Anwenderberichte Industrie & Dienstleistungen

Die Bauer Unternehmensgruppe setzt OS|ECM als übergreifende Informationsdrehscheibe für die verschiedensten Dokumententypen ein. Eine bidirektionale Schnittstelle zu Microsoft Dynamics™ NAV bietet zusätzliches Optimierungspotenzial bei der Verwaltung unternehmenskritischer Informationen.

Speziell auf die Anforderungen der BKK zugeschnitten wurde eine Lösung für das Vorgangs- und Belegmanagement mit digitaler Archivierung etabliert, die die Prozesskosten senkt bei gleichzeitiger Beschleunigung und Automatisierung der Sachbearbeitung, benachbarte Systeme wurden integriert. Ergebnis: Das "papierlose Büro" mit Lückenschluss zwischen DMS- und Fachsystem, verringerten Durchlaufzeiten, verbesserter Transparenz von Prozessen und optimiertem Kundenservice.

OS.5|ECM - Vereinfachung der Archivablage, Reduzierung der Bearbeitungszeiten und standortunabhängige Gewährleistung der Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter, Anbindung an das hausinterne ERP-System ifax.OPEN nebst Rechnungswesen. Rasche Implementierung dank der vom projektbetreuenden OS-Partner GCD ausgearbeiteten maßgeschneiderten Lösung für die Integration von OS.5|ECM und ifax.OPEN.

Bei der DEBA werden neben allen Informationen zu den Kunden und ihren Projekten auch physische Objekte wie Papierakten oder Geräte mit OS|ECM verwaltet und archiviert. Die Kunden können auf ihren Dokumentenbestand auch über das Internet zugreifen.

Optimierung der Arbeitsabläufe für Erfassung, Datenhaltung und Recherche von Dokumenten auf Basis eines konfigurierbaren DMS mit integrierter OCR zur Erstellung von PDF-Dokumenten mit "hidden Text"; Ergebnis: das Zentralarchiv stellt sich nunmehr als moderner interner Dienstleister für die anderen Abteilungen des Unternehmens dar.

Seit der Einführung im Jahre 1997 ist das System nach und nach schrittweise mit den Anforderungen der Feinguss Blank GmbH gewachsen – von einer reinen Archivlösung zu einer umfassenden Informationsplattform. Zurzeit arbeiten ca. 150 Mitarbeiter unternehmensweit mit OS|ECM. SAP R/3 funktioniert als führendes System. Im Hintergrund sorgt die ECM-Lösung für digitale Archivierung, Dokumentenmanagement und Business Process Management.

Mit OS.5|ECM erzielt die Firma Flottweg eine vollständige, strukturierte und transparente Ablage. OS.5|ECM unterstützt den problemlosen Datenaustausch mit der Rechnungswesen-Lösung Varial und dem Produktionsplanungs- und Steuerungssystem (PPS) "b2".

Hersteller von Spezialtransporter – z. B. Tieflader, ca. 500 MA; Compliance; Anbindung an MS Dynamics NAV (Navision).

Die Töchter der Interhansa Reederei mit Hauptsitz in Rostock verfügen jetzt über eine Anbindung an MS Dynamics NAV (Navision), Rechungseingang-Workflows und einen standortunabhängigen Datenzugriff (Hamburg, Mexico).

Kompromisslose Erfüllung der vielschichtigen Anforderungen des Unternehmens mit OS.5|ECM, dem umfassenden Enterprise-Content-Management-System: Flexibilität, Skalierbarkeit, Modularität. OS.5|ECM als zentraler Informationslieferant für alle Unternehmensdaten, der Bearbeitungs- und Entscheidungsprozesse steuert und beschleunigt.

Kabel Deutschland setzt seit 2007 OS|"Contract", die Vertragsmanagement-Lösung von OPTIMAL SYSTEMS, ein und realisiert damit ein zentrales Vertragsarchiv mit ca. 14000 langfristigen Individualverträgen in 27 Fachbereichen bei einer jährlichen Zuwachsrate von ca. 5000 Verträgen. Spezielle Berichtfunktionen und der gemeinsame Lesezugriff über den gesamten Vertragsbestand für alle Fachbereiche sind zwei der vielen Highlights der bei Kabel Deutschland etablierten Installation...

