Ad-hoc-Aktivitäten in OS|ECM

OS|ECM unterstützt im Unterschied zu fest vorgegebenen Workflows auch Vorgänge, die unregelmäßig auftreten und sich aus der laufenden Arbeit heraus ergeben. Mit den Ad-hoc-Aktivitäten können Ihre Mitarbeiter selbst einzelne Vorgangsschritte definieren.

Mit Innovationen wie dem Smart-structured-Workflow hat sich OPTIMAL SYSTEMS schon in der Vergangenheit einen Namen gemacht. Bei unseren Kundenbefragungen haben wir jetzt herausgefunden, dass sich eine große Mehrheit die Workflowfunktionalität für einfache Aufgabenzuweisungen wünscht. In nur einem Prozessschritt können Personen oder Gruppen Aufgaben (z. B. Genehmigungen, Prüfungen, Freigaben) zugewiesen bekommen – einfach, protokolliert, sofort.

OS|ECM Taskflows Funktionen

Eine Art von ganz einfachen Ad-hoc Workflows sind die Taskflows. OS|ECM bietet mit den Taskflows eine Funktion, die es ermöglicht, Personen oder Gruppen eine Aufgabe in einem Prozessschritt zuzuweisen. Viele Möglichkeiten von Business Process Management wie beispielsweise das Führen einer Workflowakte, das Einrichten von Stellvertretern, das direkte Abgeben eines Fälligkeitsdatums oder die Personalisierung durch einen Mitarbeiter werden auch hier geboten, zudem werden alle Entscheidungen protokolliert. All dies sind Punkte, die mit einer Zuteilung einer Aufgabe per E-Mail nicht abgebildet werden können.

Multi-Instanz-Aktivitäten

Auch Multi-Instanz-Aktivitäten, mit denen gleichartige Arbeitsschritte parallelisiert werden, sind möglich. Diese ermöglichen beispielsweise die Befragung von Mitarbeitern. Die Beteiligten können unter verschiedenen Optionen wählen, und das Ergebnis liegt in wenigen Minuten vor.
Bei einer Analyse des Business Process Managements stellte sich heraus, dass im Unternehmensalltag zu ungefähr 90 % Prozesse dominieren, die nur aus einem Schritt bestehen. Dies sind zum großen Teil Genehmigungen oder Freigaben basierend auf Dokumenten.