ERP und ECM – eine sinnvolle Verbindung

Aus vielen global agierenden Unternehmen sind ERP- und ECM-Systeme heute nicht mehr wegzudenken. Mit diesen Tools können Unternehmen belastbare Entscheidungen auf Grundlage besserer Daten treffen und gleichzeitig alle Prozesse zukunftssicher dokumentieren.

Im Folgenden möchten wir auf die häufigsten Fragen eingehen, die uns zu diesem Thema erreichen: Was tun diese Programme? Wofür stehen diese Abkürzungen? Was sind die Unterschiede zwischen einem ERP- und einem ECM-System (ECMS)? Und vor allem: Wieso sollte man zweigleisig fahren?

Was tun ERP- und ECM-Systeme?

ERP (Enterprise Resource Planning) und ECM (Enterprise Content Management) sind beides Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre internen Abläufe effizienter und effektiver zu gestalten. 

ERP-Systeme 

• Integrieren und automatisieren Geschäftsprozesse 
• Ermöglichen zentralen Zugriff auf Unternehmensdaten 
• Unterstützen bei der Planung und Steuerung von Ressourcen wie Personal, Finanzen, Logistik und Produktion 

ECM-Systeme 

• Strukturieren und verwalten unternehmensrelevante Inhalte und Dokumente 
• Ermöglichen effiziente Zusammenarbeit und Informationsaustausch 
• Unterstützen bei der Einhaltung von Compliance- und Datenschutzrichtlinien 
• Optimieren und automatisieren dokumentbasierte Prozesse 

Was sind die Unterschiede zwischen ERP- und ECM-Systemen?

Während ERP-Systeme sich primär auf die Integration und Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie die Planung und Steuerung von Ressourcen konzentrieren, liegt der Fokus von ECM-Systemen auf der Strukturierung, Verwaltung und dem Austausch von unternehmensrelevanten Inhalten und Dokumenten. Beide Systeme haben ihre eigenen spezifischen Anwendungsbereiche, ergänzen sich jedoch ideal, um ein umfassendes Management der Unternehmensprozesse zu gewährleisten. 

Ressourcenplanung mittels ERP

Zur Steuerung von Geschäftsprozessen ist eine softwaregestützte Ressourcenplanung für viele Unternehmen und Organisationen unverzichtbar. Die Menge an rohen Informationen, die aus verschiedenen Quellen und Abteilungen anfallen, werden hier zentral gebündelt, aufbereitet und überschaubar gemacht. Hierfür steht der Begriff Enterprise-Resource-Planning, kurz ERP.

Mit Hilfe von ERP-Systemen lassen sich betriebsinterne Abläufe besser steuern und transparenter abbilden. Dank einer zentralen Datenbasis wird der flexible, firmeninterne Zugriff auf Informationen spürbar erleichtert und ein besserer Gesamtüberblick ermöglicht.

Diese Vorteile finden sich in allen möglichen Abteilungen wieder, so zum Beispiel in der:

• Lohnbuchhaltung
• Finanzbuchhaltung
• Anlagenbuchhaltung
• Projektmanagement
• Produktionsplanung
• Warenwirtschaft

Der Markt für ERP-Softwarelösungen wächst kontinuierlich, mehr als 300 Lösungen werden allein in Deutschland angeboten. Inzwischen nutzen hierzulande etwa 80 Prozent der Unternehmen mindestens ein ERP-System.

ECM: Dokumentenmanagement für Profis

Im Gegensatz zu einem ERP sorgt ein Enterprise Content Management (ECM) primär für die lückenlose Archivierung der anfallenden Geschäftsdokumente und -korrespondenz. Um Geschäftsvorgänge komplett digital und ohne Medienbrüche abzubilden, ist es erforderlich, ERP-Datensätze mit genau diesen Informationen und Geschäftsdokumenten zu verbinden. Angebote, Verträge und Schriftverkehr gehören ebenso dazu wie Rechnungen oder Stammdaten. Der Unterschied zwischen einem ERP und einem ECM oder DMS erklärt sich daraus: Während das ERP Datenströme aus diversen Quellen bündelt und darstellt, organisiert das ECM die daraus entstandenen Dokumente und Unterlagen. Was das ERP für die Ressourcenplanung tut, übernimmt das ECM für das unternehmensweite Dokumentenmanagement.

ECM und ERP im Zusammenspiel

Die Integration einer ECM-Technologie mit einem ERP-System schafft die optimalen Voraussetzungen für eine moderne, aber auch rechtlich abgesicherte Prozesssteuerung – meist genügen die in der ERP-Software vorhandenen Archivierungsfunktionen in der Regel kaum den Ansprüchen der Unternehmen. Gerade weil in jedem Unternehmen und jeder Verwaltung eine Vielzahl von Korrespondenzen, Verträge, Bewerbungsunterlagen, Protokolle, Belege sowie weitere Dokumente den Arbeitsalltag dominieren, ist die Anbindung eines Dokumentenmanagement-Systems unvermeidlich.