GIS-Anbindung
Kopplung von ECM und GIS – 'spatially enabled documents'
Die Vernetzung von ECM- und Geodaten ist ein entscheidendes Kriterium zur Optimierung von Verfahrensabläufen und Entscheidungsgrundlagen.
Öffentliche Einrichtungen beschäftigen sich im Wesentlichen mit der Verwaltung eines bestimmten Raumes. Hierfür werden Aufgaben zur Sicherung, Strukturierung und Entwicklung dieses Raumes wahrgenommen. Man spricht auch davon, dass 80 % aller öffentlichen Entscheidungen auf der Basis von raumbezogenen Informationen getroffen werden. Dabei geht jeder Entscheidung ein Bearbeitungsprozess voraus, der unterschiedlichste Informationen zu einer Entscheidungsgrundlage zusammenführt. In diesem Prozess sind je nach Aufgabe und Zuständigkeit unterschiedliche Teilnehmer eingebunden, die auch aus einer überregionalen Sicht Informationen und Regeln einfließen lassen.
Vernetzte Systeme
Ziel moderner und zukunftsfähiger Informationsinfrastrukturen ist es, den Beteiligten über vernetzte Systeme eine geregelte Teilnahme am Entscheidungsprozess zu gewähren und relevante Informationsressourcen in Abhängigkeit vom Prozessstand bereit zu stellen. Eine moderne IT-Infrastruktur setzt dabei auf eine service-orientierte Bereitstellung der Informationen und Werkzeuge.
ECM und GIS im Entscheidungsprozess
Geografische Informationssysteme (GIS) werden in fast allen Kommunen in verschiedenen Bereichen eingesetzt. Moderne ECM-Systeme sind ebenfalls bewährte Technologien, um basierend auf digitalen Dokumenten jeglicher Art Informationen zu „managen“ und den Status eines oder mehrerer Dokumente im Entscheidungsprozess zu bestimmen. Immer dann, wenn innerhalb des Entscheidungsprozesses die Frage beginnend mit „Wo?“ auftaucht, kann sich das GIS einbringen und bei der Beantwortung unterstützen.
Wird die Beantwortung als Service in den Prozess der Entscheidungsfindung eingebunden, können häufig auftretende und standardisierte Fragen schneller und automatisiert beantwortet werden. Dies führt zu einem hohen Automatisierungsgrad von Standardentscheidungen, deren Variablen durch räumliche Indizes bestimmt werden. Darüber hinaus kann die Einbindung von GIS-Services in den Entscheidungsprozess dessen Qualität verbessern und die Entscheidung nachhaltig sichern.
Im Einsatz befindliche Lösung
Aufgrund des räumlichen Bezuges von Daten im Umweltamt der Region Hannover entstand die Anforderung, ein ECM-System einzuführen, welches die Anbindung an das seit vielen Jahren etablierte Geoinformationssystem (GIS) der Firma ESRI zur Verfügung stellt. OPTIMAL SYSTEMS schaffte in Kooperation mit ESRI die bidirektionale ECM/GIS-Kopplung. Dabei wurde die Einrichtung der Schnittstelle zum Regionalen Geoinformationssystem der Region Hannover (ReGeo) und die Anbindung zum GIS-Server der HannIT (Hannoversche Informationstechnologien) über den Kommunikationskanal ArcXML für die automatische Zuständigkeitsprüfung realisiert.
Das ECM ermöglicht die medienbruchfreie und verwaltungsweite Verteilung aller relevanten Informationen. Dabei wird die flexible Erfassung von Papier und digitalen Informationen, effiziente Vorgangsbearbeitung (Dokumentenmanagement), die Einbindung in individualisierte Workflowprozesse und die revisionssichere Archivierung in einem System gewährleistet.