Downloads zum Thema 'Compliance & PDF/A'
Broschüre: Compliance mit ECM Erläuterungen zur Erfüllung rechtlicher und regulatorischer Vorgaben (Compliance) mit Enterprise Content Management
Goldhofer AG: Optimierung der Geschäftsprozesse und Sicherung von Compliance Hersteller von Spezialtransporter – z. B. Tieflader, ca. 500 MA; Compliance; Anbindung an MS Dynamics NAV (Navision).
Infoblatt: PDF/A-konform archivieren Erzeugen, Validieren und Archivieren PDF/A-konformer Dokumente für die langfristige, revisionssichere Aufbewahrung
PDF/A-2 PDF/A Competence Center & callas software GmbH, Thomas Zellmann & Dietrich von Seggern, PDF/A-2 - Die Erweiterung des ISO-Standards/Alles bleibt anders
Weitere Informationen:
- WissenszugangOS|ECM bietet ein umfangreiches Leistungsspektrum und Funktionen, um auf das gesamte Unternehmenswissen zuzugreifen - Clients, Webservices, Integration
- Groupware-IntegrationOS|ECM hilft Ihnen dabei, Ihre Kontakte und Korrespondenzen im Griff zu behalten, indem marktrelevante E-Mail-Systeme und Groupware-Anwendungen integriert werden.
- KIS-IntegrationOS|ECM ist eine universelle Plattform, die bereichsübergreifend sowohl in der Verwaltung als auch in den medizinischen Abteilungen eines Krankenhauses eingesetzt wird.
- NetAPP SnapLockDie NetAPP SnapLock™-Software ermöglicht in Verbindung mit verschiedenen Storage-Komponenten von NetApp eine schnelle WORM-Speicherung.
- Archivierungskomponenten
Compliance: Erfüllung von rechtlichen und regulatorischen Vorgaben
Gesetzlicher Rahmen
Aufgrund zahlreicher Verordnungen und Gesetze (z.B. AO, GoBS und GDPdU) bezüglich der zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen ergibt sich für viele Unternehmen die Notwendigkeit, geschäftsrelevante digitale Dokumente und E-Mails langfristig und rechtssicher aufzubewahren. Rechtssichere Archivierung bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Vollständigkeit, Unveränderlichkeit und Nachvollziehbarkeit der Archivierung jeder Zeit nachprüfbar gewährleistet ist.
Die gesetzlichen Vorschriften und Verordnungen umfassen:
- Beweis- und Rechtssicherheit
- Dokumentationsechtheit
- Aufbewahrungsfristen von Unterlagen
IT-Compliance mit OS|ECM
Das Thema IT-Compliance hat die Entwicklung von OS|ECM von Anfang an maßgeblich begleitet. Alle Informationen werden im jeweiligen Kontext erstellt, verwaltet und revisionssicher archiviert. Zudem ist durch eine ausführliche Protokollierung jeder Zeit ein Überblick und eine Kontrolle über alle Aktivitäten zu einer Information von der Entstehung bis zur endgültigen Vernichtung möglich: Welcher Mitarbeiter hat was wann bearbeitet oder wer wann welche Entscheidungen getroffen.
OS|ECM bietet die dokumentenechte Haltung beweissicherer Objekte und Geschäftsfälle mit einer umfangreichen Protokollierung, einem passwortgeschützten Systemumfeld und die Unveränderlichkeit der archivierten Daten.
Über OS|ECM Version 7 gewann das Thema Compliance nochmals an Bedeutung, denn Retentionzeiten sind jetzt nicht mehr nur einzlenen Dokumenten zuweisbar, sondern auch kompletten Akten. Die auf die Akten gesetzten Retentionzeiten werden automatisch gemäß der Vorgaben an die einzelnen Dokumente innerhalb der Akte weitergegeben. Dies erleichtert die Arbeit gereade mit großen Aktenbeständen enorm.
PDF/A -Portable Document Format (Archive)
PDF/A bezeichnet einen Standard für die Langzeitarchivierung von Dokumenten. Ein PDF/A-konformes Dokument ist wie ein gewöhnliches PDF-Dokument mit jedem marktüblichen PDF-Viewer lesbar.
OS|ECM unterstützt den Standard PDF/A für archivierte Dokumente und kann dadurch Ihre Daten und Dokumente so archivieren, dass sie auch in 50 Jahren noch reproduzierbar sind. OPTIMAL SYSTEMS hat die Vorteile von PDF/A sehr früh erkannt und ist der erste ECM-Software-Hersteller, der dem PDF/A Competence Center beigetreten ist.
OS|ECM liefert die ganze Palette an Werkzeugen für das Erzeugen, Speichern, Validieren und Archivieren von Dokumenten im PDF/A-Format. Das Ausgangsmaterial kann dabei beliebige Eigenschaften haben, den unterschiedlichsten Applikationen entstammen oder in Papierform vorliegen. Mit diesem Paket ist der Anwender bestens für die Zukunft gerüstet.
Unsere Softwarelösung verfügt neben den umfangreichen Konvertierungsoptionen auch über integrierte Funktionen für die Validierung von Dokumenten auf Kompatibilität zum PDF/A-Standard vor ihrer endgültigen Archivierung.