23. Januar 2020
Seit dem 1. Januar 2020 gelten neue Grundsätze der elektronischen Buchführung. Dies geht aus einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 28.11.2019 hervor. In der aktualisierten Fassung der GoBD („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) beziehen sich die wesentlichen Anpassungen auf das Belegwesen.
Ein wichtiger Punkt in der Neufassung der GoBD: Unternehmen, die ihre aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in unternehmenseigene Formate konvertieren, sind nicht mehr dazu verpflichtet, beide Versionen aufzubewahren. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass eine nachvollziehbare Änderungshistorie existiert, die jegliche Änderungen in der Verfahrensdokumentation versioniert abbildet.
Im Hinblick auf die Belegerfassung wurde zudem festgelegt, dass Barcodes zur Erfassung von Papierbelegen nicht mehr ausreichen. Zukünftig ist es notwendig, die Belege bildlich zu erfassen. Hierfür kann beispielsweise ein Smartphone genutzt werden. Auch die Erfassung von Belegen, die im Ausland entstanden sind, ist mit mobilen Geräten ausdrücklich erlaubt.
Maschinell auslesbar ist alternativlos
Elektronisch eingereichte Rechnungen und Rechnungsbelege gelten dann als „buchungsbegründender Beleg“, wenn sie den Anforderungen der GoBD vollends gerecht werden, das heißt, wenn sie umfassend maschinell auslesbar sind. Ansonsten sind sowohl die bildliche Urschrift als auch der Datensatz weiterhin aufzubewahren. Das bezieht sich auch auf elektronische Meldungen, „für die inhaltsgleiche bildhafte Dokumente zusätzlich bereitgestellt werden.“ (GoBD, Absatz 76) Als Beispiel nennt das BMF monatliche Kontoauszüge im CSV-Format oder XML-Datei. Dafür ist es nicht mehr notwendig, Kontoauszüge als PDF oder Papier zusätzlich aufzubewahren.
GoBD-Konformität mit enaio®-Unterstützung
Wichtige Änderungen beziehen sich auch auf das Thema Datenverarbeitung: Der Finanzbehörde muss der uneingeschränkte Zugriff auf das verwendete Datenverarbeitungssystem ermöglicht werden, unabhängig davon, wo die Speicherung letztlich erfolgt. Das können beispielsweise Datenträger oder externe Cloud-Lösungen sein.
Weitere Änderungen betreffen die Dokumentation von Kasseneinnahmen und -ausgaben – hier ist die tägliche Verbuchung nun unter allen Umständen verpflichtend.
Die GoBD-Richtlinien finden Sie auf der Seite des BMF.
Übrigens: enaio® hilft Ihnen dabei, den GoBD-Anforderungen zu entsprechen.
- Dank der innovativen Versionierungsfunktion ist die Nachprüfbarkeit von Dokumenten, die in Geschäftsprozessen eingebunden sind, jederzeit garantiert. Alle Vorfälle werden dabei lückenlos dokumentiert.
- Nach Ablage des Dokuments unterstützt enaio® eine revisionssichere Archivierung und damit die GoBD-konforme Aufbewahrung gemäß der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.
Haben Sie noch Fragen?
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!
OPTIMAL SYSTEMS is a
Group company of
Kyocera Document Solutions.