Komponenten eines ECM-Systems

Informationen müssen zunächst digital erfasst und importiert werden. Als nächsten Schritt erfolgen die Bearbeitung und Nutzung der Daten über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), mithilfe von Workflows, durch Web Content Management oder Records Management. Dann können die Informationen gespeichert und aufbewahrt werden, wodurch ein erneuter Abruf (Recherche) auch nach langer Zeit möglich ist.

Ein Enterprise-Content-Management-System besteht aus 5 Komponenten:

• Erfassung (Capture) von Daten und Informationen eines gesamten Unternehmens
• Verwaltung (Manage) von Daten
• Speicherung (Store) von konsolidiertem Wissen an definierten Speicherorten
• Ausgabe (Deliver) von Informationen, vereinfacht durch Verschlagwortung
• Bewahrung (Preserve) zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben und Bewahrung wertvollen Wissens auch über Jahrzehnte hinweg