Volle Kontrolle des Dokumenten Lifecycles mit ECM

SOP Management mit ECM-Lösungen

Die manuelle Verwaltung von Standard Operating Procedures (SOPs) und Begleitdokumenten stellt Unternehmen vor große Herausforderungen:

Die Überwachung von Fristen, Gültigkeiten, sowie die Sicherstellung der Verfügbarkeit von Dokumenten binden bei immer kürzeren Überarbeitungs- und Verteilungszyklen und gleichzeitig steigendem Dokumentenvolumen zunehmend personelle Ressourcen und logistischen Aufwand.

Sichere und automatisierte Arbeitsabläufe

OPTIMAL SYSTEMS bietet mit seinem ECM-Produkt eine ideale Plattform für das elektronische Management von SOP-Dokumenten. Der gesamte SOP-Lifecycle wird in dem als individualisierbarer Workflow abgebildet und erfüllt dabei die Anforderungen an Langzeitarchivierung, elektronische Signatur und Audit Trail.

So gewährleistet die Arbeit mit Workflows im ECM-System die Einhaltung standardisierter Prozessabläufe sowie eine revisionssichere Dokumentation.

Die Vorteile auf einen Blick

SOP-Management auf Basis von ECM:

• bietet die vorlagenbasierte Erstellung von SOPs
• ermöglicht die Lenkung der Dokumente durch individuelle Workflows
• Volle Kontrolle des Document Lifecycles: Fristen werden automatisch überwacht und nach Überarbeitung aktualisiert
  
• Kontrolle über Änderungen und Bearbeitung dank lückenloser Protokollierung aller Zugriffe (Audit Trail)
• Automatische Außerkraftsetzung ungültiger Dokumente
• Reduktion des zeitlichen und personellen Aufwandes
• Zuverlässige und belastbare Erfüllung der Anforderungen von 21 CFR Part 11, GxP und Signaturgesetz
  
• revisionssichere Ablage und Archivierung
• Sicherheit durch elektronische Signatur