Bauamt

Damit das Bauen nicht zur Last wird

OPTIMAL SYSTEMS bietet auf Basis von OS|ECM auch eine Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösung für Bauämter, die Ihnen mit Hilfe von Schnittstellen für alle gängigen Fachverfahren einen schnellen Überblick über sämtliche Unterlagen verschafft. Dabei übernimmt OS|ECM aus dem jeweiligen Fachverfahren automatisch alle Bauvorhaben (bzw. Baulasten) und verwaltet diese zusammen mit Bauanträgen, Plänen, Fotos und dem dazugehörigem Schriftverkehr in jeweils einer Akte.

Bauvorhaben können weiterhin im gewohnten Fachverfahren recherchiert werden. Per Mausklick werden die dazugehörigen Dokumente angezeigt, ohne dass der Sachbearbeiter hierfür die Applikation wechseln muss. Das Scannen von Altakten oder des Posteingangs erfolgt zentral über unsere Software für das Erfassen von großen Belegmengen. Dabei werden Dokumente gescannt, indexiert, validiert und automatisch an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet.

Je nach bevorzugter Arbeitsweise können Dokumente aber auch nach dem Bearbeitungsvorgang in die Akte gescannt werden (spätes Erfassen). Bei Bedarf ist OS|ECM um eine Anbindung an Baugenehmigungsverfahren erweiterbar. Äußerst praktisch ist auch die Möglichkeit der Onlineverfügbarkeit für den externen Zugriff über das Internet.

Ihr Nutzen

• Uneingeschränkter Zugriff auf die heterogene Datenwelt verschiedenster Fachapplikationen (CAD-Zeichnungen, Office-Dokumente, Faxe, E-Mails etc.)
• Abbildung des vollständigen Lebenslaufes von Dokumenten (Entwurf, Änderungen, Genehmigung, Archivierung)
• Verbesserung der amtsinternen und -externen Zusammenarbeit durch tiefe Integration in die vorhandene IT-Landschaft
• Revisionssichere Archivierung sämtlicher Daten und Dokumente

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