Digitale Akten für die Kirchlichen Versorgungskassen Dortmund

OS|ECM für weniger Papier und besseren Service

Berlin, 12. Oktober 2011: Die Kirchliche Zusatzversorgungskasse Rheinland-Westfalen (KZVK) und die Gemeinsame Versorgungskasse für Pfarrer und Kirchenbeamte (VKPB) haben im Ergebnis einer Ausschreibung entschieden, die Enterprise Content Management-Software (ECM) von OPTIMAL SYSEMS unternehmensweit einzuführen.

Die Bearbeitung der rund 60.000 Rentenakten und 400.000 Versicherungsverhältnisse der KZVK ist zurzeit papiergetrieben und somit sehr aufwändig, der Archivraumbedarf ist enorm. „Die Versichertenakte in Papierform ist derzeit dezentral organisiert, so dass Dokumente an mehreren verschiedenen Stellen aufbewahrt werden. Der Einsatz der ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS wird uns helfen, unsere Archivflächen zu reduzieren und die Sachbearbeitung durch schnelleren Dokumentenzugriff zu unterstützen. Damit werden wir unsere Service für Versicherte, Rentner, Mieter und Partner verbessern“, so Hans-Ulrich Krause, Projektleiter ECM bei den Kirchlichen Versorgungskassen in Dortmund.

Erster Projektschritt ist der Aufbau der Infrastruktur und die Anbindung von OS|ECM an der bestehenden IT-Landschaft. Die Schnittstellen zu den Fachsystemen für Finanzbuchhaltung, Personal und Rente spielen dabei eine große Rolle. Zunächst wird OS|ECM in den Abteilungen Versicherte und Rente zur Verwaltung elektronischer Dokumente eingesetzt. In eine weitere Ausbaustufe werden digitalen Akten mit OS|ECM realisiert: Versicherten-, Renten- sowie Mieterakten stehen auf dem Plan. Altakten werden durch einen externen Dienstleister gescannt und in das ECM-System importiert.

OS|ECM wird als Basis für eine elektronische Vorgangsbearbeitung verwendet - und zwar während des kompletten Lebenszyklus von Informationen – von der Erstellung bis zur Langzeitarchivierung und Vernichtung.

„Die digitalen Akten in OS|ECM sind werden zukünftig Kernstück unserer Informationsverarbeitung, -verwaltung und -dokumentation sein. Wenn eine Akte als geschlossen erklärt wird, werden die dazu gehörende Dokumente und Informationen zur Langzeitarchivierung übergeben“, erklärt Hans-Ulrich Krause.