Bau- & Wohnungswirtschaft
Ausschreibungen, Vertragsverhandlungen und Bauleistungsbeschreibungen können schnell immense Ausmaße annehmen und wollen ebenso wie Lieferantenrechnungen, Mietverträge und Abnahmeprotokolle übersichtlich und sinnvoll abgelegt sein. An die Rechtssicherheit der Baudokumentation werden hohe Ansprüche gestellt, wobei die Dokumentrichtlinien und Aufbewahrungsfristen gemäß GoBS und HGB zu gewährleisten sind.
OS|ECM als Fundament
Mit OS|ECM bieten wir eine einheitliche Informations-, Kommunikations- und Steuerungsplattform, bei der diese Aspekte im Vordergrund stehen. Es ist unternehmens- und sogar projektspezifisch konfigurierbar. Es lassen sich beliebige viele Aktenschränke, Register und Ordner für Bauvorhaben, Angebote, Wartungsverträge, Fertigung, Buchhaltung, Einkauf, Qualitätssicherung u. v. m. einrichten.
OS|ECM ist zudem mandantenfähig und bietet die Möglichkeit, aus rechtlichen Gründen Daten und Dokumente einzelner Standorte oder Abteilungen zu trennen, so dass Dokumente separat ausgewertet und verwaltet werden können. Schnittstellen sorgen für eine Integration in vorhandene IT-Systeme, so dass eine enge Kommunikation mit Fachapplikationen und ERP-Systemen ermöglicht wird.
Revisionssicherheit durch OS|ECM
OS|ECM versetzt Sie in die Lage, ein- und ausgehenden Schriftverkehr, einschließlich E-Mails und Faxe, rechtskonform zu dokumentieren und innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen revisionssicher zu archivieren. Die integrierte elektronische Signatur inklusive Zeitstempel ermöglicht das Einrichten von Freigabeverfahren und das qualifizierte Signieren von Dokumenten und Faxen.
Mit dem Workflowsystem können alle notwendigen Prozesse abgebildet werden, wie z. B. Angebotsumwandlungen, Freigaben oder das automatisierte Anlegen von Projekten. Ein ausgeklügeltes Versionsmanagement sorgt für eine vollständige Dokumentation. Getroffene Entscheidungen lassen sich schnell und zuverlässig rekapitulieren.
