Elektronische Rechnungen

Wirklich einfacher: Elektronischer Rechnungsversand

10 Merksätze für elektronische Rechnungen vom BITKOM

Kostensenkungen von über 70 Prozent lassen sich laut Europäischer Kommission durch eine Umstellung von der klassischen Rechnungsstellung auf Papier hin zu einer elektronischen Abrechnung erzielen. Doch wie ist die Rechtslage?

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist der Rechnungsversand tatsächlich leichter geworden – für den Versand per E-Mail ist die elektronische Signatur nicht mehr nötig. Die Unterscheidung zwischen Papier- und elektronischer Rechnung wurde praktisch aufgehoben.

Rechnungen sicher austauschen

Elektronischer Rechnungsversand mit OS|ECM

OPTIMAL SYSTEMS ermöglicht auf Basis seiner Softwareplattform OS|ECM den sicheren elektronischen Rechnungsaustausch. Prüfroutinen sowie Kenntnisnahme- und Freigabeworkflows sorgen für eine hohe Sicherheit. Die Rechnungsvorgänge lassen sich direkt mit der zugehörigen Rechnung verknüpfen lassen. Rechnungen und Dokumente werden aus E-Mails extrahiert, an der richtigen Stelle in OS|ECM abgelegt und revisionssicher archiviert.

Die OS|ECM-Lösung unterstützt gängige FiBu-Standards wie DTAUS und SEPA - weitere sind geplant (z. B. EDIFACT). Die sichere Übertragung der Rechnungen ist für beliebige Dateiformate geeignet und bietet zudem den komfortablen, automatischen Import der Eingangsrechnungen in das System.

Volle Kontrolle über elektronische Rechnungen

Das einfache und intuitive Verfahren von OS|ECM erfüllt die aktuellen gesetzlichen Vorschriften und Regularien. Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre elektronischen Rechnungen und machen sich nicht von externen Dienstleistern abhängig. Die Lösung ermöglicht Ihnen nicht nur die Umstellung auf eine rein elektronische Abrechnung, sondern versetzt Sie außerdem in die Lage, die Prozesse rund um Ihre Rechnungslegung signifikant zu vereinfachen. Zeit- und Kostenersparnisse sind dadurch ebenso zu erwarten wie eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter Ihrer Finanzabteilung.

Vorteile des elektronischen Rechnungsaustauschs

• Zeitaufwändige Arbeiten, wie das Kopieren von Papierrechnungen zwecks Prüfung, entfallen
• Fehleranfälliges Abtippen von Papierrechnungen zwecks digitaler Erfassung entfällt
• Zeitgewinn durch sichere, schnelle Übertragung per E-Mail
• Wegfall von unternehmensinternen Transportwegen
• Einsparung von Portokosten
• Keine Medienbrüche bei elektronischer Rechnungsbearbeitung

OS|ECM bietet noch mehr für die Rechnungsabwicklung

Neben der OS|ECM-Lösung für den sicheren elektronischen Rechnungsaustausch ohne digitale Signatur bietet OPTIMAL SYSTEMS noch zahlreiche anderen Lösungen auf Basis von OS|ECM rund um die Rechnungsabwicklung wie:

• Elektronische Post- und Rechnungseingangsbearbeitung
• Massendigitalisierung und automatische Verschlagwortung von Papierrechnungen
• Digitale Workflows für die Prüfung und Freigabe von Rechnungen
• GDPdU-konforme digitale Archivierung
• Qualifizierte elektronische Signaturen