E-Mail-Management: rechtskonforme E-Mail-Archivierung
Verwaltung und Archivierung von E-Mails
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- E-Mail-Management mit OS|ECM
OS|ECM bietet ein breites Lösungsspektrum, um E-Mails vorgangsbezogen Projekten oder Benutzern zuzuordnen. Ihre E-Mail-Postfächer werden direkt in OS|ECM abgebildet. Die Ablage der E-Mails erfolgt übersichtlich im jeweiligen Geschäftskontext, so dass Sie jederzeit einen vollständig transparenten Zugriff auf alle geschäftsrelevanten E-Mails haben.
Eine doppelte Ablage der E-Mails oder der Anhänge wird unterbunden. Ein sofortiges Wiederfinden sämtlicher ein- und ausgehender E-Mails garantiert – unabhängig vom Arbeitsplatz. Mit OS|ECM werden außerdem alle rechtlichen Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung abgedeckt und die an Ihr Unternehmen gestellten IT-Compliance-Anforderungen erfüllt.
Direkter Versand von Dokumenten aus OS|ECM
Zu versendende Dateien und Dokumente aus OS|ECM werden beim internen Versand durch Verweise ersetzt, so dass der Adressat immer den Zugriff auf die aktuellen Dokumente oder Daten erhält. Oder sie werden auf Wunsch komprimiert oder im PDF-Format an die E-Mail angehängt. Auch Serien-E-Mails können einfach erstellt und versendet werden. Antworten auf bereits archivierte E-Mails werden automatisch an der richtigen Stelle abgelegt.
Einbindung in Workflows
Durch die Einbindung des in OS|ECM integrierten Workflow-Systems können E-Mails strukturiert abgearbeitet werden. Ebenso können E-Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, Workflowprozesse auslösen. Beispiele hierfür sind die Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen, die per E-Mail in das Unternehmen gelangen.
Pentadoc Radar: Vergleichstest E-Mail-Management
Ein Vergleichstest der Pentadoc AG zum E-Mail-Management bescheinigte OPTIMAL SYSTEMS Top-Ergebnisse. Wir überzeugten in allen Praxisszenarien. Laut Pentadoc sind E-Mail-Archivierungs-Funktionen, die auf einer ECM-Suite basieren, äußerst intuitiv nutzbar und sehr tief eingebunden in die regulären Arbeitsabläufe.
Dokumente zum Thema E-Mail-Management
Immanuel Diakonie Group: Perfekte Klinikorganisation durch OS|ECM
In Rüdersdorf wurde eine der modernsten Krankenhaus-IT-Infrastrukturen Deutschlands realisiert. Dabei ging es nicht nur um die Frage der technischen Realisierbarkeit. Der Leitgedanke war auch, eine hervorragend organisierte medizinische Versorgung stationärer und ambulanter Patienten auf höchstem Niveau zu gewährleisten.
MSG: Prozessoptimierung und weniger Papier dank OS|ECM
Die Management- und Servicegesellschaft für soziale Einrichtungen (MSG) nutzt OS|ECM für die unternehmensweise Prozessoptimierung. Zentral sind dabei vor allem die Erfassungskomponente OS|CLASSIFY, die Workflow-gestützte Anbindung an das SAP sowie Lösungen für das Vertrags- und E-Mail-Management.
FEINGUSS BLANK GmbH: Schneller Zugriff auf Informationen
Seit der Einführung im Jahre 1997 ist das System nach und nach schrittweise mit den Anforderungen der FEINGUSS BLANK GmbH gewachsen – von einer reinen Archivlösung zu einer umfassenden Informationsplattform. Zur Zeit arbeiten über 100 Mitarbeiter in den verschiedensten Abteilungen mit OS|ECM.
Volkswagen Stiftung: Verbesserung der Kommunikation und Beschleunigung der Prozesse
Bei der VolkswagenStiftung werden jährlich ca. 1.000 Förderanträge gestellt, die aus umfangreichen Sammlungen unterschiedlicher Dokumente bestehen. Durch die Einführung von OS|ECM konnten die Bearbeitungsprozesse der Förderakten deutlich beschleunigt werden.
Landkreis Schaumburg: OS|ECM zur Realisierung der "Virtuellen Poststelle"
Landkreis Schaumburg führte OS|ECM zunächst in der KFZ-Zulassungstelle. Weitere Abteilungen wie Kasse und Personalamt folgten. Aufgrund der guten Erfahrungen mit OS|ECM entschied die Kommunalverwaltung Schaumburg, die Lösung auch für die Abbildung der virtuellen Poststelle einzusetzen.
