Software für Macher

Software für Macher

Die MVV Energie setzt bereits seit 1998 Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS ein. Ein wesentlicher Entscheidungsfaktor war neben dem gebotenen breiten Funktionsspektrum die Möglichkeit, die Lösung an branchenspezifische Anforderungen anpassen zu können.

SAP und ECM kombinieren – für bessere Prozesse

Zu den wichtigen Anwendungsbereichen gehört die Anbindung von enaio® an das ERP-System SAP. So nutzt der Energieversorger zum einen die elektronische Personalakte, die an SAP HR angebunden ist und mit der alle aktuellen und archivierten Dokumente zu Personal- und Tarifangelegenheiten sowie Personalnebenakten (z. B. Vollmachten, Unterschriftenprüfung) verwaltet werden können. Zum anderen wird enaio® ergänzend zu SAP sowie als zentrale Lösung für die Erfassung, Klassifizierung und workflow-basierte Bearbeitung von eingehenden Rechnungen genutzt. Durch die automatische Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe werden ca. 500 Rechnungen pro Tag bearbeitet.

Heute verfügt die MVV Energie mit enaio® über eine ECM-Lösung für die Energiewirtschaft, mit der sämtliche, für Energieversorger spezifischen Anforderungen vollständig abgedeckt werden – vor allem in Bezug auf Ablagestrukturen, automatisierter Rechnungseingang, Verknüpfung mit branchenspezifischen ERP-Systemen sowie Verwaltung aller Dokumente. Dazu zählen Verbrauchsabrechnungen, Vertragsunterlagen, Anlagendokumentationen sowie Hausanschlussakten. Beliebige Mengen von Dokumenten können unternehmensweit erfasst, rechtssicher archiviert und zentral allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Ein Ausbau der ECM-Lösung auf weitere Fachabteilungen ist geplant.

MVV Energie - ECM-Referenzkunde von OPTIMAL SYSTEMS

Das sagt die MVV:

Roland Geiger

„Die mit der ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS realisierten Lösungen haben uns von Anfang an überzeugt, so dass das Funktionsspektrum und die Einsatzbandbreite kontinuierlich – zu einem großen Teil durch unsere Mitarbeiter – ausgebaut wurden. Die Eingangsrechnungen werden automatisch bearbeitet, wobei alle Beteiligten, d. h. Poststelle, Rechnungsprüfer und die sachliche Richtigstellung, medienbruchfrei in den elektronischen Rechnungsprüfungsprozess eingebunden sind.“

Roland GeigerProject- and Application-Manager, Soluvia IT-Services GmbH (IT-Dienstleister der MVV)
Christiane Faust

„Insgesamt ist der Nutzen größer als erwartet. Es gibt keine herumliegenden Akten mehr, alle Dokumente sind sofort zur Hand. Wegen des beschleunigten Zugriffs auf die Personalakte direkt am Arbeitsplatz scheuen sich die Mitarbeiter nicht mehr, noch einmal sicherheitshalber nachzusehen. Bei der Handakte war dies nicht immer möglich, da man nicht immer wusste, wo sie sich gerade befand. Jetzt weiß jeder, wo jede Akte ist.“

Christiane FaustAbteilungsleiterin Servicecenter Personal, MVV Energie

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