisionssichere Archivierung
  • Optimiert die Ableitung von Geschäftsprozessen

Process Mining und Records Management

Process Mining und die Transparenz von Prozessen sind wichtige Voraussetzung für die Abbildung von Workflows in vielen verschiedenen Branchen wie Industrie, Logistik, Handel, Banken, der Pharmaindustrie oder anderen regulierten Branchen. BPM auf Basis von ECM bietet dafür eine umfassende Protokollierung und unterstützt die Auswertung aller Prozesse – gerade im Rahmen einer compliance-konformen Unternehmensführung.

Alle Geschäftsvorgänge lassen sich systematisch aufzeichnen und ordnungsgemäß, kontrolliert und sachgerecht archivieren (Records Management oder Aktenverwaltung bzw. Schriftgutverwaltung). Elektronische als auch physische Geschäftsunterlagen können dadurch über ihren gesamten Lebenszyklus optimal für Geschäftsprozesse genutzt werden. Records Management umfasst neben der eingesetzten Technologie wie z. B. Enterprise Content Management auch Strategien, um die organisatorischen Anforderungen zu lösen.

Referenzen zum BPM mit OPTIMAL SYSTEMS

Siloking - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Energieversorgung Filstal - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
BT Berlin Transport - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
HannIT - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Hugo Stinnes Schiffahrt - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Goethe Universität - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Labom - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS
Immanuel Diakonie - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS

Experteninfos für Ihr Business Process Management

Software von OPTIMAL SYSTEMS unterstützt Sie dabei, Businessprozesse optimaler zu gestalten. Wie genau, erfahren Sie in unserem kostenfreien Infopaket oder bei einer persönlichen Präsentation mit unseren ECM-Experten.

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