Hausanschlussakten bieten Einsparpotenzial

Da bei vielen Versorgern noch heute Hausanschlussakten und andere Geschäftsdokumente in Papierform aufbewahrt werden, ergeben sich mit der Einführung der digitalen Akte besonders hohe Einsparungs- und Effektivierungspotenziale. Bewährt hat sich eine Kombination aus Kunden-, Vertrags-, Rechnungs- und Facility-Management-Akte. Schriftdokumente, E-Mails, Verträge, Abrechnungen, Lagepläne, Fotos und GPS-Daten können strukturiert und effektiv in einer digitalen Hausanschlussakte zusammengefasst werden.

Die an den verschiedensten Stellen und Standorten generierten Daten (z. B. in der Buchhaltung sowie von mobilen Reparaturtrupps vor Ort) werden in digitalen Akten in OS|ECM zentral und einheitlich erfasst und stehen allen berechtigen Mitarbeitern stets in der aktuellen Version zur Verfügung. Redundanzen und doppelte Arbeitsgänge werden so vermieden, Transportwege auf ein Minimum reduziert und Geschäftsprozesse signifikant beschleunigt.

Im Gegensatz zu papiernen Akten bieten digitale Akten flexiblere Möglichkeiten, Daten und Dokumente je nach Bedarf in frei gestaltbaren Strukturen nach Vorgängen, Projekten, Kunden usw. abzulegen. So ist es möglich, Dokumente anhand bestehender Aktenpläne zu verwalten, wobei das Aktenzeichen als Indizierungskriterium übernommen wird. Dabei kann die Indizierung in unterschiedlichen Stufen entweder automatisiert durch das System oder manuell durch die Mitarbeiter erfolgen.

ERP-Belegarchivierung

Bewährt hat sich im Versorgerbereich auch die nahtlose Integration mit ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning). So ist es möglich, direkt aus einem SAP-Datensatz auf die in den digitalen Akten abgelegten Dokumente zuzugreifen, um z. B. Vertragsdetails oder den aktuellen Schriftverkehr aufzurufen. Zum anderen können mit Hilfe der revisionssicheren Archivierung von Belegen ERP-Systeme merklich entlastet werden, was eine deutliche Steigerung der Arbeitseffektivität zur Folge hat.

Vertragsmanagement

Oft werden digitale Akten bei Versorgern mit einem zentralen Vertragsmanagement kombiniert. Das erhöht nicht nur den Überblick. Das Vertragsmanagement bietet noch weitere Vorteile. Mittels der automatisierten Erstellung von Verträgen aus Basisvorlagen können Fehler vermieden und finanziellen Schäden vorgebeugt werden. Die zeitintensive Tätigkeit des Vertragscontrolling kann auf ein Minimum reduziert werden und Fehler lassen sich vermeiden. Über umfangreiche Report-Abfragen ist es jederzeit möglich Verträge effizient zu verwalten.

GIS Integration

Einige ECM-Systeme verfügen über eine Schnittstelle zu Geo-Informations-Systemen (GIS) und ermöglichen so, aus einem Lageplan heraus direkt auf eine Hausanschlussakte zugreifen zu können bzw. umgekehrt. Diese Integration von digitalen Akten und Fachanwendungen hat sich vor allem bei Havariediensten bewährt. Sie steigert die Geschwindigkeit interner Arbeitsprozesse, gewährleistet eine größere Transparenz über komplexe Vorgänge und erhöht dadurch nicht zuletzt die Zufriedenheit der Kunden.

Praktische Anwenderbeispiele

• MVV Energie AG: Digitale Hausanschlussakte auf Basis von OS|ECM mit SAP-Integration
• Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken: Digitale OS|ECM-Hausanschlussakte inkl. Belegarchivierung von über 100 dezentralen SAP-Systemen
• Energieversorgung Filstal GmbH & Co. KG: Digitale OS|ECM-Hausanschlussakte mit GIS-Anbindung, ERP-Integration und Beschaffungsworkflow
• Stadtwerke Pforzheim GmbH & Co. KG: Digitale Hausanschlussakte auf Basis von OS|ECM inkl. Vertragsmanagement und bidirektionaler ERP-Schnittstelle zu Wilken ENER:GY