E-Mail-Management: rechtskonforme E-Mail-Archivierung

Verwaltung und Archivierung von E-Mails

OS|ECM bietet ein breites Lösungsspektrum, um E-Mails vorgangsbezogen Projekten oder Benutzern zuzuordnen. Ihre E-Mail-Postfächer werden direkt in OS|ECM abgebildet. Die Ablage der E-Mails erfolgt übersichtlich im jeweiligen Geschäftskontext, so dass Sie jederzeit einen vollständig transparenten Zugriff auf alle geschäftsrelevanten E-Mails haben.

Eine doppelte Ablage der E-Mails oder der Anhänge wird unterbunden. Ein sofortiges Wiederfinden sämtlicher ein- und ausgehender E-Mails garantiert – unabhängig vom Arbeitsplatz. Mit OS|ECM werden außerdem alle rechtlichen Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung abgedeckt und die an Ihr Unternehmen gestellten IT-Compliance-Anforderungen erfüllt.

Direkter Versand von Dokumenten aus OS|ECM

Zu versendende Dateien und Dokumente aus OS|ECM werden beim internen Versand durch Verweise ersetzt, so dass der Adressat immer den Zugriff auf die aktuellen Dokumente oder Daten erhält. Oder sie werden auf Wunsch komprimiert oder im PDF-Format an die E-Mail angehängt. Auch Serien-E-Mails können einfach erstellt und versendet werden. Antworten auf bereits archivierte E-Mails werden automatisch an der richtigen Stelle abgelegt.

Einbindung in Workflows

Durch die Einbindung des in OS|ECM integrierten Workflow-Systems können E-Mails strukturiert abgearbeitet werden. Ebenso können E-Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, Workflowprozesse auslösen. Beispiele hierfür sind die Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen, die per E-Mail in das Unternehmen gelangen.

Pentadoc Radar: Vergleichstest E-Mail-Management

Ein Vergleichstest der Pentadoc AG zum E-Mail-Management bescheinigte OPTIMAL SYSTEMS Top-Ergebnisse. Wir überzeugten in allen Praxisszenarien. Laut Pentadoc sind E-Mail-Archivierungs-Funktionen, die auf einer ECM-Suite basieren, äußerst intuitiv nutzbar und sehr tief eingebunden in die regulären Arbeitsabläufe.

Dokumente zum Thema E-Mail-Management