Vorgangsakte

In Behörden und anderen öffentlich Einrichtungen ist oft von digitalen Vorgangsakten die Rede. Damit ist in der Regel die strukturierte Ablage verschiedenste Daten und Dokumente zu einem Entscheidungsvorgang, wie z. B. die Umsetzung von Beschlüsse bzw. die Genehmigung von Anträgen, gemeint. Digitale Vorgangsakten kommen in den verschiedensten Verwaltungseinrichtungen zum Einsatz und unterscheiden sich von jeweiligen Aufgaben oft voneinander.

Ein wichtiges Kriterium für digitale Vorgangsakten ist die Möglichkeit, beliebige Ablagestrukturen, wie z. B. einen Aktenplan, möglichst genau abbilden zu können. Gerne wird die digitale Vorgangsverwaltung um automatische Posteingangs-, E-Mail-Management-Lösungen und Genehmigungs- bzw. Freigabeworkflows ergänzt. ECM-Funktionen wie Wiedervorlagen, Abonnements und Statusreports machen die Arbeit mit digitalen Vorgangsakten noch effizienter und zuverlässiger.

Wichtig ist auch die Anbindung digitaler Vorgangsakten an vorhandene Fachapplikationen, um Redundanzen zu vermeiden und Prozesse zu beschleunigen. Die durch das ECM-System ständige gegebene Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen verbessert die Auskunftsfähigkeit und beschleunigt die Antwortzeiten bei Anfragen.

Praktische Anwenderbeispiele

• Stadt Jena: Umfangreiche digitale Vorgangsakten-Lösungen im Bürgeramt (Zulassungs-/Fahrerlaubnisverfahren, Einwohnermeldewesen, Bewohnerparken, Kita-/Hortgebührenservice), in der Stadtkasse (Vollstreckung, Allg. Schriftverkehr, Rechnungseingang), im Bauaktenarchiv, im Rechts-, Sozial- und Steueramt inkl. Postein- und -ausgangs- sowie Rechnungsworkflows
• Magistrat Bremerhaven: Digitale Vorgangsaktenführung im Sozialamt inkl. Fachapplikationsanbindung