Wirklich einfacher: Steuervereinfachungsgesetz erleichtert Rechnungsversand

Für den Versand von Rechnungen per E-Mail ist keine elektronische Signatur mehr nötig. "Ein weiterer Schritt zum papierlosen Büro", sagt Karsten Renz, CEO von OPTIMAL SYSTEMS.

Bundestag und Bundesrat haben dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 zugestimmt und damit ist es nun amtlich: Seit dem 1. Juli 2011 ist für den Versand von Rechnungen per E-Mail keine elektronische Signatur mehr nötig. Somit wird die elektronische Bearbeitung von Rechnungen vereinfacht und der Rechnungsversand per E-Mail bzw. über andere elektronische Übermittlungsverfahren künftig zum Standard.

Karsten Renz, CEO der OPTIMAL SYSTEMS Unternehmensgruppe: "Wir begrüßen diese Entwicklung. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist ein wesentlicher Schritt hin zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Erst die digitale Verwaltung aller Informationen ermöglicht eine vollständig elektronische Kommunikation ohne Medienbrüche. In einer Welt, in der wir sogar über Handy oder Tablet-PC täglich geschäftsrelevante Vorgänge erledigen, wirkt so ein Medienbruch - Rechnungen und Briefe für den Postversand auszudrucken - absolut anachronisch. Unsere Bestandskunden haben bereits die Möglichkeit für diese Prozesse auf Papier komplett zu verzichten. Sie erhalten, wenn sie es so wünschen, keine Papierpost mehr von uns. Die neue Regelung vereinfacht dieses Prozedere nun ein Stück, indem man nun auf elektronische Signaturen verzichten kann.

Aus unserer Erfahrung als Software-Hersteller wissen wir, dass Rechnungseingangsbearbeitung ein häufiger Beweggrund für die Suche nach einer Softwarelösung und ein typisches Einstiegszenario für Enterprise Content Management-Software ist. Das liegt daran, dass deren manuelle Bearbeitung sehr oft ineffizient und extrem aufwändig ist: neben dem hohen manuellen Aufwand und den langen Durchlaufzeiten bei der manuellen Verarbeitung, dem Versand und Empfang von Rechnungen, kommen auch alle Kosten wie Porto, Versandmaterial, Falzung und Kuvertierung dazu. Ich glaube ganz ehrlich, dass unsere Kunden noch nicht wissen, wie viel sie tatsächlich einsparen!"

Was ändert sich, was nicht

• Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird – hierunter fallen Rechnungen die per E-Mail ggf. mit PDF oder Textdateianhang, Computer-Telefax oder Fax-Server, Web-Download oder Datenübertragung (EDI), De-Mail oder E-Post übermittelt werden. Ein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren wird vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben.
• Die Verwendung von elektronischen Signaturen ist nicht mehr vorgeschrieben, sie können aber weiterhin verwendet werden. Das bedeutet nicht, dass elektronische Signaturen an Relevanz verlieren: sie kommen in allen Sorten von digitalen Dokumenten zum Einsatz, nicht nur bei Rechnungen.
• Jedes Unternehmen legt selbst fest, welches Kontrollverfahren angewendet wird, um die Echtheit der Herkunft der Rechnung sowie die Unversehrtheit des Inhaltes zu gewährleisten.
• Egal, ob elektronische oder Papierrechnung - alle Rechnungen sind lt. Gesetz gleich lange aufzubewahren. Nach diesem Gesetz müssen elektronisch erzeugte Rechnungen für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist zwingend elektronisch aufbewahrt werden.

Weiterführende Informationen

• Bundesfinanzministerium: Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung
• Flyer des Bundesministeriums zum Thema Bürokratieabbau & Steuervereinfachungsgesetz
• Post- und Rechnungsbearbeitung mit OS|ECM