Öffentliche Verwaltungen stehen im Umbruch
Die Öffentlichkeit fordert einen Abbau der Bürokratie, Senkung der Kosten, kürzere Bearbeitungszeiten, eine höhere Transparenz und eine schnelle Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Bürger. Gleichzeitig sollen die Sachbearbeiter in den Verwaltungen entlastet werden.
Der Begriff eGovernment ist zwar in den letzten Jahren zu einem Schlagwort geworden, jedoch ist immer noch ein Großteil der Kommunen mit den vorhandenen Software-Lösungen nicht zufrieden.
Dank OS|ECM, der Enterprise Content Management-Lösung von OPTIMAL SYSTEMS können verwaltungsweite Prozesse unterstützt und optimiert werden. Das ganzheitliche Konzept der ECM-Plattform umfasst Technologien für digitale Archivierung, Vorgangsbearbeitung, Dokumentenmanagement und Workflow ebenso wie Portal- und Internettechnologien – plattformunabhängig für die Betriebssysteme Windows und Linux.
OPTIMAL SYSTEMS bietet eine Vielzahl an Lösungen für die Öffentliche Verwaltung:
- spezielle Fachlösungen für bestimmte Ämter und Verwaltungsbereiche
- verwaltungsweit einsetzbare Lösungen, die verwaltungsspezifische Prozesse und Anforderungen bedienen, aber nicht auf den Einsatz in einem der oben genannten Bereiche beschränkt sind
- Basis-Lösungen für verwaltungsunabhängige Anforderungen, wie sie in anderen Unternehmen und Organisationen auch anzutreffen sind - verwaltungsspezifische Aspekte werden natürlich auch bei der Realisierung der Basis-Lösungen berücksichtigt
Mit dem Einsatz von ECM lassen sich in der Öffentlichen Verwaltung viele Einsparungspotenziale ausschöpfen. So kann die Bearbeitungszeit von Dokumenten um bis zu 90%, die Bearbeitungskosten um bis zu 40% und der Sachbearbeitungsaufwand um bis zu 35% gesenkt werden. Insgesamt kann die Produktivität bis zu 75% gesteigert werden. In Abhängigkeit vom eingesetzten Szenario ergibt sich eine Amortisation innerhalb von 12-24 Monaten.*
OS|ECM Version 6 ist fachamtsspezifisch anpassbar und verwaltungsweit einsetzbar
Wir schaffen ganzheitliche Lösungen von der einzelnen Fachabteilung bis zur kommunalen Gesamtlösung:
- Registratur- und Posteingangslösungen
- Rechnungseingangsworkflow
- Strukturierte Ablage und Aktenplananbindung
- Aktenausleihverwaltung
- Elektronische Signatur
- Lösungen für die Virtuelle Poststelle
- Hochintegrierte Schnittstellen zu mehr als 50 kommunalen Fachverfahren ermöglichen den verwaltungsweiten Ausbau