Strukturierung des Unternehmenswissen

ECM sorgt dafür, dass unstrukturierte Informationen geordnet werden. Durch die zentrale, einheitliche Ablage sämtlicher Firmeninformationen wird die Pflege doppelter Datenbestände vermieden und eine umfassende, schnelle Recherche möglich.

Alle Dokumente existieren genau einmal, sind immer auf dem neuesten Stand und sofort verfügbar - auch mobil. Jeder berechtigte Mitarbeiter hat jeder Zeit einen vollständigen Überblick über die gesamte Dokumentation zu einem Projekt, Kunden oder Vorgang. Es wird zudem dokumentiert, wann was von wem geändert wurde (Versionierung/Dokumenten-Historie). Dadurch erfolgt die vollständige Abbildung vom Lebenszyklus eines Dokuments. Workflows verteilen die Informationen gezielt im Unternehmen, Wartezeiten entfallen, Fristen werden eingehalten.

Dies ist ein besonderer Aspekt von ECM, denn eine Studie unter 2.800 Mitarbeitern europäischer Unternehmen vom Ipsos Global Marktforschungsinstitut im Auftrag von Lexmark Deutschland zeigt, dass 20 % aller gedruckten Dokumente weggeworfen werden.