Revisionssichere Archivierung von Informationen
Informationen, Akten oder Dokumente in Papierform bremsen wesentliche Prozesse in Ihrem Unternehmen. Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Auskunftsfähigkeit sind stark vermindert. Jeder kennt die Situation, wenn verlegte Belege oder Akten im Archiv gesucht werden. Mit der ECM-Plattform OS|ECM haben Sie vielfältige Möglichkeiten, Dokumente bzw. Akten zu digitalisieren und berechtigten Mitarbeitern ortsunabhängig zur Verfügung zu stellen.
OS|ECM stellt Workflow-Funktionen zur Verfügung, wodurch Sie Ihre Lösung beliebig skalieren und auch sehr große Dokumentmengen verarbeiten können.
Funktionen der Archivierung im Detail
Unsere Software bietet sämtliche Funktionen eines ECM-Systems in optimaler Anpassung an Ihr Unternehmen, Ihre Anforderungen und Interessen sowie Arbeitsprozesse:
- große Anzahl an Dokumenten automatisch scannen (Scan- Komponenten)
- Daten elektronisch importieren (Elektronischer Datenimport)
- Dokumente automatisch klassifizieren und verschlagworten (Klassifizierung)
- Geschäftsprozesse systematisch aufzeichnen (Records Management)
- Dokumente applikationsunabhängig zur Verfügung stellen (Rendition Management)
- bekannte Strukturen verwalten (File-System-Archivierung)
Revisionssicherheit
Individuell konfigurierbare Ablagestrukturen ermöglichen das Einrichten von Ordnern, Registern und mehrfachen Unterregistern und garantieren zusammen mit den umfangreichen Recherchemöglichkeiten über Metadaten und Volltext ein schnelles Wiederfinden der gesuchten Informationen. Für die langfristige und unveränderliche Speicherung werden alle marktrelevanten Storage-Komponenten unterstützt. Mit OS|ECM können verschiedene Archive innerhalb eines Systems gepflegt werden, eine archivübergreifende Recherche ist möglich. Alle Prozesse werden entsprechend dem Bedarf ausführlich protokolliert.
Der schreibende oder lesende Zugriff auf Ablagestruktur, einzelne Dokumente und Datenmasken kann durch das hochgranulare Rechtesystem präzise für Gruppen oder auch einzelne Mitarbeiter ermöglicht werden. Single Instance Store verhindert, dass gleiche Dokumente mehrfach abgelegt werden. Durch das integrierte Retention Management werden die Aufbewahrungsfristen (rechtssichere Archivierung IT-Compliance) eingehalten und im Fall von abgelaufenen Fristen werden die Dokumente endgültig gelöscht. Aus Gründen der Lastverteilung oder im Fall von Zweigstellen können auch verteilte Archivlösungen mit hoher Ausfallsicherheit realisiert werden.
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