Bürgeramt/Bürgerbüro

Näher am Bürger

Zahlreiche Dienste für Bürger werden heute zur Erhöhung der Kundenfreundlichkeit in Bürgerämtern zusammengefasst. Die für diesen Service benötigten Dokumente befinden sich bisher jedoch in der Regel in den entsprechenden Ämtern an verschiedenen Standorten. Um den Anliegen der Bürger trotzdem schnell, individuell und unbürokratisch gerecht zu werden, bedarf es einer hohen Verfügbarkeit aller relevanten Informationen.

Unsere Lösung – Ihr Nutzen

OPTIMAL SYSTEMS bietet mit OS|ECM für Bürgerämter bzw. Bürgerbüros eine effektive Archiv- und Dokumentenmanagementlösung, die sämtliche Informationen, die in der Verwaltung anfallen, importiert, zentral in digitalen Akten verwaltet und in Sekundenschnelle wieder anzeigt. Da OS|ECM auch an mehreren verteilten Standorten als vernetzte Lösung betrieben werden kann, stellt die Verteilung der einzelnen Ämter auf mehrere Stadtteile kein Problem dar.

Durch den vernetzten und zeitnahen Datenzugriff ist eine hohe Auskunftsbereitschaft zu jeder Zeit gewährleistet. In OS|ECM stehen dem Sachbearbeiter alle Dokumente zum Vorgang strukturiert zur Verfügung. Außerdem bestehen Schnittstellen zu zahlreichen Fachanwendungen wie Kfz-Wesen, Passregister, Einwohnermeldewesen usw.

Externe Dokumente werden dezentral an den einzelnen Arbeitsplätzen erfasst. Für den Posteingang bieten wir auch Erfassungslösungen auf Basis von OS|ECM für große Dokumentmengen an. Nach der Validierung werden die Dokumente automatisch in der richtigen Akte abgelegt. Alle Dokumente, Informationen und Dateien können direkt aus OS|ECM oder aus den jeweiligen Fachanwendungen recherchiert werden.

Die zentrale Datenhaltung in Form von digitalen Akten macht eine mehrfache Erfassung und Verifizierung von Daten überflüssig. Zeitraubende Übergaben zwischen auseinander liegenden Fachämtern werden beseitigt und damit Doppelarbeit vermieden. Nicht zu letzt werden sämtliche Arten von Dokumenten wie Texte, Faxe, E-Mails etc. in OS|ECM rechtssicher archiviert.

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