Produktneuheiten von OPTIMAL SYSTEMS

CeBIT 2017: OPTIMAL SYSTEMS präsentiert Expertise für die öffentliche Verwaltung

Berlin/Hannover, 17. Februar 2017. Die OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover wird im 20. Jahr ihres Bestehens mit einem erweiterten Stand im Public Sector Parc auf der CeBIT präsent sein. In der Halle 7, Stand A26, empfängt sie ihre Besucher mit mehr Raum für einen intensiven Informationsaustausch. Im Rahmen der CeBIT präsentiert das Unternehmen unter anderem – neben einer neu konzipierten Anbindung an historische Archive – das erweiterte Vertragsmanagement. Außerdem können die Messebesucher am Stand erleben, wie Digitalisierungslösungen von OPTIMAL SYSTEMS deutschlandweit in Verwaltungen zum Einsatz kommen – sei es bei der Umsetzung der E-Akte, beim mobilen Arbeiten, der allgemeinen Schriftgutverwaltung (ASV), der Jobcenter-Lösung oder der Integration abteilungsspezifischer Fachverfahren in enaio®.

„Für uns ist die Präsenz im Public Sector Parc auf der CeBIT einer der wichtigsten Messetermine im Jahr“, sagt Jörg Huesmann, Geschäftsführer der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover, und erläutert: „Wir treffen in Halle 7 auf IT-Entscheider aus der öffentlichen Verwaltung, mit denen wir den Einstieg in die Digitalisierung bzw. den hausweiten Ausbau von enaio®, der Software für Dokumentenmanagement, besprechen.“ Dabei können die Messebesucher insbesondere von der Erfahrung des Messe-Teams profitieren. Schließlich haben rund 30 % der kreisfreien Städte sowie 38 % der Landkreise in Deutschland enaio® im Einsatz. Diese breite Installationsbasis hat sich die OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft, die sich auf Lösungen in der öffentlichen Verwaltung spezialisiert hat, seit ihrer Gründung vor 20 Jahren erfolgreich aufgebaut.

Anbindung historischer Archive an enaio®
OPTIMAL SYSTEMS präsentiert auf der CeBIT die Anbindung von historischen Archiven an enaio®. Diese ist in Zusammenarbeit mit Archivaren aus dem ganzen Bundesgebiet entstanden und wird derzeit in einem Pilotprojekt mit der Seestadt Bremerhaven umgesetzt. Die neue Lösung wurde mit der Zielsetzung einer einheitlichen Vorgehensweise für Archive jedweder Größe konzipiert. Die Anforderung an die komplette Archivlösung beruht auf der Zielsetzung, elektronische Dokumente mit archivarischer Bedeutung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dauerhaft zu archivieren.

Welche Dokumente dies sind, liegt im Ermessen des Archivars. Er sieht die entsprechenden Dokumente über eine grafische Benutzeroberfläche in digitaler Form ein und entscheidet über deren Aufbewahrung oder Löschfreigabe. Im Nachgang werden die Dokumente, inklusive ihrer Ablagestruktur, in das PDF/A-Format
gewandelt oder als Originalformate in einem entsprechenden Archivordner in enaio® „für die Ewigkeit“ archiviert.