Produktneuheiten von OPTIMAL SYSTEMS

KDZ Westfalen-Süd legt mit enaio® Grundstein für elektronische Aktenführung gemäß EGovG

Die KDZ Westfalen-Süd greift dem E-Governmentgesetz (EGovG) vor und setzt mit enaio® von OPTIMAL SYSTEMS auf eine zukunftssichere Lösung für elektronische Aktenführung, Dokumentenmanagement und Digitalisierung. Nach der erfolgreichen Implementierung der Lizenz- und Vertragsverwaltung sowie der digitalen Akte wurde die Software auf dem gut besuchten DMS-Tag 2016 einem Fachpublikum vorgestellt. Die Vorträge behandelten Praxiserfahrungen im Umgang mit enaio® und betonten die Bedeutung eines DMS für das zentrale Wissensmanagement von Verwaltungen.

Die Digitalisierung ist ein wichtiges Thema in Deutschlands Verwaltungen. Das E-Governmentgesetz des Bundes (EGovG) verpflichtet alle Bundesbehörden, ab 2020 eine E-Akte zu führen. Aufgrund des Entwurfes des EGovG NRW wird die elektronische Aktenführung für Landesbehörden ab 2022 zur Pflicht. Die Kommunale Datenzentrale Westfalen-Süd (KDZ) nahm daher das Heft in die Hand und entschied sich für das Enterprise Content Management-System enaio® der OPTIMAL SYSTEMS GmbH.

Reibungslose Anbindung von enaio® an Zulassungsstelle

Die Einführung der Software ging in mehreren Teilprojekten effizient und zügig voran. Das umfangreiche Teilprojekt „Anbindung eines DMS an die Software der Zulassungsstelle“ der Kreisverwaltung Olpe konnte „(…) aufgrund der guten Vorbereitung und dem reibungslosen Zusammenspiel aller Beteiligten fristgerecht gestartet, geschult und in den Echtbetrieb überführt werden“, so René Semler, Teamkoordinator KFZ-Zulassung, Kreis Olpe. Erste Teilprojekte zur Einführung der Allgemeinen Schriftgutverwaltung im Bereich der zentralen Dienste in der Kreisverwaltung Olpe sowie in Attendorn, Freudenberg und Lennestadt sind bereits abgeschlossen. Aktuell wird für zwei Bauverwaltungsämter im Verbandsgebiet an einer Integrationslösung des Fachverfahrens „ProBAUG“ an enaio®  gearbeitet sowie der Einsatz des mobilen Clients für Smartphone und Tablet vorbereitet.

DMS-Tag 2016 unterstreicht Notwendigkeit für Investitionen

Die Gesetzesvorschriften drängen zur Eile, weshalb die KDZ die positiven Erfahrungen aus der Arbeit mit enaio® Anfang April 2016 auf einem eigenen DMS-Tag vorstellte. Rund 90 Vertreter von Städten und Gemeinden aus dem Verbandsgebiet der KDZ Westfalen-Süd und des kommunalen IT-Dienstleisters Citkomm kamen am Standort Siegen zusammen, um praxisnahe Erfahrungswerte auszutauschen und über die Rolle der Digitalisierung für Kommunen sowie den aktuellen Handlungsdruck zu diskutieren.

Das Projektteam der KDZ und Mitarbeiter von OPTIMAL SYSTEMS führten enaio® live vor und Georg Schüttgen, Hauptamtsleiter der Kreisstadt Olpe, berichtete aus der täglichen Arbeit mit elektronischen Akten. Peter Klinger, Lehrbeauftragter für E-Government der Hochschule Rhein Waal, hob zudem die Notwendigkeit von Zukunftsinvestitionen für die Einführung eines DMS-Systems in Verwaltungen hervor. Frau Jutta Helsper, Projektleiterin der KDZ Westfalen-Süd, moderierte die Veranstaltung und erläuterte abgeschlossene und laufende Teilprojekte der DMS-Einführung im Verbandsgebiet.

Die KDZ betreibt enaio® auf Servern im eigenen Rechenzentrum. Alle Kommunen nutzen als eigenständige Mandanten das gleiche Basissystem, was die Wartung und Betreuung vereinfacht.

 

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