Revisionssichere Archivierung durch SAP-Integration

Im Fall von SAP unterstützt OS|ECM verschiedenste Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Szenarien entlang der gesamten logistischen Vorgangskette. Mit der zertifizierten Archivschnittstelle können ein- und ausgehende Dokumente, Drucklisten-, Reorganisationsdaten, Eingangsbelege, Ausgangsbelege und Drucklisten archiviert werden. Alle Papierdokumente und Dateien, die die Geschäftsprozesse begleiten oder extern entstehen, werden mit entsprechenden Vorgängen in SAP verknüpft.

Arbeiten ohne Applikationswechsel

Dokumente werden direkt in SAP recherchiert und ohne einen Wechsel zu OS|ECM in einem Viewer angezeigt (Image-Enabling). Indexwerte aus SAP werden extrahiert und mit den archivierten Dokumenten verknüpft. Dadurch ist es für Sie möglich, auch außerhalb von SAP auf SAP-Dokumente zuzugreifen.

Inhaltliche Vollständigkeit

Neben der Archivierung und Recherche in OS|ECM kann auch der Scan-Vorgang aus SAP gestartet werden, so dass frühes, gleichzeitiges oder spätes Erfassen und damit eine nahtlose Integration, z. B. in eine Posteingangslösung, ermöglicht wird. Durch die synchrone Verwaltung von gescannten Papierbelegen in OS|ECM wird der SAP-Ablauf inhaltlich vollständiger - z. B. können Belege direkt zu einem Buchungssatz angezeigt werden. SAP wird durch die Auslagerung von Daten in OS|ECM deutlich entlastet und die Performance somit verbessert. Die Daten stehen der Anwendung aber weiterhin zur Verfügung.

SAP ArchiveLink: Information Lifecycle Management

Die SAP AG hat die ArchiveLink-Schnittstelle von OPTIMAL SYSTEMS erneut zertifiziert. Das neue, seit Anfang 2008 gültige Verfahren, basiert auf denselben neuen Zertifizierungsgrundlagen, wie für alle anderen SAP-Schnittstellen. Mit der erneuten Zertifizierung stellt OPTIMAL SYSTEMS wieder einmal die Verzahnung seiner Enterprise Content Management-Suite mit den Produkten der SAP AG unter Beweis.

Als einer der ersten ECM-Herstellern unterstützt OPTIMAL SYSTEMS mit einer neuen Schnittstelle für den SAP ArchiveLink nun auch das Information Lifecycle Management von SAP (SAP ILM). Mit der neuen Schnittstelle ist es nicht nur möglich, führende SAP-Systeme durch Auslagerung von Daten zu entlasten, sondern auch Daten und Dokumente aus Altsystemen in complianter Form nach OS|ECM Version 7 zu überführen und revisionssicher zu archivieren.

Die Zertifizierung bestätigt, dass auch mit der neuen Version der ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS SAP-Module über Netweaver nutzbar sind. Die zertifizierte Archivschnittstelle OS [RepositoryManager] ermöglicht Drucklisten-, Reorganisationsdaten, sowie Ein- und Ausgangsbelege zu archivieren. Alle Papierdokumente und Dateien, welche die Geschäftsprozesse begleiten oder extern entstehen, werden mit entsprechenden Vorgängen in SAP verknüpft.

Über die optionale Metadatenreplikation mit OS[RepositoryManager Index-Import] können in OS|ECM hierarchische Akten gebildet und aus SAP aufgerufen werden. Somit kann auch Content erschlossen werden, der nicht über SAP erfasst wurde, sondern über die Vielzahl anderer ECM-Schnittstellen in die Akte eingeflossen ist.

Vorteile

• Inhaltlich vollständige Integration von OS|ECM und SAP
• Revisionssichere Archivierung sämtlicher eingehender sowie in SAP erzeugter Dokumente und Berichte
• Schnelle Recherche aus SAP nach allen Dokumenten
• Massenerfassung von Eingangsdokumenten, dabei Unterstützung der Szenarien frühes, gleichzeitiges und spätes Erfassen