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Die Anbindung an enaio® erweitert SharePoint um leistungsstarke ECM-Funktionen wie revisionssichere Archivierung und erhöht die Performance von SharePoint.

SharePoint OPTIMAL SYSTEMS

SharePoint-Anbindung mit OPTIMAL SYSTEMS

SharePoint um leistungsstarke Funktionen erweitern

SharePoint hat sich zu einer Standardplattform für die Zusammenarbeit (Collaboration) innerhalb von Unternehmen und der Bereitstellung von Informationen aus vielen verschiedenen Anwendungen entwickelt.

SharePoint ist jedoch in der Datenhaltung (Content-DB) limitiert. Bei der revisionssicheren Archivierung empfiehlt es sich daher, auf zertifizierte Speicherlösungen zu setzen. Für die Themen langzeitstabiles Dokumentformat oder Scanning- bzw. COLD-Verarbeitung verweist Microsoft auf Drittanbieter.

Durch die Schnittstellen enaio® sharepoint-dms und enaio® sharepoint-archiv kann ein vorhandenes SharePoint um wichtige ECM-Funktionen erweitert werden – z. B. revisionssichere Archivierung, langzeitstabile Dokumentformate, Massendatenarchivierung und weiteren Funktionen für eine optimale ECM-Strategie.

Mit enaio® sharepoint-archiv SharePoint entlasten

Mit enaio® sharepoint-archiv werden die Dokumente in das zertifizierte enaio®-System und auf Wunsch auf ein spezielles Speichersystem ausgelagert. Dabei verbleibt der Indexdatensatz in SharePoint, nur das Dokument wird ausgelagert.

Damit wird die Datenbank entlastet, da der größte Teil des SharePoint-Objekts im Archiv liegt. Durch den enaio®-Renditionservice können die Dokumente automatisch in das langzeitstabile Format PDF/A konvertiert werden. Damit sind die SharePoint-Dokumente auch noch in Jahrzehnten lesbar.

Manuelle Archivierung und Recherche aus SharePoint

Für die manuelle Archivierung werden neue Schaltflächen in den SharePoint-Client integriert. Nach erfolgreicher Archivierung wird das Dokument markiert, sodass der Anwender archivierte von nicht archivierten Dokumenten einfach unterscheiden kann.

Die Recherche der SharePoint-Dokumente in enaio® erfolgt aus SharePoint über die Standard-Recherchefunktionen. Alle Treffer werden unabhängig von ihrem Speicherort in einer Trefferliste angezeigt. Auch beim Aufruf der Dokumente merkt der Anwender keinen Unterschied, da der Standard-Upload-Dialog gestartet wird und das Dokument im dafür konfigurierten Programm angezeigt wird.

Die automatische Übernahme von Massendaten

Die Übernahme von Massendaten (z. B. Altdaten) kann in enaio® sharepoint-archiv regelbasiert über eine Crawler-Funktion eingestellt werden. Dazu wird für SharePoint eine Konfigurationsumgebung angeboten, welche die Inhalte und die asynchrone Verarbeitung spezifiziert. Die Verarbeitung erfolgt asynchron, sodass die Performance des SharePoint nicht beeinträchtigt wird.

enaio® sharepoint-dms – Integration von Funktionen

Mit der Schnittstelle enaio® sharepoint-dms können zahlreiche Funktionen von  enaio® mit Hilfe von z. B. Webparts in die Portaloberfläche von SharePoint eingebunden werden. Mit der Schnittstelle enaio® sharepoint-dms  haben Sie leistungsfähige Funktionen, die durch geschulte SharePoint-Entwickler mit geringen Aufwand in Ihren SharePoint integriert werden können. Dazu zählen etwa der Aufruf des enaio®-Dokuments über die enaio®-Dokumentvorschau, die Anzeige einer Trefferliste einer in enaio® gespeicherten Suche oder auch die Integration von SharePoint-Anwendern in einen digitalen Workflow.

Die Funktionen von enaio® sharepoint-dms basieren auf einer Webservice-Schnittstelle (REST-Service), die sich nahtlos in die Webservice-Umgebung von SharePoint integrieren lässt.

Damit kann aus SharePoint direkt auf Informationen in enaio® zugegriffen werden. Der Zugriff für den Anwender ist jederzeit transparent und intuitiv. Er wird dort abgeholt, wo er gerade arbeitet.

enaio® – Vorteile für den Kunden

  • Rechtskonforme (z. B. Revisionssicherheit) Archivierung aller SharePoint-Dokumente aus den SharePoint-Dokumentbibliotheken
  • Konfigurierbare Auslagerung der Dokumente auf zertifizierte Storage-Hardware durch enaio® mit der Einrichtung individueller Retention-Times
  • Die Ablage der Dokumente in enaio® erfolgt im Originalformat, für die Langzeitstabilität kann zusätzlich die Wandlung (Renditions) im PDF/A-Format eingerichtet werden
  • Performancesteigerung von SharePoint durch die Auslagerung der Dokumente aus der SharePoint-Datenbank, wobei die Verweise der Dokumente (Stubs) in SharePoint verbleiben
  • Konfiguration von Retention-Times und Formatwandlungen (z. B. PDF/A)
  • Transparenter Zugriff auf archivierte Dokumente direkt aus SharePoint
  • Nutzung von Standardschnittstellen innerhalb von SharePoint und enaio®
  • Integration von enaio®-Funktionen in SharePoint-Portale über z. B. WebParts oder direkten Aufruf z. B. der Dokumentenvorschau von enaio®
  • Nahtlose Integration der Archivierungsschaltfläche in die SharePoint-Oberfläche, z. B. als kontextsensitives Menü

Produktinformation zum Download

Details Infoblatt: Integration von Mircosoft SharePoint mit enaio® sharepoint-archive

Die Schnittstelle enaio® sharepoint-archiv dient dazu, SharePoint-Dateien revisionssicher zu archivieren – eine Funktion die SharePoint selbst fehlt.

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