Vertragsmanagement
Effizientes, modernes Vertragsmanagement
Mit OS|ECM bündeln Sie alle Informationen über Vertragspartner und -inhalte in einheitlichen, digitalen Vertragsakten. OS|ECM sichert so die ständige Verfügbarkeit und Sicherheit aller Ihrer Verträge – auch an verteilten Standorten. Die digitalen Vertragsakten verschaffen Ihnen oder Ihren Mitarbeitern einen schnelleren Überblick über laufende Verträge, vertragsrelevante Inhalte, Personen und Dokumente.
OS|ECM können Sie den Wert existierender Kauf- oder Service-Verträge, den Umfang bestehender Miet- und Leasingverpflichtungen sowie die Gesamtkosten geschlossener Verträge per Knopfdruck kontrollieren, um nur einige Möglichkeiten zu nennen. OS|ECM erhöht Ihre Auskunftsfähigkeit, da alle Verträge und sonstigen Dokumente zu einem Geschäftsprozess oder einem Geschäftspartner sofort zur Hand sind.
Automatisierung
Mit OS|ECM können Sie Verträge aus standardisierten Vertragsvorlagen automatisch generieren, per Workflow prüfen, freigeben und einschließlich dazugehöriger Dokumente (z. B. Freigabeprotokolle oder E-Mails) revisionssicher langzeitarchivieren. Durch Freigabe-Workflows wird auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Regularien unterstützt. Verhandlung und Erstellung von Verträgen werden beschleunigt und das integrierte Fristenmanagement hilft Ihnen, Termine einzuhalten.
Nicht zuletzt können Sie Verträge in Papierform oder Altverträge einscannen, in den entsprechenden digitalen Vertragsakten ablegen und so arbeitsplatzunabhängig einsehen. Die gezielte Vergabe von Lese- oder Schreibrechten unterbindet einen unberechtigten Zugriff.
Nutzen von OS|ECM für das Vertragsmanagement
Unsere Lösung unterstützt Sie in allen Phasen der Vertragserstellung und -verwaltung:
- Mehr Transparenz durch kontextbezogene Verwaltung aller Informationen in Vertragsakten
- Vollständiger Überblick über den Status Ihrer Verträge, Vertragsverpflichtungen sowie über aktuelle Vorgänge
- Vereinfachung der Gestaltung von beliebigen Verträgen einschließlich Versionsmanagement und Freigabeprozessen – ob Kaufverträge, Arbeitsverträge, Service Level Agreements (SLAs), Anforderungskataloge, SLA Lieferverträge usw.
- Verbesserung der Kunden-, Partner-, und Lieferantenbeziehungen durch Einhaltung von Fristen und Vermeidung vertraglich geregelter Sanktionen
- Zeitersparnis durch Beschleunigung der Geschäftsprozesse
- Kostensenkung durch die optimale Ausnutzung von Fristen, Kontingenten und Konditionen
- Größere Rechtssicherheit durch Freigabe-Workflows
- Minimierung von Risiken und Liquiditätsengpässen
- Bessere Geschäftsbeziehungen durch erhöhte Auskunftsfähigkeit und Fristenmanagement
- Unterstützung der Qualitätssicherung
- Einbindung der qualifizierten elektronischen Signatur
- Revisionssichere Archivierung aller Dokumente und Informationen
Dokumente zum Thema Vertragsmanagement
Infoblatt: OS|"Contract" - Vertragsmanagement (Best Practice Lösung) Vertragsmanagement ist eine "ECM Best Practice"-Lösung mit - festumrissenem Funktionsumfang zum Vertragsmanagement; - Dienstleistungen, wie Installation, Basisadministration und Systemeinweisung; - lösungsspezifischem Support und umfangreicher Dokumentation sowie - komplettem, ausbaufähigem ECM-Motor
OS-Partner bpi solutions implementiert Vertragsmanagement bei Staatlich Bad Meinberger Staatlich Bad Meinberger Mineralbrunnen GmbH & Co. KG, das traditionsreiche Familienunternehmen, verwaltet zukünftig die Verträge mit der ECM Best Practice-Lösung OS|"Contract". Das Unternehmen hat sich für den modernen Alleskönner im Vertragswesen des ECM-Spezialisten OPTIMAL SYSTEMS entschieden. bpi solutions wurde mit der Einführung beauftragt.
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