Die Mediengruppe Pressedruck (PDV) führt die Enterprise Content Management-Suite OS|ECM in mehreren Fachabteilungen mit Lösungen wie Vertragsmanagement, Beilagen-Fakturverwaltung, Personalworkflow und Projektdokumentation ein.

Bei der Meffert AG sorgt OS.5|ECM zusammen mit einem elektronischen Rechnungseingang für schlankere Prozesse, umfangreiche Zeitersparnis, die Beseitigung von Fehlerquellen, mehr Transparenz und deutlich kürzere Umlaufzeiten.

Die MVV Energie verfügt jetzt über einen automatisierten Rechnungseingang mit Workflowlösungen und Anbindung an SAP R/3.

Die MVV Energie arbeitet mit einer umfassenden ECM-Branchenlösung von OPTIMAL SYSTEMS mit Elektronischen Kunden- und Personalakten, Elektronischem Rechnungseingang inkl. Workflows, Einbindung in verschiedene Fachapplikationen, Vertragsmanagement, verschiedenen Erfassungsszenarien, revisionssichere Archivierung unternehmenskritischer Dokumente und Anbindung von anderen Standorten via Internet.

Die MVV Energie baut das ECM-System von OS seit 1998 kontinuierlich aus. Dieser Anwenderbericht beschreibt die Entwicklung bis heute

Das Personalmanagement bei der MVV Energie arbeitet jetzt mit digitalen Personalakten von OPTIMAL SYSTEMS. Das ermöglicht auch die schnelle Einsicht in die Personalakten bei Einhaltung des Datenschutzes.

Enterprise-Content-Management-Dienstleistungen in Form einer ASP-Lösung (Application Service Provider) - mandantenfähing und mit einem hohen Grad an Anpassungsmöglichkeiten. Ein ECM im ASP-Betrieb, bei dem sämtliche Hardware, Services und IT-Dienstleistungen von PBSM beschafft, eingesetzt und verwaltet werden. Beleg- und Drucklistenimport (ALF) aus SAP R/3 und dortige Recherche und Visualisierung der Dokumente.

Bis zur Einführung des ECM-Systems erfolgte die Archivierung und Lagerung der Dokumente in allen Bereichen noch in einem klassischen Papierarchiv; Einführung eines digitalen Archiv- und Dokumentenmanagementsystems - Ziel eine schnellere Auffindbarkeit der Informationen und eine Verbesserung in der Bearbeitung der Vorgänge; Anbindung an Fachapplikationen. Die Mitarbeiter des STVA Thurgau müssen keine tiefgreifenden Kenntnisse des digitalen Achivsystems erwerben, da die Archivierung im Hintergrund verläuft und sie weiter auf der Oberfläche der Fachapplikationen arbeiten: Anbindung u.a. an das Informationssystem ELSA und später an Cari; Anbindung an ABACUS Finanz und Rechnungswesen.

Qualität, Sicherheit und Transparenz trotz verteilter Standorte. Mit der Verknüpfung des leistungsstarken ECM-Systems von OPTIMAL SYSTEMS mit der im Unternehmen vorhandenen IT-Struktur (SAP, MS-Office sowie zur vorhandenen CAD-Lösung), gelingt es S-Y die Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten.

Ziel des Projektes war die Sicherstellung historischer Dokumente und die Wahrung des Bestandes unter der Vorgabe, Fundstellenverweise und eine Volltextrecherche zu ermöglichen. Das Ergebnis: sichere Langzeitarchivierung aller Dokumente in Kombination mit einer erheblichen Verbesserung der Arbeitsabläufe und Zeiteinsparungen. Aufgrund seiner Flexibilität konnte das Enterprise Content Management System OS.5|ECM ohne Schwierigkeiten den speziellen Erfordernissen der UBS AG angepasst werden. Dieses Projekt wurde in Zusammenarbeit mit der DTI AG, einem Vertriebspartner von OPTIMAL SYSTEMS, realisiert.

Bei der VolkswagenStiftung werden jährlich ca. 1.000 Förderanträge gestellt, die aus umfangreichen Sammlungen unterschiedlicher Dokumente bestehen. Durch die Einführung von OS.5|ECM konnten die Bearbeitungsprozesse der Förderakten deutlich beschleunigt werden.