Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben

Wer heutzutage als Privatperson, Unternehmer oder Jurist in eine gerichtliche Auseinandersetzung involviert ist, muss vor allem eine Menge Zeit mitbringen. Die Einsicht in Akten und Schriftstücke muss beantragt werden, und bis alle betroffenen Personen die gewünschten Informationen gelesen haben, kann sehr schnell viel Zeit vergehen. Verschiedene Gesetze haben die Voraussetzungen für eine elektronische Aktenbearbeitung in der Justiz und damit eine Grundlage für eine zügigere Bearbeitung juristischer Streitfälle geschaffen.

OS|ECM Fachlösung für Justiz sowie Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben

OPTIMAL SYSTEMS bietet eine Fachlösung für die Justiz sowie Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS), die auf der ECM-Software OS|ECM aufbaut und sämtliche Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung und verwaltungsweite Kommunikation erfüllt. OS|ECM enthält sämtliche erforderlichen Funktionen - vom Scannen, Klassifizieren, Altaktenverwaltung bis hin zur Integration von Fachapplikationen und Office-Software. Ihre Arbeits- und Kommunikationswege werden mit OS|ECM deutlich verkürzt und beschleunigt. Alle Akten sind kontinuierlich verfügbar und können von verschiedenen Bearbeitern gleichzeitig eingesehen werden.

Relationsmanagement mit OS|ECM

Wenn Gerichtsakten heute in elektronischer Form verwaltet und archiviert werden, nehmen diese wenig Platz ein, sind über präzise Filtermöglichkeiten und Volltextsuche schnell recherchierbar und geben durch Ablagehierarchien einen zusätzlichen Überblick. Was jedoch oft fehlt, sind von der Ablagestruktur oder dem Objekttyp unabhängige Beziehungen zwischen den abgelegten Dokumenten bzw. Objekten, die eine Aussage über die Art der Beziehung und deren Gültigkeit enthalten und zudem dies auch grafisch verdeutlichen. Nur so lässt sich ein sinnvoller Überblick über die Relationen zwischen Personen, Mitarbeitern, Dokumenten, Vorfällen usw. erfolgreich darstellen.

Mit dem Relationsmanagement in OS|ECM können Sie Beziehungen zwischen sämtlichen verwalteten Objekten wie z. B. Personen, Dokumenten, Vorfällen, Fotos, Faxen oder E-Mails mit frei konfigurierbaren Kriterien - einschließlich Gültigkeiten - einrichten. Dank OS|ECM sind Sie in der Lage, den Prozess der Erfassung, Aufbereitung und Relationserstellung zu automatisieren. Integrierte Textanalysen, die Beziehungen zu bereits vorhandenen Objekten finden, helfen Ihnen dabei. Diese können grafisch visualisiert werden und ermöglichen Ihnen und Ihren Mitarbeitern durch entsprechende Filter einen vollständig transparenten Überblick über alle Relationen.

Nutzen

• Blitzschneller, verwaltungsweiter Zugriff auf alle relevanten Informationen für jeden berechtigten Mitarbeiter
• Definierte Workflows für die automatische Weiterleitung von Informationen an die zuständigen Mitarbeiter
• Revisionssichere elektronische Archivierung sämtlicher dokumentengebundener Vorgänge sowie deren Historie
• Sicherheitsgewinn durch den Einsatz von vordefinierten Vorlagen und workflowgestützten Bearbeitungs- oder Genehmigungsprozessen
• Wiedervorlagefunktionen und Fristenverwaltung
• Transparenz durch Darstellung von Vorgangsabhängigkeiten mit Hilfe von Verknüpfungen, Abonnements und Wiedervorlagen
• Zeiteinsparungen durch Automatisierung von Verwaltungsschritten und Auswertungsroutinen
• Erhöhte Transparenz durch strukturierte Informationsablage aus unterschiedlichsten Datenquellen
• Reduktion von Transport-/Übermittlungswegen durch effizientere Mitteilungsmöglichkeiten wie z. B. Abonnements