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Business Process Management und Workflows - Ihr Weg zu optimierten und transparenten Geschäftsprozessen

Business Process Management: Geschäftsprozesse lenken

Business Process Management ist eine elektronische Vorgangssteuerung, die die Modellierung, Steuerung, Überwachung und Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse in Form von Workflows und über die Einbindung von Dokumenten in einzelne Arbeitsschritte ermöglicht.

Ob Posteingang mit Rechnungsprüfung, Angebotserstellung, Urlaubsanträge, Bewerbermanagement, Auftragsabwicklung, Projektmanagement, Freigabeprozesse oder Dienstreiseantrag – bei all diesen Prozessen wird die Zusammenarbeit der Mitarbeiter durch Business Process Management optimal synchronisiert. Das Qualitätsmanagement wird verbessert, Kosten werden nachhaltig gesenkt, Unternehmensziele werden schneller und zuverlässiger erreicht.

Verschiedene Arten digitaler Workflows

Klingt einleuchtend, ist aber eine komplexe Aufgabe, denn Business Process Management muss sehr unterschiedliche Prozesse abbilden. Diese sind je nach Art und Unternehmen mehr oder weniger scharf definiert. Eine absolute Festlegung der Prozessabläufe ist jedoch keine Lösung, da spontan auftretende Abweichungen nicht berücksichtigt werden. Und welcher Prozess läuft schon immer gleich ab?

Beispiel Business Process Management
Beispiel Business Process Management

Deswegen muss es auch bei noch so perfekter Organisation Raum für spontane Entscheidungen geben. Mit Smart-Structured-Workflows können sowohl fest strukturierte als auch situationsbezogene Ad-hoc-Prozesse umgesetzt werden. Teile der Prozesse werden flexibel gehalten, so dass den Mitarbeitern Raum für persönliche Entscheidungen wie beispielsweise Rückfragen oder zusätzliche Freigaben bleibt. Der Modellierung sind dadurch nahezu keine Grenzen gesetzt. So können beispielsweise Posteingangsbearbeitung und -verteilung strukturiert abgebildet werden und innerhalb dieser die eigentliche Sachbearbeitung als Ad-hoc-Bereich. Nach Freizeichnung oder sonstiger Tätigkeit läuft der Prozess strukturiert weiter, also etwa zum Ausdruck oder zur Ablage. Smart-structured-Workflows ermöglichen zudem eine „weiche“ Einführung eines Business Process Managements, indem Ad-hoc-Prototypen schrittweise in strukturierte Workflows umgewandelt werden.

Prozesse abbilden, beschleunigen und optimieren

Sämtliche, einem Vorgang zugeordnete Dokumente und Daten werden in Form einer Workflow-Akte mit den Prozessen mitgeführt. Nach der Bearbeitung landet der Vorgang automatisch in dem Eingangskorb des nächsten Bearbeiters oder der nächsten Gruppe. Über Schnittstellen zu führenden Fachanwendungen werden die Daten ausgetauscht. Workflows können auch den externe Applikationen gestartet werden. Vollständige Rechnungseingangslösungen mit automatischem Datenabgleich mit dem eingesetzten ERP-System können beispielsweise realisiert werden.

Wichtig für den Außendienst wie beispielsweise Kontrolleure, Installateure oder Vertriebsmitarbeiter ist die Möglichkeit, Prozesse beispielsweise bezüglich Aufträge oder Protokolle von unterwegs starten zu können. Dies kann entweder über den Webclient des Business Process Management Systems oder mobil über das Smartphone via App.

Weitere wichtige Funktionen von Business Process Management sind die Einrichtung von Stellvertretern beispielsweise im Fall von Krankheit oder Urlaub oder die Einbindung elektronischer Signaturen für die Authentifizierung von Benutzern einschließlich Willenserklärungen. Zusätzlich sorgen Mahn- und Sperrfristen dafür, dass Termine eingehalten werden. Auch können Aktivitäten gleichzeitig ausgeführt oder für Abstimmungen an mehrere Empfänger gesendet werden.

Hohe Transparenz durch Process Mining

Ein wichtiger Vorteil von Business Process Management ist die Protokollierung und Auswertung aller Prozesse. Durch die Überwachung lassen sich sowohl das Qualitätsmanagement verbessern als auch zusätzlich Optimierungsmaßnahmen für die Geschäftsprozesse ableiten. Process Mining und  Transparenz der Prozesse sind Voraussetzung für die Abbildung von Workflows in vielen Industriebereichen oder bei Banken, Pharmaunternehmen oder anderen regulierten Branchen.

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