Digitale Vertragsakten für die Mediengruppe Pressedruck

Die Mediengruppe Pressedruck wurde 1948 gegründet und hat ihren Sitz in Augsburg. Zur Gruppe gehören heute zahlreiche deutsche Medienunternehmen, Druckereien und Dienstleistungsgesellschaften. Zu den wichtigsten Publikationen gehört die Tageszeitung Augsburger Allgemeine mit einer Auflage von über 300.000 Exemplaren, außerdem sind auch die Mediengruppen Main-Post und das Südkurier Medienhaus unter dem Dach der Mediengruppe PresseDruck beheimatet.

Digitale Vertragsakte:
Verträge digital bearbeiten und verwalten

Rund 4.000 Mitarbeiter, verteilt auf 30 Standorte – das bedeutet eine Vielzahl von internen Verträgen, die im Tagesgeschäft bearbeitet und verwaltet werden müssen. In früheren Zeiten waren die einzelnen Fachabteilungen dazu verpflichtet, die Dokumente zu Informationszwecken zu kopieren und aufwendig zu archivieren. Mit der ECM-Lösung von OPTIMAL SYSTEMS wurde der gesamte Organisationsaufwand seit Start der Realisierung im Jahr 2006 auf ein Minimum reduziert. Zwar mussten anfangs alle vorhandenen Verträge gescannt und in enaio® eingebunden werden. Dafür stehen der Geschäftsführung sowie der Rechtsabteilung der Mediengruppe Pressedruck nun alle Dokumente digital zur Verfügung – inklusive Entstehungshistorie sowie einem ortsunabhängigen Zugriff auf den aktuellsten Stand.

Vorteile im Überblick:

  • Unternehmensübergreifendes Vertrags- und Projektmanagement
  • Effizientere Dokumenten-Verwaltung
  • Revisionssichere Archivierung in allen Bereichen
  • Relevante Kunden- bzw. Projekt-Informationen „an einem „Ort“ dank digitaler Akten
  • Schnellerer, ortsunabhängiger Zugriff für alle berechtigten Mitarbeiter/Abteilungen
  • Einfacherer Überblick für die Geschäftsführung und Rechtsabteilung durch zentrale Ablage
    Reduzierter manueller Aufwand
Mediengruppe Pressedruck - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS

Die Mediengruppe Pressedruck setzt die ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS u.a. für das Vertragsmanagement und die Beilagen-Fakturverwaltung ein. Weitere Lösungen wurden ebenfalls realisiert und unterstützen die Mitarbeiter des Unternehmens in ihrer täglichen Arbeit: digitale Personalakte, Projektdokumentation, Workflowmanagement.

Im Interview erzählt Stefan Hoser, DV-Projektleiter bei der Mediengruppe Pressedruck, warum er so begeistert von „seinem“ ECM-System ist.

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