Personalabteilung
OS|ECM unterstützt Ihre Personalabteilung in allen Belangen eines effektiven Personalmanagements. Zentraler Baustein unserer Lösungen ist die digitale Personalakte für sämtliche mitarbeiterspezifischen Informationen (z. B. Personaldaten, Zeugnisse, E-Mails, Fotos, Verträge, Daten aus der Lohnbuchhaltung, Urlaubsverwaltung, Beurteilungen, Bewerbungsunterlagen etc.).
Digitale Personalakten
OS|ECM unterstützt Sie bei der Erfassung großer Mengen von Papierdokumenten. Im automatisierten Posteingang werden Dokumente automatisch erfasst, verschlagwortet und durch OS|ECM in der richtigen Personalakte abgelegt. Zusätzlich können Sie in OS|ECM Vorlagen und Formulare (z. B. für Datenschutzerklärung, Personalbogen, Genehmigungen u. a.) hinterlegen und verwalten, sodass allen berechtigten Mitarbeitern stets die aktuelle Version vorliegt.
OS|ECM sorgt für die automatische Zuordnung von E-Mails im entsprechenden Geschäftskontext. Das verhindert die doppelte Ablage von E-Mails oder Anhängen. Sämtliche E-Mails zu einem Vorgang oder zu einer Person stehen auf Knopfdruck zur Verfügung – unabhängig vom Arbeitsplatz. Bei Stellenausschreibungen können E-Mails in OS|ECM Workflows auslösen (z. B. die Bearbeitung der Bewerbungsunterlagen).
Die mobilen Lösungen von OS|ECM ermöglichen Ihnen die Aktualisierung Ihrer Personalakten direkt im Mitarbeitergespräch. Über die Portalintegration von OS|ECM lassen sich Mitarbeiterverzeichnisse u. a. mit Organisationstrukturen via Intranet oder Internet publizieren. Die revisionssichere Archivierung sämtlicher Personaldaten, -dokumente und -entscheidungen kann z. B. bei Rechtsstreitigkeiten oder Audits von entscheidender Bedeutung sein.
Optimierung des Personalmanagements
Unsere Lösungssoftware unterstützt Ihre Personalabteilung in allen Bereichen eines produktiven Personalmanagements. Es basiert auf der ECM-Suite OS|ECM, dem Archiv-, Dokumentenmanagement- und Workflowsystem.
Umfangreiche Funktionen bieten die ideale Grundlage zur Optimierung Ihres Personalmanagements:
- digitale Personalakte für sämtliche mitarbeiterspezifischen Informationen (auch von unterwegs)
- Filter-/Recherchemöglichkeiten und statistische Auswertungen
- Bidirektionale Schnittstellen (komfortabler Austausch von Personenstammdaten aus gängigen ERP-, HR- oder Lohnbuchungssystemen)
- Automatisierte Erfassung, Indexierung und Klassifizierung der Eingangspost (sämtliche relevanten Daten werden erkannt und extrahiert)
- Auslösen unterschiedlichster Workflows (automatische Weiterleitung an zuständige Mitarbeiter zur Bearbeitung)
- versionierte Vorlagen (z. B. für Datenschutzerklärung, Personalbogen)
- komplettes Vertragsmanagement (Vertragsmodule und -texte), fertige Vertragswerke
- Versionsverwaltung, Wiedervorlage und Fristenmanagement
Nutzen von OS|ECM für Ihre Personalabteilung
- Schnellerer Informationsüberblick durch einheitliche, digitale Personalakten für sämtliche mitarbeiterspezifischen Daten- und Dokumente
- Erweitertes Funktionsspektrum durch Schnittstellen zu zahlreichen HR-Systemen
- Revisionssichere Archivierung von Personaldokumenten (z. B. gescannte Zeugnisse) und integriertes Vertragsmanagement
- Sicherheit durch Nachvollziehbarkeit von Personalentscheidungen aufgrund lückenloser Protokollierung aller Prozesse
- Sichere, standardisierte Freigabeprozesse einschließlich elektronischer Signaturen
- Prozessbeschleunigung durch ausgefeiltes Workflow-Management für standardisierte Personalentscheidungen (z. B. Urlaubs-, Einstellungs- oder Laufzettelworkflows)
- Verbesserte Zusammenarbeit durch abteilungsübergreifende Verfügbarkeit personalrelevanter Daten und Dokumente für berechtigte Mitarbeiter
- Arbeitserleichterung und Zeitersparnis durch automatisierte Posteingangsbearbeitung
Modularität von OS|ECM für die Personalabteilung
OS|ECM ist modular und kann daher beliebig erweitert und an Ihre Bedürfniss angepasst werden. Dem abteilungsübergreifenden Daten- und Dokumentenaustausch sind so keine Grenzen mehr gesetzt. Beispielhaft haben wir hier einige OS|ECM-Lösungen aufgelistet, die besonders in der Personalabteilung von Interesse sind:
- Vertragsmanagement
- Posteingangsbearbeitung
- Prozessautomatisierung (Bewerbungsprozess, Urlaubsantrag etc.)
- E-Mail-Management
- Mobile Lösungen & Portale
Dokumente zum Thema Personalmanagement
MVV Energie: Personalakte sorgt für einen schnellen Überblick Das Personalmanagement bei der MVV Energie arbeitet jetzt mit digitalen Personalakten von OPTIMAL SYSTEMS. Das ermöglicht auch die schnelle Einsicht in die Personalakten bei Einhaltung des Datenschutzes.
Elektronische Personalakte für die Stadt Regensburg Die Stadt Regensburg ist ihrem Ziel einer verwaltungsweiten elektronischen Aktenführung einen großen Schritt nähergekommen. Mit der Einführung der elektronischen Personalakte konnte in diesem Zusammenhang ein weiteres Projekt erfolgreich mit der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover realisiert werden.
Pressemappe PERSONAL Süd 2012 Hiermit erhalten Sie eine umfangreiche Pressemappe der OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe speziell für die Messe PERSONAL Süd 2012: mit einem Unternehmensprofil, den letzten Pressemitteilungen sowie Praxisbeispiele für den Einsatz digitaler Personalakten auf Basis von OS|ECM
ZGASt der KID: Digitales Archivsystem optimiert Personalabrechnung Anwenderbericht der Zentralen Gehaltsabrechnungsstelle der Norddeutschen kirchlichen Gesellschaft für Informationsdienstleistungen mbH. Ziel des Projektes war die Entlastung von routinemäßigen Arbeiten und deren Beschleunigung mit der Vorgabe, das DMS und Archivsystem an die vorhandene Personal-Abrechnungslösung anzubinden. Im Ergebnis wurden kürzere Durchlaufzeiten erreicht, wodurch mehr Freiräume für die Kundenberatung entstanden. Ebenso konnten Kosteneinsparungen an materiellen und räumlichen Ressourcen erzielt werden.
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