Compliance-Anforderungen meistern
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- Die digitale Archivierung wird von einer Vielzahl von Gesetzen und Vorschriften geregelt
Compliance ist eigentlich ganz einfach zu erklären: die Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulatorischen Vorgaben. Dazu gehören beispielsweise das Handelsgesetzbuch (HGB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) oder die neue Basler Eigenkapitalvereinbarung (Basel II).
Wesentliche Anforderung an IT-Compliance
Speziell im Bereich Software spricht man von IT-Compliance. Diese bezieht sich auf alle im Unternehmen vorhandenen Vorgänge, in denen aufbewahrungspflichtige Daten und Dokumente entstehen und verwaltet werden. Geschäftsprozesse und rechtliche bzw. regulatorische Vorgaben können sich aber ändern. IT-Compliance ist also keine einmalige Aktion, sondern ein kontinuierlicher Prozess, welcher organisiert und überwacht werden muss.
Wesentliche Anforderung an IT-Compliance ist die umfassende Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Damit diese aber geregelt und vollständig stattfindet, ist der Einsatz von Workflow oder Business Process Management unausweichlich. Positiver Nebeneffekt ist eine höhere Transparenz. Gleichzeitig werden sowohl die Produktivität als auch die Qualität der Geschäftsprozesse und des Controlling optimiert.
IT-Compliance und Enterprise Content Management
IT-Compliance ist nicht nur eine lästige Pflicht, sondern auch eine Chance, Prozesse und Strukturen im eigenen Unternehmen neu zu überdenken und zu optimieren – und dies als kontinuierlicher Prozess. Hier kommt Lösungen basierend auf Enterprise Content Management (ECM) eine besondere Bedeutung zu.
ECM bezeichnet ein Gesamtkonzept aus modular aufgebauten Technologien, Methoden und Werkzeugen rund um dokumentenorientierte Informationstechnologien wie Capture, Records Management, Dokumentenmanagement, Business Process Management etc. Ziel und Zweck ist es, Informationen schnell und sicher zu finden, zu verwalten und zu archivieren – wann, wo und in welchem Format auch immer sie gebraucht werden. Eine besondere Bedeutung hat hierbei die revisionssichere Langzeitarchivierung. Der Einsatz von ECM erleichtert nicht nur die Archivierung und Verwaltung sämtlicher relevanter Unternehmensinformationen, sondern dokumentiert und unterstützt auch die für die Erfüllung von IT-Compliance notwendigen Prozesse.
Eine umfassende Lösung für IT-Compliance
Die ECM-Plattform OS|ECM bietet mit zahlreichen Werkzeugen die Voraussetzung für eine umfassende Dokumentation aller Geschäftsvorgänge oder Verfahrensschritte einschließlich elektronischer Signatur, E-Mail-Verwaltung, Freigabeprozesse oder digitale Archivierung. OS|ECM unterstützt den Standard PDF/A für archivierte Dokumente und kann dadurch Ihre Daten und Dokumente so archivieren, dass sie auch in 50 Jahren noch reproduzierbar sind.
Zudem sind durch eine ausführliche Protokollierung jeder Zeit ein Überblick und eine Kontrolle über alle Aktivitäten zu einer Information von der Entstehung bis zur endgültigen Vernichtung möglich. Besonders wichtig im Zusammenhang mit IT-Compliance: Alle gespeicherten Informationsobjekte von OS|ECM sind gegen einen unberechtigten Zugriff und gegen Veränderbarkeit abgesichert.
Downloads zum Thema
Broschüre: Compliance mit ECM
Erläuterungen zur Erfüllung rechtlicher und regulatorischer Vorgaben (Compliance) mit Enterprise Content Management
Infoblatt: Sicherheit mit OS|ECM
Verschlüsselung und elektronische Signatur, hohe Zugriffs- und Ausfallsicherheit. OS bietet Lösungen, die einen Zugriff von außen ausschließen und bestimmte Informationen nicht allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Die Vorteile: Sichere Verwendung von Dokumenten bezüglich Inhalt und Absender auf ungesicherten Leitungen durch Verschlüsselung und elektronische Signatur, hohe Ausfallsicherheit, gezielte Zugriffsrechte, revisionssichere Archivierung.
Infoblatt: GDPdU-konform archivieren
Die Grundsätze der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen betreffen jedes steuerpflichtige Unternehmen. OS|ECM erfüllt die Anforderungen der GDPdU nach einer revisionssicheren Aufbewahrung.
Infoblatt: PDF/A-konform archivieren
Erzeugen, Validieren und Archivieren PDF/A-konformer Dokumente für die langfristige, revisionssichere Aufbewahrung
Infoblatt: Elektronische Signatur mit OS|ECM
ÜberarbeitenQualifizierte elektronische Signaturen mit Anbieterakkreditierung bieten ein Höchstmaß an Rechtssicherheit, indem sie eine Vergleichbarkeit Ihrer digitalen Dokumente mit Urkunden in Papierform herstellen.
Weitere Informationen:
- ArchivierungskomponentenRevisionssichere Archivierung mit OS|ECM beinhaltet u.a.: Scan-Komponenten, Elektronischen Datenimport, Records Management, Rendition Management u.v.m.
- Digitale AkteHaben Sie noch Aktenordner im Schrank? Mit digitalen oder elektronischen Akten können Sie viel effizienter Arbeiten - schnellere Recherche, Platzeinsparung, Transparenz.
- E-Mail-ManagementMillionen E-Mails problemlos verwalten und archivieren: E-Mail-Management mit OS|ECM. Sie haben jederzeit einen vollständig transparenten Zugriff auf alle geschäftsrelevanten E-Mails.
- ComplianceEs gibt zahlreiche Verordnungen und Gesetze bezüglich der zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Dadurch wird für Sie eine rechtssichere Archivierung notwendig.
- CeBITWissen wird wirtschaftlich - Shareconomy, Mobilität, Globalisierung, Flexibilität & Collaboration - waren unsere Fokusthemen auf der CeBIT.